Yhteystietojen luominen ja hallinta Outlook 2013 ssa

Outlook ei käytä paljon, jos sinulla ei ole yhteystietoja. Varmista, että voit syöttää sähköpostiosoitteita menemällä, mutta se on aikaa vievää ja virhealtista. On parempi, että yhteystietosi on jo Outlookissa, joten voit poistaa pikaviestin vain muutamalla napsautuksella.

Äskettäisessä artikkelissa keskustelimme siitä, miten pääset käyttämään Outlookia, ja tänään haluamme laajentaa sitä koskemaan myös kontakteja. Yhteystietosi ovat Outlook-kokemuksenne keskipiste, ne, joiden kanssa olet vastaamassa ja miten käytät sovellusta.

Kuten saatat odottaa, voit tehdä paljon yhteystietojen hallintaa Outlookin kanssa, ja osoitekirjan luominen ennen kuin aloitat sen käytön tekee paljon järkeä.

Osoitekirjan luominen

Jos haluat aloittaa yhteystietojen hallinnan, ensimmäinen asia, jonka haluat tehdä, on avata Henkilöt-tila, jotta voit päästä töihin. Voit lisätä yhteystietoja osoitekirjaan melkoisesti. Aluksi olet todennäköisesti tuonut osoitekirjaasi toisesta lähteestä, kuten webmailista tai muusta sähköpostiohjelmasta.

Huomaa, että jokaisella sinulla olevalla sähköpostitilillä on osoitekirja. Tässä erityistilanteessa meillä on paikallinen osoitekirja paikallista Outlook-tiedostoa varten, ja meillä on toinen, joka liittyy sähköpostiosoitteeseemme.

Joka tapauksessa katetaan perusasiat niin, että jos sinulla ei ole osoitekirjaa tuodaksesi, voit aloittaa yhteystietojen lisäämisen manuaalisesti. Seuraavassa kuvassa näkyy osa uudesta osoitekirjastamme, joka on täysin tyhjä.

Aloita napsauttamalla "Uusi yhteystieto" -painiketta ja se avaa uuden yhteysikkunan. Ensimmäinen asia, joka voi hyppää sinuun, on vain se, kuinka kiireinen se näyttää, mutta ei pelkää, jos tarkastelet Ribbonin monien ominaisuuksien ohi, näet, että se on melko vakio, mylly-yhteyden muoto.

Leikkaa sitten jahdata sitten ja tee yhteys How-To Geekiin täyttämällä tarvittavat arvot. Voit myös lisätä kuvan, joka on tarpeeton, mutta silti mukava kosketus siistiin, tylsään osoitekirjaan.

Kun olet kirjoittanut yhteystietosi tai yhteystietosi, haluat joko napsauttaa "Tallenna ja sulje" tai napsauttaa "Tallenna ja uusi", kun haluat luoda toisen yhteystiedon. Tehdään niin. Meillä on mahdollisuus luoda kokonaan uusi yhteyshenkilö tai uusi yhteystieto samalle yritykselle.

Tällöin valitsemme jälkimmäisen, joka säästää aikaa kirjoittamiseen, minkä jälkeen napsautamme Tallenna ja sulje -painiketta, jotta voimme paljastaa uudet osoitekirjan merkinnät.

Ei ole huono, meillä on jo kaksi yhteystietoa, joita voimme lähettää, mutta mies on tämä aikaa vievä. Olisi paljon helpompaa, jos voisimme siirtää yhteystietoja toisesta lähteestä Outlookiin.

Jos käytät webmail-palvelua tai muuta palvelua, yhteystietosi ovat todennäköisesti siellä ja ne on tuotava Outlookiin. Jos haluat syöttää jokaisen yhteystiedon yksitellen, niin olet varmasti tervetullut tekemään niin, mutta suosittelemme, että tuodaan tärkeimmät yhteystietoluettelosi riippumatta siitä, onko kyseessä Thunderbird tai Gmail tai jokin muu sähköpostipalvelu.

Yhteystietojen tuonti ja vienti

Riippumatta siitä, käytätkö Gmailia tai Yahoo Mailia !, tai sinulla on vuodesta 1997 lähtien sähköpostitili, jota olet huolellisesti pitänyt yllä ja pitänyt yllä, yhteystiedot ja kaikki, väistämättä, saatat joutua lisäämään yhteystietoja Outlook-yhteystietoihin.

Tätä varten voit viedä yhteystietoja toisesta lähteestä ja tuoda ne sitten Outlookiin. Normaalisti tämä on helppo saavuttaa yksinkertaisesti käyttämällä sähköpostitilin tai asiakkaan asetuksia tai vaihtoehtoja ja valitsemalla sitten viennin yhteystiedot.

Normaalisti silloin sinun tarvitsee vain tuoda ne Outlookiin. Tämä on melko yksinkertainen prosessi, ja se on samanlainen useimmissa sähköpostisovelluksissa. Suosittelemme, että luet artikkelin, jossa selitetään, miten yhteystietoja viedään ja tuodaan Outlookiin ja päinvastoin.

vCard? Mikä on vCard?

