PDF-asiakirjojen elektroninen allekirjoittaminen ilman tulostusta ja skannausta

Sinulle on lähetetty sähköpostiviesti, ja sinun täytyy allekirjoittaa se ja lähettää se takaisin. Voit tulostaa asiakirjan, allekirjoittaa sen ja skannata sen takaisin ja lähettää sen sähköpostitse. Mutta siellä on parempi, nopeampi tapa.

Näytämme, miten voit lisätä allekirjoituksesi nopeasti mihin tahansa PDF-dokumenttiin ja tallentaa sen tavalliseksi PDF-tiedostoksi, jota voidaan lukea missä tahansa. Voit tehdä tämän Windows-, Mac-, iPad-, iPhone-, Android-, Chrome OS- ja Linux-käyttöjärjestelmissä.

Sähköiset allekirjoitukset, ei digitaaliset allekirjoitukset

1. Windows: Avaa PDF-tiedosto Adobe Readerissa ja napsauta oikeanpuoleisessa ruudussa ”Täytä ja merkitse” -painiketta.
2. mac: Avaa PDF esikatselussa, napsauta Toolbox-painiketta ja valitse sitten Sign
3. iPhone ja iPad: Avaa PDF-liite Mailissa ja kirjoita allekirjoitus napsauttamalla Merkintä ja vastaus.
4. iPhone ja Android: Lataa Adobe Fill & Sign, avaa PDF ja napauta Allekirjoitus-painiketta.
5. Kromi: Asenna HelloSign-laajennus, lataa PDF-tiedosto ja napsauta Allekirjoitus-painiketta.

Ensinnäkin, suoristetaan jokin terminologia. Tässä artikkelissa käsitellään elektroninen allekirjoituksia, ei digitaalinen allekirjoitukset, jotka ovat jotain muuta. Digitaalinen allekirjoitus on turvallinen ja sallii, että joku, jolla on oma allekirjoitusavain (toisin sanoen, sinä), on nähnyt asiakirjan ja hyväksynyt sen. Se on erittäin turvallinen, mutta myös monimutkainen.

Sähköinen allekirjoitus puolestaan ​​on vain kuva allekirjoituksesta, joka on päällystetty PDF-asiakirjan päälle. Voit tehdä sen kaikenlaisilla sovelluksilla, ja useimmat ihmiset tarvitsevat sitä, kun he lähettävät sinulle allekirjoitettavan asiakirjan. Lähetä heille PDF-tiedosto, jossa on digitaalinen allekirjoitus, ja he eivät tiedä, mitä tehdä siitä. Monille yrityksille vain allekirjoitettujen asiakirjojen hyväksyminen sähköpostitse sen sijaan, että pakottaisit faksin lähettämiseen, on valtava teknologinen harppaus.

Niin varmasti alla olevat menetelmät eivät ole täysin turvattuja, mutta eivät myöskään tulosta, kirjoita sen päälle kynällä ja skannaa se sitten uudelleen. Ainakin tämä on nopeampaa!

Windows: Käytä Adobe Readeria

Vaikka Adobe Reader ei ole kaikkein kevyin PDF-katseluohjelma, se on yksi ominaisuuksiltaan pakattuja, ja sillä on todella erinomainen tuki PDF-dokumenttien allekirjoittamiseen. Muut kolmannen osapuolen PDF-lukijat voivat tarjota tämän ominaisuuden, mutta ne vaativat yleensä maksullisen version ostamista ennen allekirjoitustoimintojen käyttöä.

Jos haluat allekirjoittaa asiakirjan Adobe Readerin avulla, avaa ensin PDF-dokumentti Adobe Acrobat Reader DC -sovelluksessa. Napsauta oikeanpuoleisessa ruudussa olevaa "Täytä ja merkitse" -painiketta.

Napsauta työkalurivin "Sign" -painiketta ja valitse "Lisää allekirjoitus" lisätäksesi allekirjoituksesi Adobe Acrobat Reader DC: hen.

Jos dokumenttiin on lisättävä muita tietoja, voit tehdä niin työkalupalkin muilla painikkeilla. Voit esimerkiksi kirjoittaa tekstiä tai lisätä valintamerkkejä täyttämällä lomakkeet käyttämällä Täyttö- ja allekirjoitus-työkalurivin painikkeita.

