Kuinka luodaan pudotusluettelo Google-sivuille

Jos työskentelet muiden kanssa jaetussa Google Sheets -tiedostossa, joskus ihmiset voivat syöttää odottamattomia tietoja tai jotain, joka rikkoo kaavaa. Yksi tapa varmistaa, että jokainen syöttää haluamasi tiedot on antaa ne heille pudotusvalikossa.

Pudotusluettelon luominen

Pudotusluettelo on erinomainen tapa varmistaa, että lomakkeeseen, sovellukseen tai laskentataulukkoon syötettävät tiedot ovat juuri sitä, mitä odotat. Se tarjoaa myös paljon nopeamman tavan, jolla ihmiset voivat syöttää tietoja, koska ne valitsevat tarjoamastasi ennalta määritetystä luettelosta.

Ensimmäinen asia, mitä sinun tarvitsee tehdä, on avata Google Sheets -tiedosto ja valita solu (t), joille haluat käyttää pudotusvalikkoa.

Avaa sitten “Data” -valikko ja valitse ”Data Validation” -komento.

Valitse avattavista kriteereistä joko “List of a Range” tai ”List of Items”.

• Lista alueelta: Luettelo arvoista, jotka on valittu muista soluista samassa tai eri arkissa. Jos esimerkiksi haluat käyttää solujen B1-B9 arvoja arkille 2, kirjoitat sen Taul2! B1: B9 jos haluat, että niissä olevat tiedot näkyvät avattavassa luettelossa, tai valitsemalla jokin soluista arkin suoraan.
• Nimikkeiden luettelo: Luettelo ennalta määritellyistä tiedoista. Tämä voi olla joko tekstiä tai numeroita, ja kirjoitat jokaisen arvon itse, erottamalla ne pilkuilla (eikä välilyönteillä). Tämä vaihtoehto ei salli tietojen lisäämistä suoraan muista soluista.

Täällä käytämme “List of Items” -vaihtoehtoa ja tarjoamme useita numeerisia valintoja.

Kun olet syöttänyt tiedot, jotka haluat näkyviin avattavaan luetteloon, varmista, että sinulla on "Näytä pudotusluettelo solussa" -vaihtoehto tai muuten arvot eivät näy valituissa soluissa.

Voit myös valita, mitä tapahtuu, kun joku yrittää syöttää arvon, joka ei ole luettelossa. Näytä varoitus -vaihtoehdon avulla ne voivat syöttää virheelliset tiedot, mutta merkitsee sen levylle (tarkastelemme miten vain vähän). ”Hylkää tulo” -vaihtoehto estää niitä syöttämästä mitään, joka ei ole luettelossasi.

Ja lopuksi, voit ottaa käyttöön "Näytä validointitekstin" -vaihtoehdon antamaan ihmisille joitakin tietoja siitä, mitä he voivat valita soluissa. Kun olet valinnut vaihtoehdon, kirjoita haluamasi ohjeet.

Mene eteenpäin ja napsauta Tallenna-painiketta, kun olet valmis.

Uuden pudotusluettelon käyttö

Kun olet valmis, jokainen, joka käyttää arkkia, voi napsauttaa näissä soluissa olevaa avattavaa nuolta ja valita arvon luettelosta.

Jos valitsit vaihtoehdon Näytä validointiteksti, kyseinen teksti tulee näkyviin aina, kun joku valitsee yhden validoiduista soluista.

Jos joku syöttää arvon, joka ei vastaa jotain luettelossa ja että "Näytä varoitus" -toiminto on käytössä, kelpaamattomat tiedot on merkitty soluun.

Hiiren osoittaminen sen päälle osoittaa, miksi se on merkitty.

Jos sen sijaan olet valinnut ”Hylkää tulo” -vaihtoehdon, ihmiset saavat varoituksen, kun he yrittävät syöttää mitä tahansa, joka ei ole luettelossasi.

Jos haluat poistaa tai muokata jonkin avattavan luettelon kohteista, palaa Data> Data Validation -painikkeeseen muokata luomiasi luetteloita. Luettelon poistaminen kokonaan on yhtä helppoa kuin klikkaamalla alaosassa olevaa ”Poista validointi” -painiketta.