Kuinka suojata työkirjoja, laskentataulukoita ja soluja muokkauksesta Microsoft Excelissä

Olet työskennellyt kovasti taulukkolaskentaasi. Et halua kenenkään sekoittavan sitä. Onneksi Excel tarjoaa joitakin melko hyviä työkaluja, joilla estetään ihmisiä muokkaamasta eri työkirjan osia.

Suojaus Excelissä on salasana, ja se tapahtuu kolmella eri tasolla.

työkirja: Sinulla on muutamia vaihtoehtoja työkirjan suojaamiseksi. Voit salata sen salasanalla rajoittaaksesi, kuka voi jopa avata sen. Voit tehdä tiedoston avattavaksi vain oletusarvoisesti, jotta ihmiset voivat valita sen muokkaamisen. Ja suojaat työkirjan rakennetta niin, että kuka tahansa voi avata sen, mutta he tarvitsevat salasanan järjestääkseen uudelleen, nimeä, poistamaan tai luomaan uusia työarkkeja.
taulukko: Voit suojata yksittäisten laskentataulukoiden tietoja.
Cell: Voit myös suojata vain tietyt laskentataulukon solut. Teknisesti tämä menetelmä käsittää työarkin suojaamisen ja sen, että tietyt solut voidaan vapauttaa tästä suojauksesta.

Voit jopa yhdistää näiden eri tasojen suojauksen eri vaikutuksille.

Suojaa koko työkirja muokkauksesta

Sinulla on kolme vaihtoehtoa koko Excel-työkirjan suojaamiseksi: työkirjan salaus salasanalla, työkirjan lukeminen vain tai työkirjan rakenne.

Salaa työkirjan salasanalla

Paras suojaus voidaan salata salasanalla. Aina kun joku yrittää avata asiakirjan, Excel kehottaa heitä ensin salasanaa.

Voit määrittää sen avaamalla Excel-tiedoston ja menemällä Tiedosto-valikkoon. Näkyviin tulee "Info" -luokka. Napsauta Suojaa työkirja -painiketta ja valitse avattavasta valikosta ”Salaa salasanalla”.

Kirjoita avautuvassa Encrypt Document -ikkunassa salasana ja napsauta sitten OK.

Huomautus: Huomaa tässä ikkunassa oleva varoitus. Excel ei anna mitään tapaa palauttaa unohtunut salasana, joten varmista, että käytät sellaista, jota muistat.

Vahvista salasana uudelleen ja napsauta sitten OK.

Palautat Excel-arkille. Mutta kun olet sulkenut sen, Excel avaa seuraavan kerran seuraavan salasanan.

Jos haluat koskaan poistaa salasanan suojauksen tiedostosta, avaa se (mikä edellyttää tietenkin nykyisen salasanan antamista) ja noudata samoja ohjeita, joita käytit salasanan määrittämisessä. Tee tällä kertaa salasana-kenttä tyhjäksi ja napsauta sitten OK.

Tee vain työkirja

Työkirjan avaaminen vain lukukelpoisena on erittäin yksinkertaista. Se ei tarjoa todellista suojaa, koska jokainen, joka avaa tiedoston, voi sallia muokkauksen, mutta se voi toimia ehdotuksena varovaiseksi muokkaamalla tiedostoa.

Nyt kun joku (mukaan lukien sinä) avaa tiedoston, he saavat varoituksen siitä, että tiedoston kirjoittaja haluaisi, että ne avaavat sen vain luettavaksi, ellei heidän tarvitse tehdä muutoksia.

Jos haluat poistaa vain luku -asetuksen, mene takaisin Tiedosto-valikkoon, napsauta uudelleen Suojaa työkirja -painiketta ja vaihda ”Aina avoinna vain luku” -asetus pois päältä.

Suojaa työkirjan rakenne

Lopullinen tapa lisätä suojaa työkirjan tasolla on työkirjan rakenteen suojaaminen. Tämäntyyppinen suoja estää käyttäjiä, joilla ei ole salasanaa, tekemään muutoksia työkirjan tasolla, jolloin he eivät voi lisätä, poistaa, nimetä uudelleen tai siirtää työarkkeja.

Kirjoita salasana ja napsauta OK.

Vahvista salasanasi ja napsauta OK.

Kuka tahansa voi silti avata asiakirjan (olettaen, että et myöskään salannut työkirjaa salasanalla), mutta heillä ei ole pääsyä rakenteellisiin komentoihin.

Jos joku tietää salasanan, he voivat saada nämä komennot siirtymällä "Review" -välilehdelle ja napsauttamalla "Protect Workbook" -painiketta.

Ne voivat syöttää salasanan.

Ja rakenteelliset komennot tulevat saataville.

On kuitenkin tärkeää ymmärtää, että tämä toiminto poistaa työkirjan rakenteen suojauksen asiakirjasta. Palauta se uudelleen, sinun täytyy palata tiedoston valikkoon ja suojata työkirja uudelleen.

Suojaa laskentataulukko muokkauksesta

Voit myös suojata yksittäisiä työarkkeja muokkauksesta. Kun suojaat laskentataulukon, Excel lukitsee kaikki solut muokkauksesta. Työarkin suojaaminen tarkoittaa, että kukaan ei voi muokata, muotoilla tai poistaa sisältöä.

Napsauta Excel-nauhan "Review" -välilehteä.

Napsauta Protect Sheet.

Syötä salasana, jota haluat käyttää, kun haluat avata levyn tulevaisuudessa.

Valitse käyttöoikeudet, jotka haluat käyttäjien olevan laskentataulukon jälkeen. Voit esimerkiksi sallia, että ihmiset voivat muotoilla, mutta eivät poista rivejä ja sarakkeita.

Napsauta OK, kun olet valinnut käyttöoikeudet.

Anna salasana, jonka olet tehnyt vahvistaaksesi, että muistat sen, ja napsauta sitten OK.

Jos sinun on poistettava tämä suoja, siirry "Review" -välilehdelle ja napsauta "Unprotect Sheet" -painiketta.

Kirjoita salasana ja napsauta sitten OK.

Sivusi on nyt suojaamaton. Huomaa, että suojaus on kokonaan poistettu ja että haluat suojata levyä uudelleen, jos haluat.

Suojaa tietyt solut muokkauksesta

Joskus kannattaa vain suojata tiettyjä soluja muokkaamasta Microsoft Excelissä. Saatat esimerkiksi olla tärkeän kaavan tai ohjeiden, joita haluat säilyttää. Riippumatta syystä voit helposti lukita vain tietyt solut Microsoft Excelissä.

Aloita valitsemalla solut Älä haluat olla lukittuna. Se saattaa tuntua vastakkaiselta, mutta hei, se on toimisto sinulle.

Napsauta nyt hiiren kakkospainikkeella valittuja soluja ja valitse ”Format Cells” -komento.

Siirry Format Cells -ikkunassa Suojaus-välilehteen.

Poista "Lukittu" -valintaruutu.

Valitse sitten OK.

Nyt kun olet valinnut solut, joille haluat sallia muokkauksen, voit lukita loput työarkista noudattamalla edellisen osan ohjeita.

Huomaa, että voit lukita työarkin ensin ja valita sitten solut, jotka haluat avata, mutta Excel voi olla hieman hilseilevä. Tämä menetelmä, jolla valitaan solut, jotka haluat pysyä lukittuna, ja sitten arkin lukitus toimii paremmin.