Liitteiden hallinta Outlook 2013 ssa

Aikaa, työnhaun tai valokuvien jakaminen vanhempien perheenjäsenten kanssa, jossa saatat joutua lähettämään vanhaa muotoa - sähköpostin liitteenä. Jos lähetät sähköpostia töihin, se voi olla osa sähköpostisi ohjelmistoa.

Liitetiedostoista on kysymys, että niiden lähettämiseen liittyy jonkinlainen kirjoittamaton koodi. Vaikka esimerkiksi voisit lähettää valtavan tiedoston sähköpostitse (se riippuu siitä, kuinka paljon palvelu tai Internet-palveluntarjoaja käyttää), se ei välttämättä ole tehokasta. Samoin useiden tiedostojen lähettäminen on yleensä parempi, kun se on pakattu konttitiedostoon.

Tietysti sen mukaan, millaisesta tiedostosta se on, se voi saapua tai olla saapumatta määränpäähänsä. Tiedostot, jotka päättyvät .EXE-, .BAT- ja muuhun suoritettavaan tyyppiin, ovat usein (yleensä) estettyjä tai poistettuja, koska ne ovat yhteydessä haittaohjelmiin. Jos haluat lähettää tällaisen tiedoston, sinun on todennäköisesti liitettävä se .ZIP-arkistoon.

Sähköpostin laatiminen ja yhteystietojen hallinta Outlookissa on melko yksinkertainen, ja vaikka liitteiden lisääminen ja käsitteleminen olisi nyt toinen luonne, monet käyttäjät eivät ehkä ymmärrä, että he voisivat tehdä sen paremmin.

Liitteen lisääminen

Jos haluat lisätä liitetiedoston, voit vetää tiedoston tai tiedostot tyhjään sähköpostiviestiin, ja se liitetään liitteeksi. Tai napsauta "Lisää tiedosto" -painiketta nauhassa Sisällytä-osaan.

Sinun on selattava paikka, johon tiedosto liitetään, ja valitse sitten tiedosto tai tiedostot, jotka haluat lisätä viestiin, ja valitse sitten Lisää. Valitse vaihtoehtoisesti pieni nuoli ja valitse ”Lisää nimellä Teksti ”ja liite lisätään sisäänpäin, mikä tarkoittaa sitä, että se näkyy viestissäsi erillisen tiedoston sijaan.

Kun se on liitetty, voit nähdä sen Aihe-rivin alla olevassa Liitetiedostossa.

Lopuksi sanotaan, että olet liittänyt liitteesi, ja huomaat, että se on väärä. Ei ole ongelmaa, voit valita liitetiedoston napsauttamalla näppäimistön ”Poista” -painiketta tai napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla Poista.

Tiedostot eivät ole ainoa asia, jonka voit liittää viestiin, mutta voit myös liittää kohteita ja allekirjoituksia.

Muiden tavaroiden kiinnittäminen

Tuotteisiin voi sisältyä käyntikortteja (.VCF-tiedostoja, keskusteltu aiemmin), kalentereita ja Outlook-kohteita, jotka voivat olla muistiinpanoja, tehtäviä, yhteystietoja ja muita Outlookissa avattuja asioita..

Kalenterit ovat toinen asia, jonka haluat ehkä jakaa aika ajoin, ja jos napsautat "Liitä kohde" -painiketta, näet sen olevan helppoa tehdä. Kalenterin jakaminen ei tarkoita sitä, että sinun täytyy jakaa jokainen kohde joka päivä. Haluat ehkä vain jakaa muutaman päivän tai viikon, esimerkiksi yrityksen pako-tai perhelomailuun.

Kalenterin jakaminen antaa sinulle mahdollisuuden valita todellinen kalenteri, päivämääräalue, tiedot ja muut lisäasetukset.

Kun napsautat "OK", näet, että kalenteri liitetään sähköpostiviestiin, jotta se voidaan avata ja katsella, mutta se liitetään myös todelliseen viestiin, jotta vastaanottajat voivat kätevästi katsella sitä yhdellä silmäyksellä.

Outlook-kohteet ovat pohjimmiltaan mitä tahansa, mitä voit luoda Outlookissa, jotka voidaan sitten liittää ja lähettää muille Outlook-käyttäjille. Seuraavassa kuvassa näet, miten tämä toimii. Valitset lähteen ja sitten sieltä, valitse kohde tai kohteet (voit valita useamman kuin yhden), jonka haluat liittää.

Huomaa, että voit päättää, haluatko, että kohde saapuu todellisena fyysisenä liitteenä tai vain tekstinä. Tämä on sama kuin aiemmin keskustelimme, jossa voit ”lisätä tekstiksi” ja se näkyy osana fyysistä viestiä.

Käyntikortit voivat olla tai olla yksi niistä asioista, joita käytät tai tarvitset, mutta se on todella kätevä tapa jakaa välittömät yksityiskohdat yksinkertaisessa ja kätevässä paketissa. Jos haluat jakaa (tai kenenkään muun) käyntikortin, valitse se vain Liitä kohde -valikosta ja yhteystietosi näkyvät

Valitse kortti tai kortit, jotka haluat liittää, ja napsauta ”OK”, ja kortit näkyvät tekstinä ja liitetään myös .VCF-tiedostona, jolloin ne voidaan tuoda mihin tahansa osoitekirjaan, joka tukee näitä tiedostoja.

