Kuinka suojata asiakirjoja ja PDF-tiedostoja omistajan ja käyttäjän salasanojen avulla LibreOfficessa
Suojaa PDF-tiedosto on kaksi tapaa: omistajan salasana ja käyttäjän salasana. Selitämme kunkin tavoitteen ja näytämme, miten niitä voidaan soveltaa PDF-tiedostoihisi.
Omistaja tai käyttöoikeudet salasanan avulla voit hakea käyttöoikeuksia PDF-tiedostoon. Jos esimerkiksi et halua sallia PDF-tiedoston tulostamista tai sivujen poistamista, voit valita, mitä haluat sallia, eikä sallita ja käytä omistajan salasanaa PDF-tiedostoon. Omistajan salasana voidaan kutsua myös pääsalasanaksi. Sen avulla voit muuttaa näitä oikeuksia.
Käyttäjä tai Avoin-salasana sallii käyttäjän vaatia salasanan näyttämään PDF-tiedoston. Jos ne eivät anna oikeaa salasanaa, PDF-tiedosto ei avaudu.
PDF-tiedostojen suojaamiseksi on olemassa useita online-palveluita, kuten PDFProtect, mutta jos haluat lisätä salasanan arkaluonteiseen asiakirjaan, et todennäköisesti lataa sitä palveluun, jota et tiedä. Joten keskitymme tämän oppaan parhaaseen offline-tilaan.
Olemme havainneet, miten salasanalla suojattu PDF-tiedosto luodaan Microsoft Wordissa, mutta se lisää vain käyttäjän salasanan. Omistajan salasanaa ei voi lisätä. Teimme jonkin verran tutkimusta ja löysimme parhaan vaihtoehdon PDF-tiedostojen suojaamiseen offline-tilassa on ilmainen toimistopaketti LibreOffice. Näytämme, miten Microsoft Word- tai LibreOffice Writer -asiakirjan suojaaminen salasanalla ja miten salasanalla suojattu PDF-tiedosto luodaan asiakirjasta.
HUOMAUTUS: Käytämme esimerkissämme Word-tiedostoa, mutta voit tehdä samoin LibreOffice Writer -asiakirjoilla (.odt-tiedostoilla). Voit myös avata PDF-tiedostoja LibreOfficessa. Ne avautuvat LibreOffice Drawissa, vaikka olisit Writer, Calc tai Impress, mutta salasanan suojausmenetelmä Drawissa on sama kuin muissa LibreOffice-ohjelmissa, ja sitä kuvataan kohdassa ”Asiakirjan muuntaminen Salasanasuojattu PDF-tiedosto ”alla. Muunnat suojaamattoman PDF-tiedoston salasanalla suojatuksi.
Avaa ja anna salasanoja dokumenttiin
Lataa LibreOffice ja asenna se ennen kuin aloitat, tai voit ladata kannettavan version, jos et halua asentaa LibreOfficea. Avaa LibreOffice Writer ja avaa sitten Word-tiedosto. Napsauta työkalupalkin Tallenna-painiketta alaspäin osoittavaa nuolta ja valitse avattavasta valikosta Tallenna nimellä.
Siirry Tallenna nimellä -valintaikkunassa kohtaan, johon haluat tallentaa suojatun asiakirjan. Esimerkkinämme aiomme korvata alkuperäisen asiakirjan. Jos haluat tallentaa suojatun asiakirjan uudeksi tiedostoksi, syötä tiedoston nimi "Tiedostonimi" -ruutuun. Jos haluat suojata salasanan, tarkista "Tallenna salasanalla" -ruutu. Valitse sitten Tallenna.
Jos vaihdat alkuperäisen tiedoston, vahvista Tallenna nimellä -valintaikkuna tulee näkyviin. Vaihda tiedosto napsauttamalla Kyllä.
Aseta salasana -valintaikkunassa voit määrittää kahden tyyppisiä salasanoja, kuten PDF-tiedostojen käyttäjän ja omistajan salasanat. Jos haluat pyytää käyttäjää antamaan salasanan asiakirjan tarkastelemiseksi (kuten käyttäjän salasana), kirjoita salasana ”Anna salasana avatuksi” -ruutuun ja “Vahvista salasana” -ruutu kohdassa ”Tiedoston salaussalasana”. Jos haluat myös suojata asiakirjaa muokkausta vastaan (kuten omistajan salasanan), napsauta valintaikkunan keskellä olevaa Asetukset-kohtaa ja kirjoita salasana ”Anna salasana, jotta muokkaus” -ruutuun ja ”Vahvista salasana” -ruutu alle Tiedoston jakamisen salasana.
HUOMAUTUS: Tiedostojen jakamisen salasana toimii vain LibreOffice Writer -asiakirjoissa, ei Word-asiakirjoissa. Jos haluat käyttää File Sharing Password -ohjelmaa, tallenna asiakirja .odt-tiedostoksi, joka on ensimmäinen vaihtoehto Tallenna nimellä -luettelosta Tallenna nimellä -valintaikkunassa..
