Miten koskaan faksata asiakirjaa uudelleen

Faksilaitteet kuljettavat edelleen kaikkialla maailmassa sijaitsevissa toimistoissa. Valtion virastot, asianajajat, lääkärit ja muut hitaasti liikkuvat organisaatiot vaativat usein fakseja - parhaimmillaan se on välttämätön paha.

Faksia pidetään usein turvallisempana kuin sähköposti, vaikka se ei todellakaan ole. Faksilaitteet kommunikoivat puhelinlinjoilla ilman salaus- ja faksilaitteita pidetään usein kiireisillä alueilla, joissa kuka tahansa dokumentti voi helposti tarttua.

Faksin vaihtoehdot

Faksien lähettämiseen on paljon vaihtoehtoja. Jos et ole rajoittanut lakeja tai koska henkilö, joka haluaa käyttää faksia, kokeile jotakin seuraavista vaihtoehdoista:

• Sähköposti-asiakirjat: Kyllä, nöyrä sähköposti voi korvata useita fakseja. Olet todennäköisesti faksaamassa tietokoneesta kirjoitetun asiakirjan, joten miksi vaivaa faksi käyttämällä? Liitä tiedosto sähköpostitse tai lisää vain tärkeä teksti sähköpostitse.
• Skannaus ja sähköposti: Jos sinulla on faksilaite, joka toimii myös skannerina, voit skannata paperiasiakirjoja tietokoneeseen PDF-tiedostoina. Liitä nämä PDF-tiedostot sähköpostitse lähettämään ne. Voit jopa yrittää käyttää puhelinta skannata asiakirja - varmista, että se ei ole paras laatu, mutta olemme nähneet joitakin melko heikkolaatuisia fakseja.
• Lataa asiakirjat: Jotkin organisaatiot voivat sallia ladata nämä skannatut asiakirjatiedostot verkossa sen sijaan, että vain lähetettäisiin niitä.
• Käytä etanapostia: Etanaposti on hitaampi vaihtoehto faksille, joka on pahempaa monella tavalla, mutta se ei ole aina huono. Jos sinulla ei ole faksilaitetta ja asiakirja ei ole kiireellinen, voit yleensä lähettää asiakirjan useimmille organisaatioille faksin lähettämisen sijaan. Varmasti, sinun on käsiteltävä postijärjestelmää, mutta ainakin sinun ei tarvitse faksata mitään.

Allekirjoita asiakirjat tulostamatta niitä

Saatat joutua allekirjoittamaan asiakirjoja ja lähettämään ne jollekin, ja kun ne on tulostettu, saatat joutua faksien lähettämiseen. Loppujen lopuksi vaihtoehto olisi tulostaa asiakirja, allekirjoittaa se, skannata se takaisin tietokoneeseen ja lähettää sen sähköpostitse. Sen sijaan, että tuhlaat aikaa, voit käyttää ohjelmistoa todellisen allekirjoituksen käyttämiseen tietokoneesi dokumenttiin. Yksinkertaisesti tallenna allekirjoitus kerran ja se tallennetaan kuvaksi, jota voit hakea asiakirjoihin. Voit allekirjoittaa tulevia asiakirjoja helposti tulostamatta niitä.

Jos sinulla on tabletti, jossa on kynää, voit myös käyttää kynää allekirjoittamaan asiakirjan suoraan näytölle.

Faksaa asiakirja verkossa

Online-faksipalvelut mahdollistavat faksin lähettämisen ilman oman tai jopa puhelinlinjan faksilaitetta. Voit ladata asiakirjan Web-pohjaisen käyttöliittymän avulla ja syöttää vastaanottajan puhelinnumeron. Itse palvelu huolehtii kaikista viimeistä meripeninkulmaa sisältävästä tavarasta, faksien asiakirjan etäfaksilaitteelle omilla puhelinlinjoillaan.

