Kuinka käytät sääntöjä Outlook.comin sähköpostin hallintaan

Jos olet Outlook.com-käyttäjä, saatat olla kiinnostunut tietää, että sääntöjen määrittäminen saapuvien ja lähtevien sähköpostiviestien hallitsemiseksi voi tehdä elämästäsi paljon yksinkertaisemman.

Mitä säännöt ovat?

Yksinkertaisimmassa muodossaan Outlook-säännöt ovat toimia, joita sähköpostitilisi suorittaa automaattisesti määrittämiesi ohjeiden perusteella. Voit luoda kaksi pääluokkaa sääntöjä. Nämä ovat organisaation sääntöjä ja ilmoituksiin perustuvia sääntöjä. Nämä säännöt eivät ole taannehtivia, mikä tarkoittaa, että niitä sovelletaan vain lukemattomiin viesteihin.

1. Järjestä sähköpostisi - Nämä säännöt keskittyvät viestien arkistointiin ja järjestämiseen Outlook-tilisi lähettäjien, aihepiirien avainsanojen ja kansioiden perusteella. Nämä ovat hyödyllisiä sähköpostiviestien sijoittamiseksi asianmukaisiin kansioihin tai luokkiin.
2. Säilytä nykyinen - Nämä säännöt lähettävät sinulle ilmoituksia saapuvien viestien perusteella. Nämä ovat hyödyllisiä, jos haluat saada ilmoituksia uusista sähköpostiviesteistä mobiililaitteisiin.

Uusien sääntöjen luominen Outlook.comissa

Kun olet kirjautunut Outlook.comin sähköpostitiliin, napsauta Asetukset-painiketta ja sitten Luo sääntöjä -vaihtoehtoa luoda uusi sääntö.

Luo ensimmäinen sääntö napsauttamalla "Uusi" -painiketta. Kuten näette, on kaksi pääosaa. Vasemmalla voit määrittää ehtoja tai useita ehtoja tunnistaaksesi sähköpostiviestit, joihin uutta sääntöä sovelletaan. Oikealla puolella määritellään, mihin toimiin Outlook ottaa sähköpostisi kanssa.

Tässä esimerkissä valitsemme kaksi yhdeksästä ehtojen, jotka sähköpostin on täytettävä, sekä kaksi kahdeksasta toimesta.

EHDOT TOIMET

Lisää ensin toinen ehto napsauttamalla ensin ehtojen linkkiä. Sanotaan, että "[email protected]" -sivuston sähköpostiviestit, joissa on otsikkorivillä sana "omena", on lähetettävä "Apple Emails" -kansioon, ja ne on luokiteltava "TÄRKEÄÄ!"

Tee tämä muokkaamalla sääntöäsi, kunnes kaksi osaa näyttää alla olevista kuvista.

Lopuksi klikkaa "Luo sääntö" ja anna sen tulla voimaan. Tästä lähtien kaikki [email protected] -sivuston sähköpostit, joissa on sana omena, luokitellaan tärkeiksi ja siirretään Apple-sähköpostit-kansioon.

Jos haluat muokata aiemmin luotuja sääntöjä, sinun tarvitsee vain klikata sääntöä ja muokata sitä ikkunassa, joka avautuu. Voit poistaa säännön yksinkertaisesti napsauttamalla säännön vieressä olevaa pientä roskakoria.

Luo säännöt sähköpostiviesteistä

"Hallitse sääntöjä" -sivu ei ole ainoa tapa luoda sääntöjä sähköpostiviestejäsi varten. Vaihtoehtoisesti, jos haluat luoda säännön vastaanotetun sähköpostin perusteella, etsi se suoraan Saapuneet-kansiosta ja napsauta sitä hiiren kakkospainikkeella. Valitse sitten Luo sääntö -vaihtoehto.

Voit myös avata sen napsauttamalla sitä ja luoda säännön valitsemalla laajennetun valikon vaihtoehdon.

Kun olet tehnyt tämän, näet alla olevan kuvan osoittavan ponnahdusikkunan, jossa voit muokata sääntöä tarpeen mukaan.

Järjestä säännöt

On tärkeää muistaa, että Outlook.com valitsee automaattisesti säännöt, jotka määrittelet ja toteutat niiden perusteella, miten ne näkyvät sääntöjen luettelossa. Siksi on tärkeää järjestää säännöt tärkeysjärjestyksessä. Napsauta sääntöjen vieressä olevia ylös- ja alas-nuolia napsauttamalla niitä järjestyksessä tarpeen mukaan.

Sääntörajat

Nyt kun tiedät, miten voit luoda ja järjestää sääntöjäsi, sinun on tiedettävä, että myös Outlook.comin Web-sovelluksen sääntöjä on rajoitettu. On olemassa raja, kuinka monta sääntöä voit luoda. Jostain syystä sinulla on vain 64 KB Outlook.comin sääntöjä varten. Ei ole lopullista vastausta siitä, kuinka monta sääntöä voit luoda, koska sääntöjen koko vaihtelee säännön pituuden ja kuinka monta ehtoa ja toimintaa olet määrittänyt. Kun olet saavuttanut rajan, Outlook.com ilmoittaa, että et voi luoda lisää sääntöjä. Silloin sinun on konsolidoitava säännöt tai poistettava vanhat säännöt, joita ei enää tarvita.

Sen lisäksi, että käytät sääntöjä koskevia sääntöjä, voit käyttää varoitusta siitä, että säännöt ovat ristiriidassa työpöytäsovelluksen sääntöjen kanssa. Sinun täytyy tarkistaa, että voit poistaa ristiriitaiset säännöt käytöstä tai poistaa ne tarvittaessa.

Onnittelut, tiedätte nyt melko paljon kaikkea, mitä sinun tarvitsee tietää Microsoft Outlook Web App -sovelluksen sääntöjen luomisesta, käsittelystä ja käytöstä. Pidä hauskaa hallita digitaalista viestintääsi helposti osoitteessa Outlook.com.