Kuvia sisältävien Microsoft Office -asiakirjojen pienentäminen
Jopa näinä aikoina nopean internetyhteyden, valtavien kiintolevyjen ja ilmaisten pilvivarastojen kuormituksen yhteydessä tiedostojen koko on joskus tärkeää. Saatat olla rajoitettu tiedostojen koon mukaan, jotka voit lähettää tai vastaanottaa sähköpostitse, tai saatat joutua olemaan vähäistä peukaloissa. Riippumatta syystä, jos sinulla on Office-dokumentteja, jotka sisältävät kuvia, voit ehkä vähentää merkittävästi näiden tiedostojen kokoa.
Office toimii jo kulissien takana, jotta tiedostojen koot pysyvät pieninä. Uudempi DOCX-tiedostotyyppi toimii olennaisesti ZIP-tiedostona ja pakkaa tiedoston sisältöä. Kuvat ja teksti, jotka näkyvät asiakirjassa useammin kuin kerran, tallennetaan vain kerran varsinaiseen tiedostoon. Joten ainakin uusissa Office-sovellusten versioissa huomaat, että suuret tiedostokoot ovat yleensä seurausta siitä, että dokumenteissasi on paljon erilaisia kuvia.
Hyvä uutinen on, että Office-sovellukset tarjoavat myös käteviä työkaluja näiden kuvakokojen säilyttämiseen. Tässä artikkelissa käytämme esimerkkinä Office 2016: ta (tarkemmin sanottuna Word 2016). Mutta löydät samoja työkaluja, joita keskustelemme muissa Office-sovelluksissa, kuten Excelissä ja PowerPointissa, ja aiemmissa Office-versioissa, jotka palaavat ainakin Office 2010: ään.
Pakkaa kuvat Office-asiakirjaasi
Ensimmäisen askeleen, jolla sinun pitäisi pyrkiä vähentämään kuvatiedoston kokoa, on pakata nämä kuvat. Jokainen Office-sovellus tarjoaa kätevän työkalun juuri tähän. Käytämme Wordia täällä (ja mitä me viittaamme seuraavissa vaiheissa), mutta ominaisuudet löytyvät samasta paikasta muissa Office-sovelluksissa.
Valitse asiakirjasta mikä tahansa kuva valitaksesi sen. Napsauta Format-valikkoa, joka näkyy Office-työkalurivillä, kun valitset kuvan.
Valitse Muotoile-valikosta Pakkaa kuvat -painike.
Valitse Kuvien pakkaaminen -ikkunassa "Käytä vain tähän kuvaan", jos haluat pakata vain valitsemasi kuvan. Kun tätä asetusta ei ole valittu, toimet koskevat kaikkia asiakirjan kuvia. Valitse ”Poista rajattujen alueiden alueet”, jos dokumentissa on rajattuja kuvia ja haluat poistaa poistetut alueet. Huomaa, että jos valitset tämän vaihtoehdon, et voi peruuttaa rajausta myöhemmin, ellet aseta alkuperäistä kuvaa uudelleen. Voit myös valita tarkkuuden, johon kuvia pakataan. Valitse pienin resoluutio, joka kattaa tarpeesi. Napsauta OK, kun olet valmis.
Riippuen asiakirjassa olevien kuvien määrästä, Word saattaa kestää muutaman hetken pakata ne kaikki. Kun se on valmis, tallenna asiakirja ja tarkista uusi tiedostokoko. Jos et ole varma, että haluat säilyttää muutokset, voit aina tallentaa asiakirjan uuteen tiedostoon ja verrata sitten tiedoston kokoa alkuperäiseen versioon.
Poista muokkaustiedot kuvista
Office-sovellukset tarjoavat kaikenlaisia hyviä kuvankäsittelyvälineitä, jotka on rakennettu suoraan sisään. Kun käytät niitä, Word säilyttää alkuperäisen kuvan ja pitää kirjaa tekemistäsi muutoksista, jotta voit kumota ne tai palata alkuperäiseen kuvaan, jos haluat . Jos olet tyytyväinen kuvien muotoiluun, kaikki tallennetut muokkaustiedot lisäävät tiedoston kokoa. Jos asiakirjassa olevien kuvien pakkaaminen ei saanut tiedostokokoa riittävän pieneksi, voit myös poistaa Wordin tallennetut muotoilutiedot. Jälleen kerran, haluat ehkä tallentaa asiakirjan uuteen tiedostoon ennen kuin aloitat, jotta voit tarvittaessa palata alkuperäiseen tiedostoon.
Kun asiakirja on avattu, napsauta Tiedosto-valikkoa.
Valitse Tiedosto-valikosta Asetukset.
Valitse Word-asetukset-ikkunassa vasemmalla olevista valinnoista Lisäasetukset.
Selaa Advanced Word Options -ikkunassa oikealla olevan kuvan koko ja laatu -osiossa alaspäin. Valitse "Hylkää muokkaustiedot" -vaihtoehto, jos haluat, että Word hylkää muotoilutiedot tallennettaessa tiedostoa. Tässä osassa olevat muut vaihtoehdot mahdollistavat asiakirjan suojaamisen pakattujen kuvien estämisen ja valitsemalla oletusresoluutin, kun kuvat tiivistetään (vaikka voit aina valita uuden tarkkuuden puristettaessa).
Kun olet tehnyt sen, tallenna tiedosto (tai tallenna uusi tiedosto) ja tarkista sitten uuden tiedoston koko. Se on todennäköisesti mennyt hyvin.
Esimerkissä olemme ottaneet Word-tiedoston (”File 1.docx” seuraavassa kuvassa), joka sisältää noin 20 laadukasta kuvaa ja joiden koko on lähes 48 MB. Monet näistä kuvista leikattiin, jotkut niistä muutettiin ja useita muokattiin muilla tavoilla. Kun kuvat on pakattu ja tallennettu muotoilutiedot poistettu, uusi tiedosto (”Tiedosto 2 (pakattu) .docx” seuraavassa kuvassa) on nyt hieman alle 35 Mt, mikä on noin 27% pienempi kuin tiedostokoko. Voit myös havainnollistaa DOCX-muodossa olevan sisäänrakennetun pakkauksen myös zipattua tiedoston. Kuten näette, zip- ja unzipped-tiedostojen välinen koon ero on vähäinen.
Ja se on niin! Kuvat ovat suuria ja ne voivat nopeasti lisätä Office-asiakirjojen kokoa. Mutta käyttämällä Office-sovellusten sisäänrakennettuja pakkausmenetelmiä ja poistamalla vanhoja muokkaustietoja, voit vähentää huomattavasti Office-asiakirjojen kokoa, jotka sisältävät kuvia ilman paljon vaivaa.