Jos sinun tarvitsee vain lähettää fakseja harvoin, nämä palvelut mahdollistavat muutaman sivun lähettämisen täällä ja ilman senttiä. Jos sinun on faksattava asiakirjoja useammin, saatat joutua maksamaan jotain - mutta sinun on kuitenkin maksettava faksilaitteesta ja puhelinlinjasta..

Näihin palveluihin liittyy teknisesti faksausta, mutta ainakin he eivät tunne käyttävänsä raskaita vanhoja faksilaitteita eivätkä edellytä, että sinulla on lankapuhelin.

Vastaanota faksi verkossa

Faksin vastaanottaminen voi olla päänsärky, jos sinulla on kotitoimisto. Faksi täytyy olla päällä ja kuunnella fakseja koko ajan. Tarvitset erillisen linjan faksien vastaanottamiseksi, joten et menetä mitään fakseja, kun olet puhelimessa. Saatat yrittää pyytää ihmisiä lähettämään sinulle faksin tiettyyn aikaan, kun olet varma, että lankapuhelimesi ei ole sidottu.

Pyydä ihmisiä skannaamaan ja lähettämään sinulle asiakirjoja sen sijaan, että käsittelisitte kaikkia tätä hölynpölyä. Voit myös käyttää muita työkaluja, jos et halua luottaa sähköpostiin - esimerkiksi voit käyttää JotFormia yhdessä Dropboxin kanssa luomaan verkkosivun, jossa ihmiset voivat ladata PDF-tiedostoja ja ne näkyvät Dropbox-kansiossa.

Voit myös yrittää käyttää palvelua, joka tarjoaa sinulle erillisen faksinumeron ja jonka avulla voit vastaanottaa fakseja siellä. Nämä kustannukset maksavat yleensä rahaa - faksipalvelun on maksettava omistettu lankapuhelinnumero ja seurattava sitä sinulle. eFax tarjoaa 10 ilmaista tulevaa sivua kuukaudessa, vaikka ne eivät anna sinulle vapaita lähteviä sivuja. HelloFaxin avulla voit lähettää viisi vapaata sivua, mutta se on niin. Jokaisella ilmaisella online-faksipalvelulla on tällainen saalis - ilmainen tarjous on mahdollista vetää sinut sisään, kun taas tärkeimmistä ominaisuuksista on maksettava. Faksaaminen edellyttää liittymistä faksi- ja lankapuhelinnumeroihin, eikä se ole ilmainen. Sitä käytetään usein myös liiketoiminnallisiin tarkoituksiin, ja yritykset ovat valmiita käyttämään rahaa tällaiseen tilanteeseen.

Viimeinen lomakeskus: Käytä todellista faksilaitetta ilman omaa

Jos et halua käsitellä verkkopalveluja tai etanapostia ja sinulla ei ole muuta vaihtoehtoa kuin lähettää satunnainen asiakirja faksina, on edelleen vaihtoehto ostaa omaa faksilaitetta ja käyttää lankapuhelinta. Voit luultavasti vierailla kopiointia tarjoavassa paikallisessa myymälässä ja he voivat maksaa muutaman sentin faksin lähettämiseen. Tämä ei ole ihanteellinen, jos lähetät usein fakseja, mutta jos joudut faksimaan jotain kerran vuodessa, tämä voi olla kunnossa.

Tietysti tähän liittyy edelleen faksi. Jotkin organisaatiot tarvitsevat vain fakseja ja et välttämättä tunne, että erittäin arkaluonteisten asiakirjojen lataaminen web-pohjaiseen faksipalveluun ei onnistu. Et voi tehdä paljon, jos sinun on käsiteltävä fakseja vaativaa organisaatiota.

Faksin lähetys on vielä jonkin aikaa kanssamme, jos vain sellaisten määräysten takia, jotka kannustavat terveydenhuolto- ja oikeudellisia järjestöjä käyttämään vanhempaa faksijärjestelmää modernien vaihtoehtojen sijasta.

Kuvaluotto: Abhisek Sarda Flickrissä, tarinat vaeltavista youkaiista Flickrissä, AuthenticEccentric Flickrissä