Microsoft Office -tiedostojen käsitteleminen Google Drivessa

Microsoft Office -tiedostot ovat edelleen hyvin yleisiä, mutta jos olet enemmän Google-dokumentteja, arkkeja ja dioja, voit silti muokata Word-, Excel- ja PowerPoint-tiedostoja Google Drivessa, jos tiedät miten.

Työpöydällä sinun on käytettävä Google Chromen selainta ja virallista Chrome-laajennusta Microsoft Office -asiakirjojen muokkaamiseen Google Driveen yhteensopivuusmoodin (OCM) avulla. Voit muokata niitä näin tai muuntaa ne Google-dokumenttien muotoon, joka tarjoaa enemmän ominaisuuksia. (Älä huoli, vaikka voit muuntaa ne Google-dokumenttien muotoon, voit ladata ne uudelleen Microsoft Office -muodossa myöhemmin).

Voit myös muokata Microsoft Office -tiedostoja Google Drive -sovelluksella ja Google-dokumenteilla, Google-sivuilla ja Google Slides -sovelluksilla iOS- tai Android-sovelluksissa. Näytämme molemmat menetelmät alla olevassa oppaassa.

Microsoft Office -tiedostojen käsitteleminen Google-asemassa PC: llä tai Macilla

Aloitetaan työpöydällä. Jos Office-tiedosto, jota haluat muokata ja jakaa, on edelleen tietokoneen kiintolevyllä, voit ladata sen helposti Google Driveen ja avata sen muokkaamista varten Chromessa Chrome-laajennuksen avulla. Avaa Chrome, siirry Office Editing for Docs, Sheets & Slides -sivulle, napsauta Lisää Chromeen ja asenna se näyttöön tulevien ohjeiden mukaan..

Kun laajennus on asennettu, vedä Office-tiedosto Chrome-ikkunaan, kunnes näet kopiointikuvakkeen alla olevan kuvan mukaisesti. Esimerkkinä tästä artikkelista käytän Word / Google-dokumenttien tiedostoa, mutta menettely on sama Excel / Google Sheets -tiedostojen ja PowerPoint / Google Slides-tiedostojen osalta.

Kun vedät Office-tiedoston ensimmäisen kerran Chrome-ikkunaan, seuraava valintaikkuna tulee näkyviin. Sulje ikkuna napsauttamalla ”Got it”. Et näe tätä valintaikkunaa uudelleen.

Office-tiedosto ladataan Google Drive -tilillesi ja avataan nykyisessä välilehdessä. Office-tiedoston muokkaamiseen Google Drive -tilissäsi on rajoitettu määrä toimintoja. Jos kuitenkin muunnetaan asiakirjan Google-asiakirjaksi, käytettävissä on enemmän ominaisuuksia, ja voit jakaa asiakirjan muiden kanssa.

Jos haluat muuntaa Word-tiedostosi Google-dokumenttien dokumentiksi, valitse ”Tallenna Google-dokumentteina” Tiedosto-valikosta. Jos olet ladannut ja avannut Excel-tiedoston (.xlsx tai .xls), vaihtoehto olisi ”Tallenna Google-sivuina” ja jos tiedosto on PowerPoint-tiedosto (.pptx tai .ppt), vaihtoehto olisi ”Tallenna Google-palveluna dioja”.

Näyttöön tulee valintaikkuna, kun asiakirja muunnetaan ja tallennetaan Google Drive -tiliin. Voit lopettaa muuntamisen napsauttamalla ”Peruuta”.

Kun olet tehnyt muutokset, voit ladata Google-asiakirjan Office-tiedostona. Esimerkkinäni ”Tiedosto” valitaan ”Lataa nimellä” ja valitse alivalikosta ”Microsoft Word (.docx)”. On myös muita muotoja, joilla voit ladata Word-tiedoston, kuten .rtf, .pdf ja jopa eBook (.epub).

Alkuperäisen tiedoston nimeä käytetään oletusarvoisesti, mutta voit muuttaa sitä Tiedostonimi-muokkausruutuun. Valitse sitten Tallenna.

Toinen tapa työskennellä Office-tiedostojen kanssa Google Drive -tilissä on ladata ne Google Drive -tiliisi käyttämällä Google-sovellusta Windowsille, jonka voit ladata täältä. Jos olet ladannut Word-tiedoston tällä tavalla, voit käyttää Google Drive -tiliäsi selaimessa ja avata sitten Word-tiedoston Google-dokumenteissa. Esimerkiksi avaan Word-tiedostoni napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella tiedostoa Google Drive -tilissäni, valitsemalla avattavasta valikosta Avaa ja valitsemalla sitten alivalikosta Google-dokumentit.

Word-tiedosto avataan uudessa välilehdessä, ja voit muokata asiakirjaa aivan kuten vedät Word-tiedoston aiemmin Chrome-ikkunaan. Voit myös ladata tiedoston Word-tiedostona selaimen ikkunan oikeassa yläkulmassa olevan Lataa-painikkeen avulla tai jakaa sen muiden kanssa Jaa-painikkeella.