Salasanan syöttäminen muokkauksen sallimiseksi aiheuttaa asiakirjan avaamisen vain luku -tilassa. Jos haluat avata tiedoston vain luku -tilassa oletusarvoisesti ilman salasanaa, valitse Avaa tiedosto vain luku -ruutuun ja jätä salasana-ruudut Tiedostonjako salasanan tyhjäksi.
Valitse OK..
Jos käytit avointa salasanaa asiakirjaan, seuraavan kerran, kun avaat tiedoston, sinua pyydetään antamaan avoin salasana.
Jos tiedosto on LibreOffice Writer -asiakirja (.odt) ja olet määrittänyt sille tiedostonjako-salasanan, asiakirja avataan vain luku -tilassa. Voit muokata asiakirjaa napsauttamalla keltaisen palkin Muokkaa dokumenttia -painiketta.
Sinua pyydetään antamaan tiedostonjako-salasana, jotta voit muokata tiedostoa.
Asiakirjan muuntaminen salasanalla suojatuksi PDF-tiedostoksi
Voit myös muuntaa Word-asiakirjan tai LibreOffice-asiakirjan salasanalla suojatuksi PDF-tiedostoksi ja soveltaa siihen käyttäjän ja omistajan salasanoja. Voit tehdä tämän avaamalla asiakirjan ja valitsemalla Tiedosto-valikosta “Vie PDF-muodossa”.
Napsauta PDF-asetukset-valintaikkunassa Suojaus-välilehteä.
Tiedoston salaus ja käyttöoikeudet -kohdassa on alun perin "Ei avoin salasana asetettu" (käyttäjän salasana) ja "Ei lupasalasana" (omistajan salasana). Voit asettaa nämä salasanat napsauttamalla ”Aseta salasanat”.
Kirjoita Set passwords (Aseta salasanat) -valintaikkunan Set open password (Määritä avoin salasana) -kohdassa käyttäjän salasana kahdesti, jota tarvitaan PDF-tiedoston tarkasteluun. Syötä Omistajan salasana -kohdassa Omistajan salasana, joka estää PDF-tiedoston tulostamisen, muokkaamisen tai sen sisältämän sisällön. Valitse OK..
HUOMAUTUS: Sinun ei tarvitse käyttää molempia salasanoja, mutta suosittelemme, että teet parempaa turvallisuutta. PDF-tiedosto, jossa on vain yksi sovelletuista salasanoista (jompikumpi), ei ole yhtä turvallinen kuin sellainen, jolla on molemmat salasanat. Planet PDF selittää, miksi kaksi salasanaa on parempi kuin yksi PDF-tiedostojen suojaamisessa.
Palautat PDF-asetukset -valintaikkunaan ja asetetun salasanan tila näkyy Set Passwords (Aseta salasanat) -painikkeen alapuolella. Jos valitsit luvan (omistajan) salasanan, valintaikkunan oikealla puolella olevat vaihtoehdot tulevat aktiivisiksi. Jos et halua kenenkään tulostavan asiakirjaa tai tehdä mitään muutoksia asiakirjaan, valitse Tulostus ja muutokset -kohdasta ”Ei sallittu”. Jos haluat vain rajoittaa tulostustyyppiä ja tehtäviä muutoksia, valitse toinen vaihtoehto Tulostus ja muutokset -kohdassa. Jos et halua, että kukaan kopioi sisältöä PDF-tiedostostasi, varmista, että ”Ota sisällön kopiointi” -ruutu on valittuna. Saavutettavuutta varten on hyvä jättää "Ota käyttöön pääsy esteettömyystyökaluihin" -ruutu valittuna. Napsauta "Vie".
Siirry "Vie" -valintaikkunassa kansioon, johon haluat tallentaa salasanalla suojatun PDF-tiedoston. Anna tiedoston nimi Tiedostonimi-ruutuun ja valitse Tallenna..
Jos olet määrittänyt avoimen (käyttäjän) salasanan PDF-tiedostoon, sinua pyydetään antamaan salasana seuraavan kerran, kun avaat sen.
Näet otsikkorivin tiedostonimen oikealla puolella olevan "(SECURED)", mikä osoittaa, että se on salattu PDF-tiedosto.
Jos käytit PDF-tiedostoon käyttöoikeuden (omistajan) salasanaa ja et halua sallia tulostusta, huomaat, että "Tulosta" -vaihtoehto on harmaa, kun napsautat "Tiedosto" -välilehteä.
Menettelyt, joilla lisätään asiakirjaan avoimet ja käyttöoikeuksien salasanat ja asiakirjan muuntaminen salasanalla suojatuksi PDF-tiedostoksi, ovat samat myös LibreOffice Calcissa, Impressissa ja Drawissa.
