Hakemistotaulukon luominen kuten Pro on Microsoft Word

Indeksi antaa lukijoille mahdollisuuden löytää tärkeitä sanoja helposti dokumentissamme, mutta hakemiston luominen käsin on erittäin työlästä ja aikaa vievää. Onneksi voit luoda automaattisesti indeksitaulukon Wordiin.

Kuva käyttäjältä Ifijay

Yhteinen lähestymistapa hakemistotaulukon luomiseen Wordissa on merkitä jokainen haluamasi sana, jonka haluamme indeksoida, mutta toinen vaihtoehto on käyttää yhteensopivuusasiakirjaa indeksoimaan automaattisesti pääasiakirja, joka kattaa tämän päivän artikkelin.

Indeksin luominen

Aloitetaan luomalla kaksi sarakepöytää taulukossa. Kirjoita vasemmassa sarakkeessa sanat, jotka haluat merkitä indeksointiin. Kirjoita teksti, jota haluat käyttää pääasiakirjan indeksitaulukossa oikeassa sarakkeessa.

Sulje sovittelutiedosto ja avaa pääasiakirjan viite-välilehti indeksoidaksesi pääasiakirjan.

Napsauta ”AutoMark” -painiketta ja valitse sovitusasiakirja, kun Word pyytää sinua määrittämään AutoMark-tiedoston.

Heti, kun napsautat OK-painiketta, näet, että Word luo asiakirjaan joitakin hakemistokentän kenttiä.

Voimme piilottaa nämä kentät klikkaamalla "Näytä / piilota kohta" -painiketta kotisivulla.

Siirry pääasiakirjan loppuun ja napsauta "Lisää indeksi" -painiketta vielä kerran ja napsauta OK-painiketta tällä kertaa luodaksesi indeksin.

Meillä on kaikki se, miten luodaan indeksitaulukko, jossa on yhdenmukaistustiedosto. Katsotaanpa tarkemmin, miten voimme mukauttaa hakemistotyyliä.

Ristiviitteiden luominen hakemistoon

Word antaa meille mahdollisuuden luoda eri tyyppisiä hakemistoja. Täällä meillä on indeksi, jossa on alisanoma, joka on erityisen hyödyllinen silloin, kun haluamme ryhmitellä joukon läheisesti liittyviä käsitteitä asiakirjaamme.

Alikirjoituksen luomisen temppu on erottaa tekstin kokoonpanoasiakirjataulukon oikeassa sarakkeessa kaksoispisteellä (:). Word käsittelee kaikki sanat, jotka tulevat kaksoispisteiden jälkeen indeksin alaotsakkeeksi.

Toinen hyödyllinen indeksin tyyppi on ristiviittausindeksi, joka tavallisesti tulee muodossa ”Katso myös…”

Valitettavasti emme voi luoda ristiviittauksia indeksitaulukkossamme käyttämällä konordanssitiedostoa, joten meidän on muokattava indeksikenttää manuaalisesti lisäämällä "" indeksoidun sanan jälkeen, jota seuraa ristiin viitattu sana.

Indeksin ylläpito

Yksi haasteena indeksin ylläpitämisessä Wordissa on se, että Word ei anna meille painiketta tai valikkoa, jonka avulla voimme yksinkertaisesti poistaa indeksikentät, jos päätämme uudistaa vastaavuustiedostomme.

Meidän on käytettävä Visual Basic -skriptiä poistaaksesi asiakirja-aineiston indeksikentät. Useimmat teistä ajattelevat ”Visual Basic Script, en ole ohjelmoija! Mikä tuo on ?". Älä huolehdi, että se ei ole niin paha kuin se kuulostaa. Kopioi ja liitä tämä yksinkertainen kirjoitus, jonka awesome-kaverit kirjoittanut TechRepublicissä, Wordin Visual Basic -editoriin ja suorita se, kun haluat puhdistaa pääasiakirjan indeksikentät.

Sub DeleteIndexEntries ()
Dim doc As Document
Dim fld As Field
Aseta doc = ActiveDocument
Jokaiselle fld: lle Doc.Fields
fld.Select
Jos fld.Type = wdFieldIndexEntry Sitten
fld.Delete
Loppu Jos
Seuraava
Aseta fld = Ei mitään
Aseta doc = Ei mitään
Lopeta Sub


Avaa Visual Basic -editori painamalla Alt + F11 ja aseta tämä komentosarja editoriin. Suorita komentosarja napsauttamalla "Run" -painiketta, kun haluat puhdistaa pääasiakirjan indeksikentät.

Pääasiakirjassa ei pitäisi olla enää indeksikenttiä. Voimme nyt indeksoida pääasiakirjan uudelleen ja luoda hakemistotaulukon uudelleen valitsemalla ”Insert Index” -valikon.

Eri hakemistotaulukoiden muotojen käyttäminen

Kyllä indeksi on varmasti hyödyllinen lukijalle, mutta luultavasti jotkut teistä ajattelevat: ”Miksi indeksitaulukko näyttää niin tylsältä. Voinko muuttaa tapaa, jolla se näyttää houkuttelevammalta? ”. Vastaus on Joo, indeksitaulukon ei tarvitse näyttää tavalliselta.

Voimme säätää hakemistotaulukon tyyliä valitsemalla yhden käytettävissä olevasta muodosta säätämällä indeksitaulukon ulkoasua.

Tässä on esimerkki siitä, miten Klassikko indeksiformaatti näyttää.

Voimme jopa soveltaa omaa tyyliämme hakemistotaulukkoon valitsemalla ”Mallista” ja napsauttamalla ”Muokkaa” -painiketta.

Valitse yksi käytettävissä olevista hakemistotavoista ja tee oma tyyli napsauttamalla Muokkaa-painiketta.

Voimme säätää indeksitaulukon kirjasintyyliä.

Antaa indeksitaulukolle joitakin rajoja tai numerointia;

… Antamaan indeksitaulukolle tietty ulkoasu.

Meillä on vain hakemistotaulukon luominen Microsoft Wordin avulla. Onko sinulla hyviä vinkkejä asiakirjojen rakentamiseen? Jaa asiantuntemuksesi kommenteissa.