Kuinka täyttää peräkkäiset tiedot Exceliin täyttökahvalla

Excel-täyttökahvan avulla voit täyttää automaattisesti luettelon tietoihin (numeroita tai tekstiä) riviin tai sarakkeeseen yksinkertaisesti vetämällä kahvaa. Tämä voi säästää paljon aikaa, kun syötät peräkkäisiä tietoja suurissa laskentataulukoissa ja tehostetaan.

Sen sijaan, että syötät numeroita, kellonaikoja tai jopa viikonpäiviä käsin ja uudelleen, voit käyttää automaattisen täyttöominaisuuksia (täyttökahvaa tai nauhan täytön komentoa), jos haluat täyttää soluja, jos tiedot noudattavat mallia tai perustuvat tiedot muissa soluissa. Näytämme, miten voit täyttää erilaisia ​​tietosarjoja automaattisen täyttöominaisuuksien avulla.

Täytä lineaarinen sarja vierekkäisiin soluihin

Yksi tapa käyttää täyttökahvaa on syöttää lineaarisen datan sarja viereisten solujen riviin tai sarakkeeseen. Lineaarinen sarja koostuu numeroista, joissa seuraava numero saadaan lisäämällä siihen ”askelarvo” sen edestä. Yksinkertaisin esimerkki lineaarisesta sarjasta on 1, 2, 3, 4, 5. Lineaarinen sarja voi kuitenkin olla myös lukuisia desimaalilukuja (1,5, 2,5, 3,5…), laskevia lukuja kahdella (100, 98, 96 …) Tai jopa negatiivisia lukuja (-1, -2, -3). Jokaisessa lineaarisessa sarjassa lisätään (tai vähennetään) sama vaihearvo.

Oletetaan, että haluamme luoda sarakkeen peräkkäisistä numeroista, joka kasvaa yhdellä kullakin solulla. Voit kirjoittaa ensimmäisen numeron, painamalla Enter päästäksesi sarakkeen seuraavaan riviin ja syöttämällä seuraavan numeron ja niin edelleen. Erittäin ikävä ja aikaa vievä, erityisesti suurten tietomäärien osalta. Säästämme itsellemme jonkin aikaa (ja ikävystymisen) käyttämällä täyttökahvaa pylvään täyttämiseksi lineaaristen numeroiden sarjalla. Voit tehdä tämän kirjoittamalla sarakkeen ensimmäiseen soluun 1 ja valitsemalla sitten sen. Huomaa vihreä neliö valitun solun oikeassa alakulmassa? Se on täyttökahva.

Kun siirrät hiirtä täyttökahvan päälle, se muuttuu mustaksi plusmerkiksi, kuten alla on esitetty.

Kun musta plus-merkki on täyttökahvan päällä, napsauta ja vedä kahva alas sarakkeesta (tai aivan rivin yli), kunnes saavutat täyttämiesi solujen määrän..

Kun vapautat hiiren painikkeen, huomaat, että arvo on kopioitu soluihin, joihin vedit täyttökahvaa.

Miksi se ei täyttänyt lineaarista sarjaa (1, 2, 3, 4, 5 esimerkissä)? Oletuksena, kun syötät yhden numeron ja käytät sitten täyttökahvaa, kyseinen numero kopioidaan viereisiin soluihin, joita ei ole lisätty.

HUOMAUTUS: Voit kopioida nopeasti valitun solun yläpuolella olevan solun sisällön nopeasti painamalla Ctrl + D tai kopioida solun sisällön valitun solun vasemmalla puolella painamalla Ctrl + R. Varoitetaan, että tietojen kopiointi viereisestä solusta korvaa kaikki valitun solun tiedot.

Jos haluat korvata kopiot lineaarisella sarjalla, napsauta "Auto Fill Options" -painiketta, joka näkyy, kun olet valmis vetämällä täyttökahvaa.

Ensimmäinen vaihtoehto, Kopioi solut, on oletusarvo. Siksi pääsimme viiteen 1s eikä lineaariseen sarjaan 1-5. Lineaarisen sarjan täyttämiseksi valitsemme ponnahdusvalikosta ”Täytä sarja”.

