Miten arkistoida sähköpostiviestit Outlook 2013 ssa

Meille on aina kerrottu, että tietojen varmuuskopiointi on hyvä idea. No, sama käsite voi ulottua myös sähköpostiin. Saatat haluta arkistoida sähköpostiisi niin usein, kuten kuukausittain, neljännesvuosittain tai jopa vuosittain.

Näytämme, miten sähköpostiviestit arkistoidaan Outlook 2013: ssa ja miten se on helposti saatavilla ohjelmassa. Sähköpostisi on tallennettu .pst-tiedostoon. Sähköpostin arkistointiin siirrämme sähköpostin arkiston .pst-tiedostoon.

HUOMAUTUS: Kun arkistoit sähköpostisi toiseen .pst-tiedostoon, kaikki arkistoidut sähköpostiviestit siirretään arkistotiedostoon, eikä se ole enää käytettävissä .pst-tiedostossa.

Aloita sähköpostisi arkistointi napsauttamalla nauhassa olevaa Tiedosto-välilehteä.

Napsauta Tilin tiedot -näytössä ”Puhdistus-työkalu” -painiketta ”Postilaatikon puhdistus” -kohdan vieressä.

Valitse avattavasta valikosta ”Arkisto…”.

Näyttöön tulee Arkisto-valintaikkuna. Valitse ”Arkistoi tämä kansio ja kaikki alikansiot” ja valitse arkisto, jonka haluat tallentaa. Jos haluat arkistoida kaikki sähköpostisi, valitse solmu, jossa on sähköpostiosoitteesi.

Valitse arkistoitavien kohteiden viimeisin päivämäärä napsauttamalla pudotusvalikosta Arkistoi kohteet vanhemmiksi. Kalenteri tulee esiin. Valitse päivämäärä nykyisellä kuukaudella napsauttamalla päivämäärää tai selaamalla haluamasi päivämäärä valitsemalla päivämäärä. Kaikki valitusta päivämäärästä vanhemmat kohteet arkistoidaan.

Jos haluat arkistoida kohteita, joiden automaattinen arkistointi ei ole automaattinen, valitse ”Sisällytä kohteet, joissa on automaattinen arkistointi” -valintaruutu.

HUOMAUTUS: AutoArchive Outlook 2013: ssa toimii samalla tavalla kuin Outlook 2010: ssä.

Napsauta ”Selaa” -painiketta, jos haluat muuttaa arkiston tiedoston tallennuspaikkaa ja arkistotiedoston nimeä. Valitse OK, kun olet tehnyt valintasi.

Arkistoitu .pst-tiedosto tallennetaan valittuun paikkaan.

Huomaa, että kaikki arkistoidut sähköpostiviestit eivät ole enää käytettävissä .pst-tiedostossa. Arkistoidun .pst-tiedoston pitäisi tulla saataville automaattisesti Outlookissa. Jos se ei kuitenkaan onnistu, napsauta Tiedosto-välilehteä.

Napsauta "Tilitiedot" -ruudun vasemmalla puolella olevaa sinistä paneelia "Avaa ja vie".

Avaa "Avaa" -näytössä "Avaa Outlookin datatiedosto".

Avaa "Open Outlook Data File" -valintaikkuna avautuu. Siirry kohtaan, johon olet tallentanut arkistoidun .pst-tiedoston, valitse se ja napsauta OK.

Outlook Mailin pääikkunan vasemmanpuoleisessa ruudussa näkyy Arkisto-osio ja arkistoidut sähköpostiviestit ovat käytettävissä.

Sähköpostin arkistointi auttaa sinua pitämään sähköpostisi järjestettynä, helpottamalla vanhempien sähköpostiviestien löytämistä ja pitämällä postilaatikkosi ja kansiosi ennallaan.