Outlook-datatiedoston koon pienentäminen

Outlook-datatiedostot voivat saada hyvin suuria aikoja, varsinkin jos saat paljon liitteitä. Vaikka poistat vanhoja viestejä, Outlook-datatiedoston kokoa ei vähennetä vastaavasti.

Outlook-tietotiedostot (.pst- ja .ost-tiedostot) sisältävät kaikki sähköpostisi (kaikissa kansioissasi, mukaan lukien lähetetyt sähköpostit), yhteystiedot, kalenterimerkinnät, tehtävät ja muistiinpanot sekä niihin liittyvät liitetiedostot. Kun lähetät ja vastaanotat lisää sähköposteja ja liitetiedostoja, lisää lisää tapaamisia kalenteriin ja luo lisää tehtäviä ja muistiinpanoja, Outlook-tietotiedostosi voivat kasvaa helposti useaan gigatavuun. Kaivos on yksi gigatavu, mutta se on vielä melko suuri.

Vaikka tyhjennä Poistetut kohteet -kansio tai poistettaisiin se automaattisesti, kun poistut Outlookista, datatiedostossa oleva tila ei vapautu. Voit kuitenkin palauttaa tämän tilan tiivistäminen Outlook-tiedostotiedosto. Näin voit tehdä.

Ensimmäinen vaihe: Tarkasta tilisi ja poista se, mitä et tarvitse

Ennen kuin teet tiivistysprosessin läpi, haluat mennä läpi Outlookin ja poistaa kaikki mitä et tarvitse. Suosittelemme tarkistamaan, kuinka suuret eri kansiot ovat, joten tiedät, mitä kohteita vapautuu eniten tilaa. Muista, että sähköpostiviestien lisäksi voit myös poistaa kalenterin, tehtävät ja muistiinpanot. Jos haluat tarkistaa kansioiden koot, valitse Saapuneet (tai muu kansio) tilistä (Outlook-tiedosto), jonka haluat kompakti, ja napsauta Tiedosto-välilehteä.

Napsauta Backstage-näytössä "Tools" ja valitse avattavasta valikosta "Mailbox Cleanup".

Valitse Postilaatikon puhdistus -valintaikkunassa Näytä postilaatikon koko.

Kansion koko -valintaikkuna näyttää valitun tilin kunkin kansion koon. Selaa ja katso, mitkä kansiot ovat suurempia, ja haluat ehkä poistaa kohteita. Napsauta Sulje, kun olet valmis.

Jos haluat nähdä poistettujen kohteiden kansion koon, valitse Näytä poistettujen kohteiden koko.

Poistetut kohteet -kansiomme ei ole valtava, mutta meidän pitäisi tyhjentää se joka tapauksessa ennen datatiedoston tiivistämistä. Valitse Sulje.

Palaat Postilaatikon siivous -valintaikkunaan. Jos haluat poistaa lisää kohteita tililtäsi, palaa tilillesi napsauttamalla Sulje. Valitse haluamasi sähköpostit, kalenterit, tehtävät ja muistiinpanot ja paina Poista. Voit myös poistaa valitut kohteet pysyvästi painamalla Shift + Delete-näppäintä poistamalla Poistetut kohteet -kansiosta.

Vaihe kaksi: Tyhjennä poistetut kohteet -kansio

Haluat myös tyhjentää roskakorin tai ”Poistetut kohteet” -kansion ennen kuin jatkat. Jos Poistetut kohteet -kansiossa on vielä kohteita, voit tyhjentää kansion kahdella tavalla. Yksi tapa on klikata ”Tyhjennä” Postilaatikon siivous -valintaikkunassa, jos se on vielä auki.

Näyttöön tulee vahvistusikkuna, jossa varmistetaan, että haluat poistaa pysyvästi poistetut kohteet -kansiossa olevat kohteet. Valitse Kyllä.

Jos Postilaatikon puhdistus -valintaikkuna ei ole avoinna, voit myös tyhjentää Poistetut kohteet -kansiot suoraan tilillesi Mail-ruudussa. Varmista ensin, että Mail-ruutu on aktiivinen. Paina Ctrl + 1 avataksesi Mail-ruudun, jos se ei ole. Napsauta sitten hiiren kakkospainikkeella poistettavan tilin kansiota, jonka haluat kompakti, ja valitse ponnahdusvalikosta ”Tyhjennä kansio”. Sama vahvistusvalintaikkuna näkyy edellä.

Kolmas vaihe: Compact Outlook -tietokantasi

Nyt kun olet poistanut kohteita, joita et halua, ja tyhjennät poistetut kohteet -kansiossa, on aika tiivistää Outlook-tiedosto. Napsauta Outlookin pääikkunassa uudelleen Tiedosto-välilehteä. Varmista sitten, että Tilitietojen näyttö on aktiivinen. Jos näin ei ole, napsauta vasemmalla olevien kohteiden luettelossa "Info". Valitse “Account Settings” ja valitse sitten “Account Settings” avattavasta valikosta.

Napsauta Tiliasetukset-valintaikkunassa ”Tiedostotiedostot” -välilehteä.

Valitse luettelosta Outlook-tiedosto, jonka haluat kompakti, ja valitse sitten Asetukset.

Jos parhaillaan valittu tili on POP3-tili (.pst-tiedosto), näyttöön tulee seuraava valintaikkuna. Napsauta Compact Now.

Muussa tapauksessa, jos valittu tili on IMAP-tili (.ost-tiedosto), näyttöön tulee seuraava valintaikkuna. Napsauta Compact Now.

Seuraava valintaikkuna tulee näkyviin, kun Outlook-datatiedosto on tiivistetty.

Kun tiivistysprosessi on suoritettu, sinut palautetaan Outlook Data File (tai Outlook Data File Settings) -valintaikkunaan. Sulje se napsauttamalla OK tai Cancel.

Valitse Tilin asetukset -valintaikkunassa Sulje.

Outlook-datatiedostomme meni noin 951 Mt: sta noin 845 Mt: iin, joten saimme takaisin hieman yli 100 Mt levytilaa. Mitä suurempi tiedosto on, sitä enemmän tilaa saat todennäköisesti takaisin.

Outlook-datatiedostojen tiivistäminen ei vain auta säästämään levytilaa, vaan myös parantamaan Outlookin suorituskykyä. Suuri Outlook-tietotiedosto voi tehdä Outlookista kauemman käynnistyksen, työskentelyn ja sammuttamisen. Niinpä Outlook-datatiedoston säännöllinen tiivistäminen on älykäs asia.