AutoArchiven hallinta Outlook 2010 ssä

Jos haluat pitää Outlook 2010: n puhtaana ja suorittaa nopeammin, yksi tapa on määrittää AutoArchive-ominaisuus. Tänään näytämme, miten voit määrittää ja hallita Outlook 2010: n ominaisuutta.

AutoArchiven avulla voit hallita postilaatikkosi tai sähköpostipalvelimen tilaa siirtämällä vanhempia kohteita toiseen kiintolevyn sijaintiin.

Ota automaattinen arkisto käyttöön ja määritä se

Outlook 2010: ssä Auto Archive ei ole oletusarvoisesti käytössä. Voit kytkeä sen päälle napsauttamalla File (Tiedosto) -välilehteä, kun haluat käyttää Backstage View-näkymää, ja napsauta sitten Options (Asetukset).

Outlook-asetukset-ikkuna avautuu ja napsauta sitten Lisäasetukset-painiketta ja sitten AutoArchive-asetukset.

AutoArchive-ikkuna avautuu ja huomaat, että kaikki on harmaana. Valitse ruutu vieressä Suorita AutoArchive joka…

Huomautus: Jos valitset Pysäytä vanhat kohteet pysyvästi, sähköpostiviestejä ei arkistoida.

Nyt voit valita, miten haluat hallita AutoArchive-ominaisuutta. Valitse kuinka usein haluat suorittaa sen, kysy ennen ominaisuuden suorittamista, missä siirrät kohteita ja muita toimia, joita haluat tapahtuman aikana. Kun olet tehnyt valintasi, napsauta OK.

Määritä yksittäiset kansiot manuaalisesti

Voit hallita paremmin arkistoituja yksittäisiä kansioita napsauttamalla kansiota hiiren kakkospainikkeella ja napsauttamalla Ominaisuudet.

Napsauta AutoArchive-välilehteä ja valitse asetukset, jotka haluat muuttaa kyseiselle kansiolle. Esimerkiksi et ehkä halua arkistoida tiettyä kansiota tai siirtää arkistoituja tietoja tiettyyn kansioon.

Jos haluat arkistoida ja varmuuskopioida manuaalisesti manuaalisesti, napsauta Tiedosto-välilehteä, Siivousvälineet ja sitten Arkisto.

Napsauta vieressä olevaa valintanappia Arkistoi tämä kansio ja kaikki alikansiot. Valitse kansio, jonka haluat arkistoida. Tässä esimerkissä haluamme arkistoida tämän kansion omaan tiettyyn paikkaan.

Pst-tiedostot tallennetaan asiakirjojen kansioon ja jos tarvitset niitä myöhemmin.

Kun olet määrittänyt automaattisen arkistoinnin, voit etsiä arkistoitujen tiedostojen kohteita. Laajenna luettelossa oleva Arkistot-kansio Navigointi-ruudussa. Tämän jälkeen voit tarkastella ja käyttää viestejäsi.

Voit myös käyttää niitä napsauttamalla Tiedosto-välilehteä Avaa sitten Avaa Outlook-tiedosto.

Sitten voit selata arkistoitua tiedostoa, jonka haluat avata.

Vanhojen sähköpostiviestien arkistointi on hyvä tapa auttaa pitämään mukava puhdas postilaatikko, nopeuttaa Outlook-kokemusta ja säästää tilaa sähköpostipalvelimessa. Toinen mukava asia on, että voit määrittää sähköpostiarkistosi ja tietyt kansiot vastaamaan sähköpostisi tarpeita.