Olet ehkä kuullut vCards (Virtual Card File tai .VCF), ehkä olet jopa saanut yhden tai käyttää sitä. vCards on tavallinen sähköinen käyntikorttimuoto, jonka voit vaihtaa muiden kanssa, kuten sähköpostin allekirjoituksen tai liitetiedoston avulla.

Riippumatta siitä, että voit käsitellä vCardsia Outlookissa, on useita tapoja. Todennäköisin skenaario on, että saatat joutua tuomaan yhteystiedon tai viemään sen vCard-korttiin. How-To Geekilla on täydellinen kuvaus tästä prosessista, joka tuo sinut nopeasti eteenpäin.

Joskus voi olla useita vCards-tiedostoja, jotka on tallennettu yhteen vCard-tiedostoon. Jos yrität muuntaa tiedoston, vain tiedoston ensimmäinen vCard tuodaan. Tämän rajoituksen voittamiseksi sinun täytyy ensin muuntaa .CSV-tiedosto ja tuoda se sitten Outlookiin. Suosittelemme, että luet tämän artikkelin täydellisen kuvauksen tästä prosessista.

Lopuksi voit viedä kaikki yhteystietosi yksittäisiin vCard-kortteihin tai yhteen MasterCard-korttiin, kuten edellisessä kappaleessa on kuvattu. Jälleen kerran meillä on pieni opetusohjelma siitä, miten tämä tehdään, joten sinun pitäisi olla nopeita siitä, miten pääset vCards-sovellukseen ja poistumaan Outlookista suhteellisen helposti.

Luo ja hallinnoi yhteystietoja

Keskustelkaamme ryhmistä nyt, koska pystymme nopeasti poistamaan viestin valittuun sieluryhmään varmistamalla, että et unohda sisällyttää ketään ja tallentaa sinut kirjoittamasta kutakin nimeä Vastaanottaja: -kenttään.

Voit luoda yhteystietoryhmän napsauttamalla nauhalla olevaa "Uusi yhteystietoryhmä".

Kun olet avannut, sinun on ensin päätettävä, mitä haluat kutsua ryhmällesi (täällä nimemme "CES 2015") ja sitten "Lisää jäsenet" ja valitse "Outlook-yhteystiedoista." Voit myös luoda uuden yhteystiedon lentää tai valitse toinen osoitekirja, kuten jos haluat sisällyttää ihmisiä yrityksen hakemistoon.

Valitse luettelosta ryhmän jäsenet. Muista, että voit valita jäseniä pitämällä ”CTRL” ja napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella kutakin jäsentä. Riippumatta siitä, milloin haluat lisätä uusia jäseniä, valitse nimi tai nimet ja napsauta "Jäsenet ->" -painiketta, joka lisää ne ryhmään.

Kun olet valmis, napsauta OK.

Palaat ryhmänhallintanäyttöön, jossa voit tarkastella uuden ryhmän jäseniä ja tehdä muita muutoksia. Voit esimerkiksi siirtää ryhmän Vcard- tai Outlook-yhteystietona, lisätä ryhmään liittyviä huomautuksia, lähettää koko ryhmälle sähköpostia tai luoda kokouksen vain näiden ryhmän jäsenten kanssa.

Meidän tapauksessamme klikkaamme vain "Tallenna ja sulje", jos haluat luoda ryhmän virallisesti ja palata Outlookin pääikkunaan. Näemme nyt uuden ryhmämme yhteystietoluettelossamme, joka on merkitty ryhmäkuvakkeella. Oikealla näet ryhmän jäsenen ja siellä on kuvakkeita, joihin voit suorittaa toimia. Tässä esimerkissä on käytettävissä vain sähköpostikuvake sekä "Muokkaa" -painike.

Huomaa, että nopein tapa lähettää sähköpostia ryhmälle on yksinkertaisesti kirjoittaa sen nimi Vastaanottaja: -kenttään, joten tässä tapauksessa voisimme kirjoittaa "CES 2015" ja Outlook haluaisi lähettää viestin kaikille kyseisen ryhmän jäsenille.

Ihmiset-asetukset

Jos napsautat ”File -> Options”, voit määrittää Outlookin useilla eri tavoilla eri tavoin.

Seuraavassa on ihmisten vaihtoehdot. Toisin kuin muut Outlook-vaihtoehtojen luokat, Ihmiset-vaihtoehdot ovat vain vähän ja niitä on helppo selvittää.

Tässä näkyvät vaihtoehdot antavat sinulle mahdollisuuden päättää, miten nimiä tehdään, näytetäänkö lisäindeksi, ja näyttää online-tilat ja valokuvat.

Outlook-yhteystietojen hallinta on melko yksinkertaista, mutta kuten olet nähnyt, voit tehdä heille paljon enemmän pitääkseen ne asianmukaisesti ylläpidettynä. Se lainaa paljon enemmän Outlook-kokemuksen pyörittämiseen, jos sinulla on enemmän yhteystietoja kuin vain nimi ja sähköpostiosoite.

Jos kuitenkin olet edelleen osittainen käyttämään jotain Gmailia ensisijaisena sähköpostipalveluntarjoajana, voit silti käyttää Outlookia, jotta voit hallita yhteystietojasi ja pitää ne synkronoituna Gmail-tilisi kanssa.