Yhteystietojen jakaminen käyntikortteina on todella nopea ja kätevä tapa toimittaa jollekin toiselle yhteystietoja tai tuoda yhteystietoja jonkun toisen taholta ilman, että sinun tarvitsee kirjoittaa sitä osoitekirjaasi käsin.

Liitteiden käsittely

Tietysti sähköpostilla on aina mahdollisuus saada sekä antaa että antaa. Joten, mitä teet, kun viestit, joissa on liitteitä, saapuvat postilaatikkoon? Yleensä se on melko yksinkertaista, kuten seuraavassa kuvassa. Näet, että testiviesti on saapunut ja siihen on liitetty kuva.

Jos napsautamme vain liitetiedostoa, näet, että valinnat näkyvät Ribbon-puhelun liitetyökaluissa. Sieltä voit ryhtyä toimiin. Huomaa myös, että jos saat useita tiedostoja, voit tallentaa kaikki liitetiedostosi kerralla ja jos et ole varma, onko liitetiedoston avaaminen lainkaan järkevää, voit poistaa sen, vaikka se on luultavasti viisaampaa yksinkertaisesti poistaa viesti, jos sinulla on epäilyksiä.

Voit myös napsauttaa hiiren kakkospainikkeella minkä tahansa viestin liitetiedostoa ja voit käyttää tuloksena olevaa avattavaa valikkoa ottamaan samat toiminnot kuin nauhalla.

Liitteitä käsiteltäessä varoituksia on runsaasti. Liitteet voivat olla vaarallisia, koska jokainen, joka on käyttänyt sähköpostia viimeisten 20 vuoden aikana, voi todistaa. Alarivi, älä avaa mitään, joka ei ole keneltä tahansa, jota et tiedä tai luota, ja käytä aina virustorjuntaohjelmistoa tietokoneellasi.

Useiden tiedostojen tai suurten tiedostojen käsitteleminen liitteinä

Puhuimme vähän siitä, miten käsitellä yhtä tai ehkä muutamia liitetiedostoja, mutta mitä jos haluat liittää kymmeniä tai jopa satoja tiedostoja? Tai jos haluat liittää suuren tiedoston?

Suurten liitetiedostojen lähettäminen on sellaista uncoolia, varsinkin jos joku saa paljon sähköpostia sähköpostitse. Suurten tiedostojen lähettäminen sähköpostitse ei ole ongelma, onko sähköpostipalvelin sallinut liitetiedostot tietyn koon yli. Suurimmaksi osaksi et todennäköisesti lähetä tiedostoa, joka on paljon suurempi kuin megatavu tai kaksi, tai ainakin sinun ei pitäisi.

Siitä huolimatta tulee olemaan hetkiä, jolloin sinun täytyy lähettää jotain, joka on hieman hankalaa. Jos käytät webmail-palvelua, kuten Yahoo, Gmail tai Microsoft, niin heillä on kokorajoituksia (25Mb, 25Mb, 20Mb) aivan kuten Internet-palveluntarjoajasi, esim. Myös Comcast, Time Warner, AT&T jne. (Yleensä noin 10 Mb).

Useimmissa tapauksissa, kun tiedostot ovat liian suuria tai lukuisia, siirrymme pilvipalvelun käyttöön, joka on runsaasti ja tarjoaa tarpeeksi vapaata tilaa suurimman osan tiedostojen lähettämisestä. Tiedostojen lataaminen pilviasemaan ja sen jakaminen on usein nopeampaa ja luotettavampaa kuin sähköposti. Meillä on kätevä ohje, joka selittää, kuinka suuria tiedostoja lähetetään sähköpostitse, jos haluat lisätietoja.

Useiden tiedostojen lähettämisen osalta sinun ei pitäisi olla ongelma, jos se on muutama, mutta kun alat liittää kymmeniä kuvia tai asiakirjoja, asiat voivat saada hieman hankalaa. Harkitse taas pilvipalvelun käyttöä. Riippumatta, suosittelemme, että kiinnität varmasti useita tiedostoja, ennen kuin lähetät ne pois. Windowsilla on natiivi tuki zip-tiedostoille, joten sinun ei tarvitse huolehtia siitä, että vastaanottaja ei pysty avaamaan sitä.

Tarkista tämä artikkeli, joka selittää kaiken, mitä sinun tarvitsee tietää zip-tiedostoista.

Tämä tuntuu melko hyvältä paikalta lopettaa keskustelut liitetiedostoista. He eivät ole monimutkainen aihe, mutta riippumatta siitä, käytätkö Outlookia tai Gmailia tai muuta sähköpostia, tiedostojen lähettäminen saattaa vaatia muutamia ylimääräisiä vaiheita, jotka liittyvät vain niiden liittämiseen.

Olemme nyt käsitelleet Outlookin sähköpostiosoitteiden tärkeimmät osat - yhteystiedot, osoitteet, säveltäminen - jotka kaikki ovat melko yksinkertaisia. Nyt liitetiedostoilla on melko hyvin pyöreä tieto yksinkertaisista asioista.

Nyt on aika tehostaa peliä. Kun käytät Outlookia ja kerätään sähköpostia, sinun on opittava hallitsemaan sitä käyttämällä työkaluja, kuten Quick Steps ja säännöt, joista puhumme tulevassa toiminnassa. Sillä välin ja kuten aina, kehotamme teitä antamaan meille palautetta keskustelufoorumissamme.