Microsoft Word- tai Outlook-ohjelmiston kirjoittamisen “luettavuuden” testaus
Microsoft Word ja Outlook ovat jo pitkään kyenneet tarkastelemaan kirjoittamiesi tietojen luettavuutta koskevia tietoja, joten tiedät, kuinka yksinkertainen tai monimutkainen kirjoitat. Tämä voi auttaa varmistamaan, että kirjoituksesi on luettavissa tarpeeksi yleisölle.
Vanhemmissa Word-versioissa ominaisuus oli vain napsautuksen päässä tilapalkista. Vuodesta 2013 alkavissa versioissa on ensin otettava käyttöön ominaisuus, jonka jälkeen voit käyttää sitä suorittamalla oikeinkirjoituksen ja kielioppitarkistuksen.
Wordin ja Outlookin oikeinkirjoituksen ja kielioppien tarkistaminen tapahtuu Proofing-paneelissa ja tarjoaa melko vankan tavan korjata asiakirjoja. On olemassa joitakin parempia kieliopinvalvonta-apuohjelmia Office-sivustolle, mutta vaikka sinulla olisi käytössäsi, sinun täytyy silti ottaa käyttöön sisäänrakennettu kielioppitarkistus, jotta voit käyttää luettavuutta koskevia tilastoja. Riippumatta siitä, onko se sen arvoista, se on todella sinun tehtäväsi. Ja jos et pidä mielessä, että kieliopin tarkistaminen on aktiivista, mutta mieluummin ei halua häiritä töitä, voit aina poistaa oikeinkirjoituksen ja kieliopin tarkistuksen kirjoittamisen aikana..
Luettavuuden tilastojen käyttöönotto
Jos haluat käyttää Word-luettavuutta koskevia tilastoja, sinun on ensin kytkettävä toiminto päälle. Valitse Wordissa Tiedosto-välilehti ja valitse sitten Asetukset. Valitse Asetukset-ikkunassa Proofing-välilehti. Ota käyttöön sekä "Tarkista kielioppi ja oikeinkirjoitus" että "Näytä luettavuuden tilastot" -valintaruudut. Napsauta OK, kun olet valmis.
Prosessi on samanlainen Outlookissa. Valitse Tiedosto-välilehti ja valitse sitten Asetukset. Valitse Asetukset-ikkunassa Sähköposti-välilehti ja napsauta sitten ”Oikeinkirjoitus ja automaattinen korjaus” -painiketta.
Valitse Editor Options -ikkunassa Proofing-välilehti. Ota käyttöön sekä "Tarkista kielioppi oikeinkirjoituksella" että "Näytä luettavuuden tilastot" -valintaruudut ja valitse sitten OK.
Huomaa, että sekä Wordissa että Outlookissa voit poistaa valinnan oikeinkirjoituksen ja kielioppivirheiden tarkistamisesta, kun kirjoitat, jos havaitset häiritsevän.
Luettavuuden tilastojen tarkastelu
Nyt kun olet ottanut käyttöön tilastojen lukemisen, asiakirjan luettavuuspisteen tai tekstin valinnan tarkistaminen on yksinkertaista. Sinun tarvitsee vain suorittaa oikeinkirjoituksen ja kieliopin tarkistus. Voit valita tarkistettavan tekstin tai varmista, että mitään ei ole valittu tarkistamaan koko asiakirjaa. Käynnistä oikeinkirjoituksen ja kieliopin tarkistus painamalla F7 tai napsauttamalla ikkunan alaosassa olevan tilarivin Proofing-painiketta..
Suorita oikeinkirjoituksen ja kieliopin tarkistus ja, kun olet valmis, luettavuustilastot-ikkuna tulee näkyviin.
Ikkunassa näytetään joitakin perustilastoja, kuten sanojen ja merkkien määrä, sekä joitakin keskiarvoja kuten lauseita kappaleessa. Luettavuus-osiossa näet kaksi pistettä: Flesch Reading Ease ja Flesch-Kincaid Grade Level. Molemmat tulokset perustuvat kaavoihin, jotka muodostavat keskimääräisen lauseen pituuden (ASL) ja sanan keskimääräiset tavut (ASW).
- Flesch Reading Ease. Tämä pisteet arvioivat tekstin luettavuuden 100 pisteen mittakaavassa, ja korkeammat tulokset on helpompi lukea. Pisteitä 0-60: sta pidetään tyypillisesti korkeakoulu- tai korkeakoulututkinnon tasolla ja melko vaikeasti luettavana. Pisteitä 60-80 pidetään kohtuullisen helposti luettavina ja kirjoitettuna englanniksi. Useimmat ammatilliset asiakirjat kuuluvat tähän alueeseen. Korkeampia tuloksia kuin 80 pidetään lapsille helposti luettavina.
- Flesch-Kincaid-taso. Tämä arvioi tekstin luettavuuden Yhdysvaltojen koululuokan tasojen perusteella. Esimerkiksi 4,0: n pistemäärä tarkoittaa kirjoittamista, joka voidaan ymmärtää neljännellä luokalla. Useimmat ammatilliset asiakirjat ovat jossain määrin 7,0-11,0.
Ja jos haluat tietää matematiikan takana, Flesch Reading Ease -pisteet on määritelty seuraavasti:
206,835 - (1,015 x ASL) - (84,6 x ASW)
Flesch-Kincaid Grade Level -tuloksen määrittämisessä käytetty kaava on:
(.39 x ASL) + (11,8 x ASW) - 15,59
Ja se on niin! Se on yksinkertainen ominaisuus, jonka avulla voit ottaa käyttöön ja käyttää, ja vaikka et ehkä halua perustaa kaikkea, mitä kirjoitat luettavuuspisteisiin, ne voivat silti olla kätevä työkalu, jolla voit varmistaa, että kirjoitat oikean yleisön..
