Yhteystietoryhmien luominen ja hallinta Outlook 2010 ssä
Jos huomaat, että lähetät sähköpostiviestejä samoille ihmisille koko päivän ajan, se on tylsää kirjoittamalla osoitteensa erikseen. Tänään tarkastelemme yhteystietoryhmien luomista prosessin helpottamiseksi.
Luo yhteysryhmiä
Avaa Outlook ja napsauta uusia kohteita Lisää kohteita \ t.
Tämä avaa Sopimusryhmän ikkunan. Anna ryhmälle nimi, napsauta Lisää jäsenet, ja valitse henkilöt, jotka haluat lisätä Outlook-yhteystiedoista, osoitekirjasta tai luoda uusia.
Jos valitset osoitekirjasta, voit selata ja lisätä haluamasi yhteystiedot. Jos sinulla on paljon yhteystietoja, voit etsiä niitä tai käyttää Lisäasetuksia.
Jos haluat lisätä uuden sähköpostiosoitteen ryhmään, sinun tarvitsee vain syöttää niiden nimi ja sähköpostiosoite ja napsauttaa OK. Jos haluat, että uusi jäsen lisätään yhteystietoluetteloon, varmista Lisää kontakteihin on valittu.
Kun olet saanut yhteystiedot haluamaasi ryhmään, valitse Tallenna ja sulje.
Nyt kun kirjoitat viestin, sinun pitäisi voida kirjoittaa luomasi yhteysryhmän nimi…
Jos haluat varmistaa, että kaikki kuuluvat ryhmään, laajenna yhteystietoja napsauttamalla plus-kuvaketta. Saat valintaikkunan, jossa kerrotaan, että ryhmän jäsenet näkyvät, eikä sitä voi romahtaa uudelleen. Valitse valintaruutu, ettei viesti näy uudelleen, ja napsauta OK.
Sitten ryhmän jäsenet näkyvät Vastaanottaja-kentässä. Voit tietysti syöttää yhteysryhmän myös CC- tai Bcc-kenttiin.
Lisää tai poista jäseniä yhteystietoryhmään
Kun olet laajentanut ryhmääsi, saatat huomata, että joitakin yhteystietoja ei ole mukana, tai on olemassa vanha yhteyshenkilö, jota et halua olla ryhmässä enää. Napsauta To-painiketta…
Napsauta hiiren kakkospainikkeella yhteysryhmää ja valitse Ominaisuudet.
Nyt voit mennä eteenpäin ja lisätä jäseniä…
Tai korosta jäsen ja poista ne… kun olet valmis, valitse Tallenna ja sulje.
Jos haluat lähettää sähköpostiviestejä useille samoille henkilöille, yhteystietoryhmien luominen on hyvä tapa säästää aikaa, jos et anna niitä erikseen. Jos työskentelet suuryrityksessä, on välttämätöntä luoda yhteysryhmiä osastojen mukaan!