Muut neljä 1: tä korvataan 2-5: llä ja lineaarinen sarja on täytetty.

Voit kuitenkin tehdä tämän ilman, että automaattisen täytön asetukset -valikosta on valittava Täytä sarja. Syötä vain yhden numeron sijaan kaksi ensimmäistä numeroa ensimmäisiin kahteen soluun. Valitse sitten nämä kaksi solua ja vedä täyttökahvaa, kunnes olet valinnut kaikki täytettävät solut.

Koska olet antanut sille kaksi dataa, se tietää haluamasi askelarvon ja täytä jäljellä olevat solut vastaavasti.

Voit myös napsauttaa ja vetää täyttökahvaa oikea hiiren painike vasemmalle. Sinun on vielä valittava "Täytä sarja" ponnahdusvalikosta, mutta tämä valikko näkyy automaattisesti, kun lopetat vetämisen ja vapautat hiiren oikean painikkeen, joten tämä voi olla kätevä pikakuvake.

Täytä lineaarinen sarja vierekkäisiin soluihin täyttökomennolla

Jos sinulla on ongelmia täyttökahvan kanssa tai haluat vain käyttää nauhalla olevia komentoja, voit täyttää sarjan vierekkäisiin soluihin käyttämällä Kotikielen Täytä-komentoa. Täytä-komento on myös hyödyllinen, jos täytät suuren määrän soluja, kuten näet vähän.

Jos haluat käyttää nauhassa olevaa Täytä-komentoa, kirjoita ensimmäinen arvo soluun ja valitse se solu ja kaikki vierekkäiset solut, jotka haluat täyttää (joko alas tai ylös sarakkeeseen tai vasemmalle tai oikealle rivin yli). Napsauta sitten Koti-välilehden Muokkaus-osiossa olevaa Täytä-painiketta.

Valitse avattavasta valikosta “Series”.

Valitse Sarja-valintaikkunassa, haluatko sarjan sarjan tai sarakkeen. Valitse Tyyppi-ruudusta nyt "Lineaarinen". Keskustelemme kasvu- ja päiväysvaihtoehdoista myöhemmin, ja Automaattinen täyttö -vaihtoehto yksinkertaisesti kopioi arvon muille valituille soluille. Syötä ”Vaihe-arvo” tai lineaarisen sarjan lisäys. Esimerkkinämme lisäämme sarjassa olevia numeroita 1. Napsauta OK..

Lineaarinen sarja täytetään valituissa soluissa.

Jos sinulla on todella pitkä sarake tai rivi, jonka haluat täyttää lineaarisella sarjalla, voit käyttää Sarja-valintaikkunan Pysäytys-arvoa. Voit tehdä tämän syöttämällä ensimmäisen arvon ensimmäiseen soluun, jota haluat käyttää sarjassa tai sarakkeessa, ja napsauta sitten Koti-välilehden Täytä-painiketta. Edellä mainittujen vaihtoehtojen lisäksi anna arvo “Stop-arvo” -ruutuun, jonka haluat sarjan viimeisenä arvona. Valitse sitten OK..

Seuraavassa esimerkissä asetamme ensimmäisen ensimmäisen sarakkeen ensimmäiseen soluun ja numerot 2 - 20 syötetään automaattisesti seuraaviin 19 soluun.

Täytä lineaarinen sarja hyppien rivien aikana

Jos haluat tehdä täydellisen laskentataulukon luettavammaksi, ohitamme joskus rivejä, jolloin tietorivien välillä on tyhjiä rivejä. Vaikka rivejä on tyhjiä, täyttökahvalla voi silti täyttää lineaarisen sarjan tyhjillä riveillä.

Jos haluat ohittaa rivin lineaarisen sarjan täyttämisessä, kirjoita ensimmäinen numero ensimmäiseen soluun ja valitse sitten solu ja yksi vierekkäinen solu (esimerkiksi seuraava sarake alaspäin sarakkeessa).

Vedä sitten täyttökahvaa alas (tai yli), kunnes täytät halutun määrän soluja.

