Miten lähetät professorisi sähköpostitse ja saat nopean vastauksen

Kuva: uniinnsbruck

Professorit ovat joitakin vilkkaimpia ihmisiä. Heidän on luennoitava, pidettävä työaikaa, työskenneltävä jatko-opiskelijoiden ja työtovereiden kanssa, osallistuttava konferensseihin ja muihin julkisiin tapahtumiin sekä suoritettava, julkaistava ja esitettävä tutkimusta. Mutta vaikka ne ovat lyhyessä ajassa, on tapoja kommunikoida heidän kanssaan sähköpostitse ja saada oikea-aikainen vastaus, jotta voit jatkaa työn tekemistä vähäisempien takaisinottojen kanssa.

Laita kasvoille nimi

Se on ihanteellinen tavata professori henkilökohtaisesti ennen kuin lähetät tämän ensimmäisen sähköpostiviestin. Esittele itsesi koulun ensimmäisen viikon aikana. Anna professorinne tietää etujasi, kysymyksiäsi tai jotain muuta ainutlaatuista sinulle. Näytetään, että pidätte tarpeeksi tuntemaan heidät henkilökohtaisemmin, rohkaisee heitä vastaamaan oikea-aikaisesti pyyntöihisi. Mitä paremmat vaikutukset jätätte, sitä paremmin he voivat muistaa sinut.

Kun on aika lähettää kyseinen ensimmäinen sähköposti, jossa on kysymyksiä toimeksiannosta, professori voi laittaa kasvosi nimesi. Tämä auttaa heitä asettamaan sähköpostisi kontekstiin. Jos he ovat jo onnistuneesti kommunikoineet kanssasi aiemmin, he ovat halukkaampia kommunikoimaan uudelleen ilman epäröintiä. Ja ehkä he jo luottavat siihen, että olet vakava opiskelija.

Käytä yksityiskohtaista aihepiiriä

Aihealue on kaikki, kun on kyse oikea-aikaisesta vastauksesta sähköpostitse. Ensinnäkin, kun ihmiset saavat sähköpostiviestejä lähettäjiltä, ​​joita he eivät tiedä, he näkevät aihepiiriin vihjeitä varten. Pelkästään aihepiirin perusteella he voivat poistaa roskapostia tai yksinkertaisesti merkityksettömiä viestejä.

Nyt professorit ovat velvollisia vastaamaan opiskelijoiden sähköpostiosoitteeseen hallinnollisista ja luokkiin liittyvistä asioista. Mutta aihealue on edelleen tärkeä, jotta pääset nopeasti läpi professoriisi. Käsittele aihealue niin, että kun näet sen, professori avautuu ja lukee sen heti - sen sijaan, että se jätettäisiin myöhempää käsittelyä varten. (Seuraava tavoite on käsitellä sähköpostia niin, että heti lukemisen jälkeen professori vastaa heti, mutta pääsemme siihen myöhemmin.)

Joten ennen kuin lähetät sähköpostisi, tarkenna se tiettyyn tarkoitukseensa. Ilmoita tämä päämäärä niin suoraan kuin mahdollista otsikkorivillä.

Sen sijaan, että käytät "haluaisin ilmoittautua luokkaasi", ilmoita nimenomaan luokan nimi ja miten he voivat auttaa sinua ilmoittautumalla:

Mitä tarkemmin voit olla, sitä helpompi teet sen professoriisi. Hyvin spesifinen otsikko antaa heille tietää yhdellä silmäyksellä, mitä heiltä odotetaan.

Ole kohtelias ja muodollinen

Kun olet käyttänyt hyvää aihepiiriä, sinun täytyy varmistaa, että avaus ei estä professoriasi lukemasta koko viestiä. Et halua sanoa ”Hei” ja jatka sitten viestisi kanssa. Tämä asettaa epätarkoituksenmukaisen sävyn, joka voi olla este tehokkaalle viestinnälle. Haluatko tehdä virheen kohteliaisuuden puolella.

Kirjoita viesti niin kohteliaasti ja kunnioittavasti kuin mahdollista, vaikka se merkitsisi jonkin verran epätarkkuuden sallimista. Oletetaan esimerkiksi, että otat kesän aikana yhteisön korkeakoulun luokan täyttämään yleiset vaatimukset. Ohjaajasi ei ole teknisesti professori, mutta on juuri aloittanut opetuksen osa-aikaisesti tänä vuonna.

Haluat silti käsitellä heitä "professorina", koska se on muodollinen, kohtelias ja osoittaa, että olet innokas luomaan hyvä viestintä. Virhe kohteliaisuuden puolella, kunnes korjaus - kun ohjaaja vaatii sinua viittaamaan niihin ”Mr. Bob ”tai” Joey ”.