Voit luoda allekirjoituksen kolmella tavalla. Oletusarvoisesti Adobe Reader valitsee tyypin, jolloin voit kirjoittaa nimesi ja muuntaa sen allekirjoitukseksi. Tämä ei näytä todellisesta allekirjoituksestasi, joten se ei todennäköisesti ole ihanteellinen.

Sen sijaan haluat luultavasti valita ”Piirrä” ja vetää allekirjoituksesi hiirellä tai kosketusnäytöllä. Voit myös valita ”Kuva”, jos haluat allekirjoittaa paperin, skannata sen skannerilla ja lisätä sitten kirjallisen allekirjoituksesi Adobe Readeriin. (Kyllä, tämä edellyttää skannausta, mutta sinun tarvitsee vain tehdä se kerran, minkä jälkeen voit käyttää tätä allekirjoitusta kaikilla asiakirjoilla, jotka allekirjoitat sähköisesti tulevaisuudessa.)

Kun olet luonut allekirjoituksen, napsauta Apply (Käytä), kun haluat käyttää sitä asiakirjassa. Jätä "Tallenna allekirjoitus" -valintaruutu ja voit lisätä tämän allekirjoituksen nopeasti.

Sijoita allekirjoitus, jos haluat sen hiirellä, ja napsauta sitä, kun haluat käyttää sitä. Jos päätät tallentaa allekirjoituksen, löydät sen helposti "Sign" -valikosta tulevaisuudessa.

Tallenna tallennettu PDF-asiakirja napsauttamalla Tiedosto> Tallenna ja valitsemalla tiedoston sijainti.

Mac: Käytä esikatselua

Mac-käyttäjät ovat Windows-käyttäjiä parempia. MacOS: n mukana toimitetussa esikatseluohjelmassa on integroidut dokumenttien allekirjoitusominaisuudet. MacBooksiin rakennettujen erinomaisen ohjauslevyn ansiosta voit piirtää allekirjoituksen ohjauslevyltä yhdellä sormellasi syöttääksesi sen esikatseluun. Uudessa MacBookissa, jossa on "Touch Touch" -ohjauslevy, tämä on jopa herkkä paineelle, mikä mahdollistaa entistä tarkemmat allekirjoitukset.

Voit myös allekirjoittaa paperikappaleen ja ”skannata” sen web-kamerasi kanssa, jos haluat luoda allekirjoituksesi vanhanaikaisella tavalla (tai jos sinulla on iMac ilman ohjauslevyä).

Jos haluat allekirjoittaa asiakirjan, avaa PDF-dokumentti esikatselussa (tämä pitäisi olla oletusohjelma, joka avautuu, kun kaksoisnapsautat PDF-tiedostoa, ellei sitä ole muutettu). Napsauta työkalupakin muotoista ”Näytä merkintätyökalupalkkia” -painiketta ja napsauta sen jälkeen näkyvän työkalurivin ”Sign” -painiketta.

Sinua kehotetaan luomaan allekirjoitus vetämällä sormea ​​ohjauslevyn yli tai allekirjoittamalla paperikappaleen ja skannaamalla se verkkokameralla. Voit tallentaa allekirjoituksesi kerran ja esikatselu muistaa sen tulevaisuudessa.

Kun olet allekirjoittanut allekirjoituksen, voit valita sen valikossa, joka tulee näkyviin, kun olet napsauttanut "Kirjaudu" -painiketta. Allekirjoitusta käytetään kuvana, joka voidaan vetää ympäri ja muuttaa koon mukaan.

Työkalurivin muut asetukset mahdollistavat tekstin kirjoittamisen ja piirustusten tekemisen asiakirjaan, jolloin voit tarvittaessa täyttää lomakkeet.

Kun olet valmis, tallenna PDF-tiedosto napsauttamalla Tiedosto> Tallenna, kun käytät allekirjoitusta tiedostoon. Voit myös luoda PDF-tiedoston kopion napsauttamalla Tiedosto> Kopioi ja tallentaa muutokset uuteen kopioon tiedostoa muuttamatta alkuperäistä.