Kun olet valmis vetämään täyttökahvaa, näet lineaarisen sarjan täyttävän joka toinen rivi.

Jos haluat ohittaa useamman kuin yhden rivin, valitse vain solu, joka sisältää ensimmäisen arvon, ja valitse sitten rivien määrä, jonka haluat ohittaa heti tämän solun jälkeen. Vedä sitten täyttökahva niiden solujen yli, jotka haluat täyttää.

Voit myös ohittaa sarakkeet, kun täytät rivejä.

Täytä kaavat vierekkäisiin soluihin

Voit myös käyttää täyttökahvaa kaavojen levittämiseksi viereisiin soluihin. Valitse vain solu, joka sisältää kaavan, jonka haluat täyttää vierekkäisiin soluihin, ja vedä täyttökahvaa alaspäin sarakkeen soluihin tai solujen kohdalle rivillä, jonka haluat täyttää. Kaava kopioidaan muihin soluihin. Jos käytit suhteellisia soluviittauksia, ne muuttuvat vastaamaan niiden riveissä (tai sarakkeissa) olevia soluja.

Voit myös täyttää kaavat nauhalla olevan Täyttö-komennon avulla. Valitse vain solu, joka sisältää kaavan, ja solut, jotka haluat täyttää tällä kaavalla. Napsauta sitten Kotisivu-välilehden Muokkaus-osion Täytä-painiketta ja valitse Alas, Oikea, Ylös tai Vasen, riippuen siitä, mihin suuntaan haluat täyttää solut.

HUOMAUTUS: Kopioidut kaavat eivät lasketa uudelleen, ellei sinulla ole automaattista työkirjan laskentaa.

Voit myös käyttää Ctrl + D- ja Ctrl + R-pikanäppäimiä, kuten aiemmin on kuvattu, kopioida kaavat vierekkäisiin soluihin.

Täytä lineaarinen sarja kaksoisnapsauttamalla täyttökahvaa

Voit nopeasti täyttää lineaariset tiedot sarakkeeseen kaksoisnapsauttamalla täyttökahvaa. Tätä menetelmää käytettäessä Excel täyttää vain sarakkeen solut työarkin pisimmän viereisen sarakkeen perusteella. Viereinen sarake tässä yhteydessä on mikä tahansa sarake, johon Excel kohtaa täytettävän sarakkeen oikealle tai vasemmalle, kunnes tyhjä sarake on saavutettu. Jos valitun sarakkeen molemmin puolin olevat sarakkeet ovat tyhjiä, kaksoisnapsautusmenetelmää ei voi käyttää sarakkeen solujen täyttämiseen. Oletuksena on myös, että jos joillakin täytettävien solujen valikoiman soluilla on tietoja, täytetään vain ensimmäisen solun yläpuolella olevat tiedot sisältävät tyhjät solut. Esimerkiksi alla olevassa kuvassa solussa G7 on arvo, joten kun kaksoisnapsautat solun G2 täyttökahvaa, kaava kopioidaan vain solun G6 kautta.

Täytä kasvusarja (geometrinen kuvio)

Tähän asti olemme keskustelleet lineaaristen täyttöjen sarjasta, jossa jokainen sarjan numero lasketaan lisäämällä vaihearvo edelliseen numeroon. Kasvussarjassa tai geometrisessa kuviossa seuraava numero lasketaan kertomalla edellinen numero askelarvon mukaan.

Kasvussarjan täyttämiseksi on kaksi tapaa syöttämällä kaksi ensimmäistä numeroa ja syöttämällä ensimmäinen numero ja vaihearvo.

Menetelmä One: Anna kaksi ensimmäistä numeroa kasvusarjassa

Voit täyttää kasvusarjan kahdella ensimmäisellä numerolla syöttämällä kaksi numeroa täytettävän rivin tai sarakkeen kahteen ensimmäiseen soluun. Napsauta hiiren kakkospainikkeella ja vedä täyttökahvaa niin monta solua kuin haluat täyttää. Kun olet lopettanut täyttökahvan vedettävien solujen päälle, valitse automaattisesti näkyviin tulevasta ponnahdusvalikosta ”Kasvumalli”.