Tässä muutamia muita tapoja pitää viestisi kohtelias:

• Kirjaudu aina pois nimestänne - mieluiten ensin ja viimeisenä, jos luokassa on paljon opiskelijoita.
• Sulje lause tai lause, joka osoittaa arvostuksenne viestisi lukemisesta. Se voi olla lause ennen nimesi allekirjoittamista, kuten: ”Arvostan sinua, kun tarkastelet tätä professoria Johnia.” Tai se voi olla yksinkertaisesti ”kiitos”, jota seuraa nimesi.
• Pysy aiheella; tangenttien käyminen osoittaa, että et kunnioita heidän aikaa, koska heillä on todennäköisesti satoja muita sähköpostiviestejä.
• Älä oleta, että he tekevät mitä tahansa. On joitakin asioita, joita professorien on tehtävä opiskelijoille, kuten antaa sinulle luvan päästä kurssiin, jos täytät edellytykset. Mutta silti, älä oleta, että he tekevät mitä kysytte. Et halua näyttää kunnioitusta tai antaa heille syytä harkita uudelleen, miten ja jos he haluavat auttaa sinua. Kysy siis kohteliaasti, ilmoittamalla mahdollisimman vähän oletuksia.

Käytä asianmukaisia ​​nimiä ja tarroja

Kuten jo on käsitelty, käytä asianmukaisia ​​tarroja omassa aihealueessasi ja viittaa professorisi kohteliaasti. Varmista, että sinulla on tarrat, numerot, päivämäärät ja ajat. Jos et ymmärrä kokousaikaa tai viittaat vahingossa väärään testiin, professori joutuu viettämään ylimääräistä aikaa kaksinkertaisen tarkistuksen ja mahdollisesti sähköpostin tarkistamiseksi selvyyden vuoksi. Tämä muuttaa potentiaalisesti nopean vastauksen keskusteluun, joka kattaa useita sähköpostiviestejä.

Pysy asiassa

Kun siirryt tangenttiin sähköpostissa tai luovutat enemmän (henkilökohtaisia) tietoja kuin on tarpeen tehtävän suorittamiseksi, se lopulta tuhlaa professorin arvokasta lukuaikaa - sekä omaa aikaa. Pisteeseen tarttuminen on yksi monista tavoista vähentää sähköpostin lähettämiseen kuluvaa aikaa ja vähentää tarvetta kirjoittaa ylimääräisiä sähköpostiviestejä selvennystä varten.

Poista tarpeettomat sanat ja lauseet, kuten "Ajattelin, jos," tai "Luuletko, että voisitte mahdollisesti ...", vaan kysy vain. Se voi olla pelottavaa olla niin rehellinen professorin kanssa, mutta käytännössä se ei tapahdu pitkään. Koska opit saamaan pisteen ammattimaisesti ja että se luo luottamusta.

Seuraavassa on esimerkki viestistä, joka kestää kauemmin lukea ja häiritsee pidempään:

Kuten näette, tiivistetty lomake saa viestin tehokkaammin:

Pidä se lyhyt

Lyhyt pitäminen on samanlainen kuin pisteessä pysyminen. Ihannetapauksessa et halua yli kolmesta neljään lauseeseen kappaleessa. Ja et halua tuoda yhteen viestiin liian monta kohtaa. Ellei toisin sanoen jaat palautetta tai henkilökohtaista tarinaa, joka auttaa professoriasi tuntemaan sinut ja ymmärtämään paremmin, miten he voivat auttaa sinua.

Tee suora pyyntö

Vaikka sinulla onkin suuri aihe, sinun on edelleen seurattava itse viestiä. Teet niin tekemällä pyynnön suoraan. Se voi olla selvempi, jos ilmaiset pyynnön kysymyksenä. Tai jos käytät avainsanaa ”Pyydän… [pyyntö täällä]”. Muista, että jos lähetät professoriisi vain lähettämään mielipiteensä aiheesta, se on edelleen pyyntö, koska pyydät, että he vievät aikaa jakaa mitä he tietävät.

Tee pyyntösi niin selväksi, että professorilla ei ole kysymyksiä siitä, mitä kysyt heiltä. Jos voit suorittaa tämän tärkeän askeleen, voit auttaa professoriasi toimimaan heti sähköpostin lukemisen jälkeen. Eikä vain saat nopean vastauksen heiltä, ​​mutta pääset myös odottamaan listattuun luokkaan paljon nopeammin.

Seuranta

Vaikka käytät yllä mainittuja periaatteita professorin lähettämisessä sähköpostitse ja et saa oikea-aikaisesti vastausta, voi olla, että professori ei ole vielä saanut sähköpostiosoitettasi tai ei ole tällä hetkellä käytettävissä jonkin aikaa. Älä ole huolissasi siitä, miksi syyt ovat, vain seurata kohteliaasti, jos et ole kuullut niistä kahdessa päivässä. Eri kampuksilla on erilaiset käytännöt tai kulttuurit (vaikka niitä ei ole kirjoitettu), mitä pidetään oikea-aikaisesti, joten se voi vaihdella oppilaitoksesi tai kontekstin mukaan.

Käytä yllä mainittuja otantaperiaatteita seurantapostiisi. Jos jostain syystä et edelleenkään pääse läpi, toinen seurantapostiviesti voi olla tarkoituksenmukaista vielä kolmen tai neljän päivän jälkeen (jälleen kerran, tilanteen mukaan). Tai on aika puhua professoriisi henkilökohtaisesti. Jos näin on, varmista, että selvität, miten voit parhaiten viestiä sähköpostitse.

Tehokkaasti kommunikoida professorin kanssa tarpeen mukaan parantaa huomattavasti mahdollisuuksiasi menestyä tietyssä luokassa. Pidä viestintä ajankohtaisena, sujuvana ja tuottavana, jotta voit keskittyä työhösi.