Faksien lähettäminen ja vastaanottaminen verkossa ilman faksilaitetta tai puhelinlinjaa
Jotkut hitaasti liikkuvat yritykset ja julkisyhteisöt eivät ehkä hyväksy asiakirjoja sähköpostitse, pakottaen sinut lähettämään ne faksiin. Jos pakotetaan lähettämään faksi, voit tehdä sen tietokoneeltasi ilmaiseksi.
Olemme aiemmin käsitelleet keinoja allekirjoittaa asiakirjoja sähköisesti ilman tulostusta ja skannausta. Tämän prosessin avulla voit allekirjoittaa asiakirjan digitaalisesti ja faksata sen yritykselle - kaikki tietokoneellasi ja ilman mitään tulostusta.
Miten faksit toimivat (ja miksi ne ovat niin epämukavia)
Tämä ei ole niin helppoa kuin pitäisi. Kaikki faksilaitteet on liitetty tavallisiin vanhoihin puhelinlinjoihin. Kun käytät tavallista faksilaitetta, kyseinen faksilaite asettaa puhelun määrittämäsi numeroon. Faksilaite vastaanottajan numeroon vastaa ja asiakirja lähetetään puhelun kautta.
Tämä prosessi keksittiin ennen Internetiä ja tuntuu naurettavalta arkaaiselta tässä vaiheessa. Faksin suorittamiseksi henkilö voi kirjoittaa asiakirjan, tulostaa sen ja skannata sen faksilaitteeseen, joka lähettää sen puhelinlinjan kautta. Faksin vastaanottaja voi skannata faksattu asiakirja ja muuttaa sen takaisin digitaaliseksi tiedostoksi. He ovat tulleet täyteen ympyrään - asiakirja lähetettiin tietokoneesta toiseen tietokoneeseen, jossa on paljon lisätyötä ja kadonnut kuvanlaatu.
Ihannetapauksessa voit lähettää asiakirjan sähköpostitse tai turvallisemmalla online-menetelmällä. Monet yritykset pitävät faksiä turvallisena menetelmänä asiakirjojen lähettämisessä, mutta se ei todellakaan ole - jos joku löi puhelinlinjaa, he voisivat helposti siepata kaikki faksatut asiakirjat.
Faksi ei voi muodostaa suoraan Internetin välityksellä, koska faksilaite on kytketty vain puhelinlinjoihin. Jos haluat suorittaa faksin verkossa, tarvitsemme jonkinlaisen yhdyskäytävän, joka hyväksyy asiakirjat Internetin välityksellä ja lähettää asiakirjan faksilaitteelle. Siellä tulevat alla olevat palvelut. Anna heille asiakirja ja he tekevät ärsyttävää työtä, kun soitat faksilaitteen ja lähetät asiakirjan puhelulinjan kautta.
Voit lähettää faksin vain tietokoneella, mutta…
Voit tietysti ohittaa alla olevat palvelut. Microsoft Windows sisältää jopa faksin ja skannauksen sovelluksen, jonka avulla voit lähettää fakseja. Saalis on, että tarvitset tietokoneesi kytkettynä puhelinlinjaan - kyllä, tämä tarkoittaa sitä, että tarvitset puhelinverkkomodeemin. Tarvitset myös kiinteän puhelinyhteyden, ja sinun täytyy kertoa ihmisille pysyä puhelimessa, kun lähetät fakseja, aivan kuten vanhoissa puhelinverkkopäivissä. Tietysti, jos lähetät paljon faksia, voit maksaa erillisestä puhelinlinjasta - tämä saattaa olla välttämätöntä, jos saat paljon fakseja.
Tämä ei tietenkään ole ihanteellinen. Varmista, että jos haluat lähettää useita fakseja, mene eteenpäin ja osta faksilaite tai modeemi ja kiinnitä se lankapuhelimeen. Mutta et todennäköisesti tarvitse lähettää ja vastaanottaa fakseja usein - sinun on toivottavasti vain lähetettävä satunnainen faksi aina, kun törmäät organisaatioon, joka on juuttunut aiemmin.
Skannaa asiakirja tai käytä olemassa olevaa digitaalista tiedostoa
Perusprosessi on yksinkertainen. Ensinnäkin sinun täytyy skannata asiakirja, jonka haluat faksata, aivan kuin lähetät asiakirjan sähköpostitse. Jos sinulla ei ole skanneria, voit kokeilla skannausta älypuhelimella. Jos asiakirja on jo tiedosto tietokoneessa, onnittelut - sinun ei tarvitse skannata mitään.
Kun asiakirja on nyt digitaalisessa muodossa, voit lähettää sen palveluun, joka tekee häiritsevän faksin sinulle.
Lähetä fakseja verkossa, ilmaiseksi
On niin paljon online-faksipalveluja, että on vaikea tehdä tietoon perustuvaa päätöstä siitä, mihin valita. Ensimmäinen asia on harkita, millaista käyttäjää olet, kuinka usein lähetät faksin ja mitä ominaisuuksia tarvitset.
Virran käyttäjä: RingCentral Fax
Jos aiot lähettää herkkiä fakseja koko ajan tai työskentelet yrityksessä ja yrität valita palvelun, RingCentral Fax, joka on osittain Ciscon ja AT&T: n omistama, on luultavasti paras valinta tarpeisiisi. varsinkin koska niillä on paljon suuria suojausominaisuuksia ja tukea useille käyttäjille, joilla on erilliset faksilinjat.
Se sisältää kaikki ominaisuudet, joita voit kuvitella, mukaan lukien integroinnit Outlookiin, Google Driveen, Dropboxiin, Boxiin, ja voit jopa saada maksuttoman numeron. Siinä on myös paljon suojausominaisuuksia, jotka olisivat hyödyllisiä yrityksille tai henkilöille, jotka lähettävät turvallista tietoa.
Tietenkin, jos haluat vain lähettää muutaman faksin, voit rekisteröityä johonkin halpaan suunnitelmaan, jotka alkavat alle 13 dollaria kuukaudessa… ja sitten vain perua kuukauden tai kahden jälkeen.
Satunnainen käyttäjä
Jos haluat lähettää satunnaisen faksin, suosittelemme MyFaxia, jonka avulla voit lähettää jopa 10 ilmaista sivua maksamatta. Tämä ei kuulosta paljon, mutta se on enemmän sivuja kuukaudessa kuin useimmat ihmiset joutuvat faksimaan vuodessa. Jos sinun on lähetettävä kuukausittain lisää sivuja, voit päivittää säännöllisen suunnitelman.
Sinun täytyy vahvistaa sähköpostiosoitteesi, jotta voit lähettää ilmaisen faksin.
Faksien vastaanotto
Jos haluat vastaanottaa fakseja, sinun on kirjauduttava maksulliseen palveluun. Palvelun on luotava oma puhelinnumero faksilinjalle ja se maksaa rahaa. RingCentral, MyFax ja monet muut palvelut tekevät tämän, jos maksat.
Onneksi sinun pitäisi ainakin saada ilmainen kokeiluversio - RingCentral tarjoaa 30 päivän ilmaisen faksin vastaanoton, esimerkiksi.
Käytettävissä on monia faksipalveluja, ja jos tarvitset vain satunnaisen faksin lähettämisen, voit tehdä sen ilmaiseksi, mutta jos haluat vastaanottaa faksin, sinun täytyy kirjautua kokeilutiliin . Voit aina peruuttaa, jos haluat.
Kuvaluotto: Matt Jiggins Flickrissä, David Voegtle Flickrissä