HUOMAUTUS: Tätä menetelmää varten sinun on annettava kaksi numeroa. Jos et halua, kasvutrendin vaihtoehto näkyy harmaana.

Excel tietää, että askelarvo on 2 kahdesta ensimmäisestä kahdesta solusta syöttämistämme numeroista. Joten jokainen seuraava numero lasketaan kertomalla edellinen numero 2: lla.

Mitä jos haluat aloittaa muulla kuin yhdellä numerolla tällä menetelmällä? Jos esimerkiksi halusit aloittaa edellä mainitun sarjan 2: ssa, syötät 2 ja 4 (koska 2 × 2 = 4) kahdessa ensimmäisessä solussa. Excel selvisi, että askelarvo on 2 ja jatka kasvusarjaa 4: stä kertomalla jokainen seuraava numero kahdella saadaksesi seuraavan rivin.

Menetelmä kaksi: Anna ensimmäinen numero kasvusarjaan ja määritä vaiheen arvo

Jos haluat täyttää kasvusarjan yhden numeron ja askelmäärän perusteella, syötä ensimmäinen numero (sen ei tarvitse olla 1) ensimmäisessä solussa ja vedä täyttökahva niiden solujen päälle, jotka haluat täyttää. Valitse sitten “Sarja” automaattisesti näkyvistä ponnahdusvalikosta.

Valitse Sarja-valintaikkunassa, täyttääkö sarjassa rivit tai sarakkeet. Valitse Tyyppi-kohdassa: ”Kasvu”. Syötä ”Step value” -ruutuun arvo, jonka haluat kertoa kunkin numeron mukaan, jotta saat seuraavan arvon. Esimerkissä haluamme kertoa jokainen numero 3. Valitse "OK".

Kasvussarja täytetään valituissa soluissa, joista jokainen on kolme kertaa edellinen numero.

Täytä sarja käyttämällä sisäänrakennettuja kohteita

Tähän mennessä olemme käsitelleet, kuinka täyttää sarjan numeroita, sekä lineaarisia että kasvua. Voit myös täyttää sarjan sellaisia ​​kohteita, kuten päivämäärät, viikonpäivät, arkipäivät, kuukaudet tai vuodet täyttökahvan avulla. Excelissä on useita sisäänrakennettuja sarjoja, joita se voi automaattisesti täyttää.

Seuraavassa kuvassa on joitakin Exceliin rakennettuja sarjoja, joita on laajennettu rivien yli. Lihavoidut ja punaiset kohteet ovat alkuarvoja, jotka olemme syöttäneet, ja loput kohteet kussakin rivissä ovat laajennettuja arvoja. Nämä sisäänrakennetut sarjat voidaan täyttää täyttökahvalla, kuten aiemmin kuvattiin lineaarisille ja kasvusarjoille. Syötä vain alkuperäiset arvot ja valitse ne. Vedä sitten täyttökahvaa haluttujen solujen yli, jotka haluat täyttää.

Täytä sarjan päivät täyttökomennon avulla

Kun täyttää useita päivämääriä, voit käyttää nauhan Täytä-komentoa määrittämään käytettävän lisäyksen. Syötä sarjan ensimmäinen päivämäärä soluun ja valitse solu ja solut, jotka haluat täyttää. Napsauta Koti-välilehden Muokkaus-osiossa kohtaa ”Täytä” ja valitse sitten ”Sarja”.

Sarja-valintaikkunassa Sarja-vaihtoehto valitaan automaattisesti, jotta se vastaa valittuja soluja. Tyyppi on myös automaattisesti päivämäärä. Jos haluat määrittää sarjan lisäyksen käyttökertoimen, valitse Päiväyksikkö (päivä, viikko, kuukausi tai vuosi). Määritä Step-arvo. Haluamme täyttää sarjan jokaisena arkipäivänä, joten annamme arvon 1 Step-arvoksi. Valitse OK..

Sarjassa on päivämäärät, jotka ovat vain arkisin.