Tässä vaiheessa tiedosto on edelleen Word-tiedosto ja työskentelet Office-yhteensopivuustilassa (OCM). Jos haluat muuntaa sen Google-dokumenttien tiedostoksi, valitse ”Tallenna Google-dokumentteina” ”Tiedosto” -valikosta, aivan kuten teit sen jälkeen, kun vedit Word-tiedoston Chrome-ikkunaan.

Microsoft Office -tiedostojen käsitteleminen Google-asemassa mobiililaitteessa

Voit myös avata ja muokata Office-tiedostoja Google-dokumenttien sovelluksella iOS: lle tai Androidille (Word-tiedostoille), iOS: n tai Android-sovellusten (Excel-tiedostot) Google-sovellusten sovelluksille tai iOS- tai Android-sovelluksille (PowerPoint-tiedostoille) ). Sinun on kuitenkin asennettava Google Drive -sovellus iOS- tai Android-sovelluksiin. Kun valitset Office-tiedoston, joka avautuu Google Drive -sovelluksessa, se avataan automaattisesti sopivassa Google-asiakirjasovelluksessa.

Näytämme, miten voit työskennellä Word-tiedoston kanssa Google Drive -tilissäsi iPhonessa, mutta prosessi on samanlainen muilla alustoilla ja muilla tiedostoilla. Avaa Google Drive -sovellus laitteellasi ja siirry siihen paikkaan, johon avautuva Word-tiedosto sijaitsee. Napauta tiedostoa.

Word-tiedosto avataan automaattisesti Google-dokumenteissa. Voit muokata Word-tiedostoa napauttamalla asiakirjaa (1) ja lisäämällä sisältöä tai muuttamalla olemassa olevaa sisältöä ja muotoilemalla tekstiä (2). Muita tekstin ja kappaleen muotoiluvaihtoehtoja on saatavilla napsauttamalla tekstin / kappaleen kuvaketta yläreunan työkalurivillä (3). Kun olet muokannut asiakirjaa, napauta valintamerkkiä näytön vasemmassa yläkulmassa (4).

Jos et ole varma, oletko työskennellyt Word-muotoisessa tiedostossa tai Google-dokumenttien muotoisessa tiedostossa, napauta valikkopainiketta (kolme pystysuoraa pistettä).

Kun työskentelet Word-tiedostossa (tai Excel-tiedostossa tai PowerPoint-tiedostossa), näet Office-yhteensopivuustilan valikon yläreunassa.

Huomaa yllä olevassa kuvassa, että valikossa on Share & Export -vaihtoehto, mutta kun napautat "Share & Export" -vaihtoehtoa, huomaat, että Share-vaihtoehto ei ole käytettävissä (alla olevan kuvan vasemmalla puolella) . Aivan kuten tietokoneen selaimessa, et voi jakaa Word-tiedostoja Google Drive -tilissäsi. Sinun on tallennettava Word-tiedosto Google-dokumenttien tiedostona, jos haluat jakaa tiedoston. Kätevästi Share & Export -alivalikko mahdollistaa myös "Tallenna Google-dokumenttien tiedostona".

Kun olet tallentanut tiedoston Google-dokumenttitiedostona (jota teemme seuraavaksi), jaa ja vie-alivalikko sisältää Jaa-vaihtoehdon (alla olevassa kuvassa oikealla), jolloin voit jakaa nykyisen asiakirjan muiden kanssa . Tämä alivalikko sisältää myös Tallenna nimellä (.docx) -vaihtoehdon, jonka avulla voit muuntaa asiakirjan takaisin Word-tiedostoon.

Kun napautat Word-asiakirjan Share & Export -alivalikossa "Save as Google Docs file" -vaihtoehtoa, näyttöön tulee valintaikkuna, kun asiakirja tallennetaan Google-dokumenttien tiedostona.

Kun asiakirja on muunnettu, ”Office Compatibility Mode” ei ole enää päävalikossa, ja jotkin vaihtoehdot ovat erilaisia, kuten Share & Export -alivalikko, josta keskustelimme edellä. Nyt voit muokata ja jakaa Google-dokumenttien asiakirjan ja muuntaa sen takaisin Word-asiakirjaan, jos haluat.

Takaisin Google Drive -sovelluksessa Word-tiedostoni Google-dokumenttien versio on nyt saatavilla.

Voit myös avata Google-dokumenttien asiakirjan tietokoneen selaimessa ja ladata tiedoston Word-tiedostona, kuten keskustelimme ensimmäisessä osassa. Google-dokumentit, levyt ja diat-asiakirjat tallennetaan vain Google Drive -tilillesi. Jos käytät Google-asemaa Windows-sovelluksessa, näet, mitä näissä asiakirjoissa näyttää paikalliset tiedostot, mutta ne ovat todella linkkejä online-asiakirjoihin. Jos haluat käyttää niitä, sinulla on oltava Internet-yhteys. Voit lukea lisää Google Drive for Windows -sovelluksen käytöstä.

Google-dokumentteja koskevassa Googlen ohjesivustossa luetellaan Office-tiedostotyypit, jotka ovat yhteensopivia Google Driveen.