Jos et pidä Esikatselu mistä tahansa syystä, voit käyttää myös Adobe Reader DC: tä Macissa. Se toimii aivan kuten allekirjoittamalla asiakirjan Windowsissa, joten katso lisätietoja Windows-osion ohjeista.

iPhone ja iPad: Käytä Mailia tai Adobe Fill & Signia

IPhonessa tai iPadissa voit allekirjoittaa asiakirjoja iOS Mail -sovelluksen merkintätoiminnon avulla. Jos sinulla on Mac ja käytät esikatselua allekirjoittamaan asiakirjoja, allekirjoituksesi synkronoidaan itse Macista iPhonelle tai iPadille, joten sinun ei tarvitse luoda sitä toista kertaa.

Tämä ominaisuus on kätevä, mutta se toimii vain, jos haluat allekirjoittaa asiakirjat Mail-sovelluksessa. Saatat esimerkiksi lähettää sähköpostia PDF-dokumentille, ja sinun on ehkä allekirjoitettava se ja lähetettävä se sähköpostitse.

Tätä varten sinun on saatava sähköpostiviesti, johon on liitetty PDF-tiedosto, napauta PDF-liitetiedostoa ja napsauta näytön oikeassa alakulmassa olevaa työkaluruudun muotoista ”Markup and Reply” -kuvaketta, kun tarkastelet PDF-tiedostoa.

Tämän jälkeen voit lisätä allekirjoituksen napauttamalla näytön oikeassa alakulmassa olevaa allekirjoituspainiketta. Voit myös kirjoittaa tekstiä ja piirtää asiakirjan, jos haluat.

Kun napautat “Valmis”, Mail-sovellus luo automaattisesti vastauksen sähköpostiviestiin, kun allekirjoitettu asiakirja on liitetty. Voit kirjoittaa sähköpostiviestin ja lähettää sitten allekirjoitetun asiakirjan.

 

Vaikka tämä on kätevä, se toimii vain Mail-sovelluksessa, joten se on hyvin rajallinen. Jos haluat tehdä tämän muusta sovelluksesta, tarvitset kolmannen osapuolen allekirjoitussovelluksen.

Täällä on melko vähän vaihtoehtoja, mutta pidämme Adoben Adobe Fill & Sign -sovelluksesta, jonka avulla voit allekirjoittaa rajoittamattoman määrän asiakirjoja ilmaiseksi. Se voi jopa kaapata kuvia paperiasiakirjoista kameran kanssa, jotta voit luoda digitaalisia kopioita paperimuodoista. Voit allekirjoittaa asiakirjan kirjoittamalla kosketusnäyttöön sormella tai kynällä, ja voit myös kirjoittaa tekstiä PDF-dokumentteihin täyttääkseen ne.

Jos haluat saada PDF-dokumentin toisesta sovelluksesta Adobe Fill & Signiin, etsi PDF-tiedosto toisesta sovelluksesta, napauta ”Jaa” -painiketta ja valitse Adobe Fill & Sign -sovellus. Voit sitten allekirjoittaa asiakirjan helposti napauttamalla allekirjoituspainiketta. Kun olet valmis, lähetä allekirjoitettu asiakirja toiseen sovellukseen napauttamalla Adobe Fill & Sign -näppäintä.

 

Jos olet yritys, joka etsii täydellisempää työkalua tai jos et vain pidä Adobe Sign & Fillistä, pidämme myös erityisesti SignNow'ta. Se toimii hyvin ja voit allekirjoittaa asiakirjoja sormella. Voit allekirjoittaa enintään viisi asiakirjaa kuukaudessa ilmaiseksi, mutta sen jälkeen se vaatii kuukausittaisen tilausmaksun. Se on kuitenkin hyvä vaihtoehto.

Android: Käytä Adobe Fill & Sign -ohjelmaa

Androidissa ei ole sisäänrakennettua sovellusta, joka voi tehdä tämän. Sen sijaan sinun on käytettävä kolmannen osapuolen sovellusta. Aivan kuten iPhonessa ja iPadissa, pidämme myös Adobe Fill & Signistä, jonka avulla voit allekirjoittaa rajoittamattoman määrän asiakirjoja kuukaudessa ilmaiseksi. Se voi myös kaapata kuvia paperiasiakirjoista kameran kanssa, jotta voit allekirjoittaa ne sähköisesti.