Täytä sarja käyttämällä mukautettuja kohteita

Voit myös täyttää sarjan omia mukautettuja kohteita. Sano, että yrityksellä on toimistot kuudessa eri kaupungissa ja käytät näitä kaupunkinimiä usein Excel-työarkeissa. Voit lisätä luettelon kaupungeista mukautetuksi luetteloksi, jonka avulla voit käyttää täyttökahvaa täyttämään sarjan, kun kirjoitat ensimmäisen kohteen. Voit luoda mukautetun luettelon napsauttamalla Tiedosto-välilehteä.

Napsauta backstage-näytössä vasemmalla olevien kohteiden luettelossa "Options".

Napsauta ”Lisäasetukset” Excel-valintaikkunan vasemmalla puolella olevien kohteiden luettelossa.

Selaa oikeanpuoleisessa paneelissa Yleiset-osioon ja napsauta Muokkaa muokattuja luetteloita -painiketta.

Kun olet mukautettujen luetteloiden valintaikkunassa, voit täyttää useita mukautettuja kohteita. Sarjan voi perustaa uuteen luetteloon kohteista, jotka luodaan suoraan Mukautettujen luetteloiden valintaikkunassa, tai olemassa olevaan luetteloon, joka on jo nykyisen työkirjan työarkissa. Näytämme molemmat menetelmät.

Menetelmä One: Täytä mukautettu sarja uuden kohteen perusteella

Varmista, että Mukautetut luettelot -valintaikkunassa on valittu Mukautetut luettelot -valintaikkunassa. Napsauta Luettelomerkinnät-ruutua ja kirjoita mukautettujen luetteloiden kohteet, yksi kohde riville. Muista kirjoittaa kohteet järjestykseen, jonka haluat täyttää soluihin. Valitse sitten Lisää.

Mukautettu lista lisätään Mukautetut luettelot -ruutuun, jossa voit valita sen, jotta voit muokata sitä lisäämällä tai poistamalla kohteita Luettelomerkinnät-ruudusta ja napsauttamalla uudelleen Lisää tai voit poistaa luettelon napsauttamalla Poista. Valitse OK..

Napsauta ”OK” Excel-asetukset-valintaikkunassa.

Nyt voit kirjoittaa ensimmäisen kohteen mukautetulle listalle, valita kohteen sisältävän solun ja vetää täyttökahvaa niiden solujen yli, jotka haluat täyttää luettelolla. Mukautettu lista täytetään automaattisesti soluihin.

Menetelmä kaksi: Täytä mukautettu sarja olemassa olevan luettelon perusteella

Saatat tallentaa mukautetun luettelon erilliseen työkirjaan työkirjassa. Voit tuoda luettelon työarkista Mukautetut luettelot -valintaikkunaan. Jos haluat luoda mukautetun luettelon työarkin olemassa olevan luettelon perusteella, avaa Mukautetut luettelot -valintaikkuna ja varmista, että Uusi LIST on valittu Mukautetut luettelot -ruutuun, aivan kuten ensimmäisessä menetelmässä. Tätä menetelmää käytettäessä napsauta solualue -painiketta "Tuo soluja soluista" -ruutuun oikealla puolella.

Valitse taulukon välilehti, joka sisältää mukautetun luettelon Excel-ikkunan alaosassa. Valitse sitten solut, jotka sisältävät luettelossa olevat kohteet. Työarkin nimi ja solualue syötetään automaattisesti Mukautettujen luetteloiden muokkausruutuun. Palaa koko valintaikkunaan napsauttamalla uudelleen solualueen painiketta.

Napsauta nyt "Tuo".

Mukautettu lista lisätään Mukautetut luettelot -ruutuun ja voit valita sen ja muokata luetteloa Luettelomerkinnät-ruutuun, jos haluat. Napsauta OK. Voit täyttää soluja mukautetun luettelon avulla täyttökahvan avulla, aivan kuten teitte edellä esitetyllä menetelmällä.

Excelin täyttökahva on erittäin hyödyllinen ominaisuus, jos luot suuria laskentataulukoita, jotka sisältävät paljon peräkkäisiä tietoja. Voit säästää paljon aikaa ja tediumia. Hyvää täyttöä!