Sovelluksen asentamisen jälkeen voit avata sovelluksessa PDF-dokumentteja ja allekirjoittaa allekirjoituksen painikkeen. Voit sitten jakaa allekirjoitetun asiakirjan toisella sovelluksella napauttamalla ”Jaa” -painiketta.

 

Aivan kuten iOS: ssa, suosittelemme myös SignNowia, jos haluat jotain hieman enemmän täynnä ja olet valmis maksamaan (koska se tarjoaa enintään viisi allekirjoitusta kuukaudessa ilmaiseksi).

Chromebook: Käytä HelloSignia

Chromebookissa on useita Web-allekirjoituspalveluita, jotka toimivat sinulle. Pidämme HelloSignia, joka tarjoaa hyvän web-käyttöliittymän sekä Chrome-sovelluksen, joka integroituu Google Driveen. Sen avulla voit allekirjoittaa enintään kolme asiakirjaa kuukaudessa ilmaiseksi.

HelloSignin perusliittymän avulla voit helposti ladata PDF-dokumentteja ja allekirjoittaa ne piirtämällä allekirjoituksesi tai lataamalla kuvan. Tämän jälkeen voit lähettää sähköpostitse allekirjoitetun asiakirjan suoraan jollekin tai ladata asiakirjan ja tehdä sen mitä haluat.

Jos et pidä HelloSignista, DocuSign toimii hyvin myös Chromebookissa, ja se tarjoaa sovelluksen, joka integroituu Google Driveen allekirjoittamista varten ja selainlaajennus, jonka avulla voit allekirjoittaa asiakirjoja Gmailista. Mutta DocuSign ei tarjoa ilmaisia ​​allekirjoituksia. SignNow tarjoaa myös Chrome-sovelluksen Google Driveen ja Gmailin laajennuksen, mutta sovellus ja laajennus eivät ole niin tarkkoja.

Linux: Se on monimutkainen

Tämä on hieman kovempi Linuxissa, koska Adobe Reader for Linuxin virallinen versio lopetettiin. Jopa vanhoja, vanhentuneita versioita, jotka ovat käytettävissä Linuxissa, ei ole tätä toimintoa, eikä suosittuja integroituja PDF-katsojia, kuten Evince ja Okular.

Saatat haluta kokeilla Web-pohjaista työkalua, kuten HelloSign-ohjelmaa, josta on keskusteltu edellä Chromebook-osiossa..

Jos haluat käyttää työpöytäsovellusta, Xournal on todennäköisesti kätevin työkalu PDF-tiedostojen allekirjoittamiseen Linuxissa. Se voi kommentoida PDF-tiedostoja lisäämällä niihin kuvia. Ensinnäkin sinun on luotava kuva allekirjoituksen allekirjoituksesta paperille, skannattava se Linux-järjestelmään ja puhdistettava se. Voit myös kuvata sen valokuvasta web-kameralla tai älypuhelimen kameralla. Saatat haluta säätää sitä GIMP: ssä, jotta sillä on läpinäkyvä tausta, tai vain varmista, että allekirjoitat valkoisen paperin ja että tausta on täysin valkoinen.

Asenna Xournal Linux-jakeluohjelmiston asennustyökalusta, avaa PDF-tiedosto ja napsauta Työkalut> Kuva-valikkovaihtoehtoa. Näin voit lisätä allekirjoituksesi kuvan, ja voit muuttaa ja muuttaa sen kokoa tarpeen mukaan, jotta se sopii allekirjoituskenttään.

Ottaa tosiasiallisesti skannata ja luoda kuvatiedosto on hieman ärsyttävää, mutta voit käyttää tätä menetelmää allekirjoittamaan asiakirjat nopeasti tulevaisuudessa, kun olet saanut hyvän kuvan allekirjoituksesta.

Kuvaluotto: Tim Pierce Flickrissä