Säästä aikaa Microsoft Outlookin mukautettujen hakukansioiden avulla
Etsiminen Outlookissa on melko helppoa, mutta miksi vaivaa kirjoittaa samoja hakuja yhä uudelleen, jos suoritat ne säännöllisesti? Mukautettujen hakukansioiden avulla voit tallentaa mukautetut haut, jotta voit palata niihin vain yhdellä tai kahdella napsautuksella.
Ja vaikka on houkuttelevaa vain ajatella mukautettuja hakukansioita, kuten tallennettu haku, ne ovat itse asiassa kylmempiä. Koska ne päivitetään automaattisesti, ne todella toimivat enemmän kuin virtuaaliset kansiot, jotka ovat samanlaisia kuin Gmailin Tarrat-ominaisuus, paitsi tehokkaampia. Haluatko kansion, joka näyttää vain sellaisia viestejä, jotka ovat lukemattomia, tietystä henkilöstä ja joilla on yksi tai useampia liitetiedostoja? Ei ongelmaa.
Katsotaanpa, miten ne voidaan asentaa.
Luo valmiiksi määritetty hakukansio Outlookissa
Outlookissa on jo useita ennalta määritettyjä hakukansioita, joita voit käyttää. Et voi enää mukauttaa mitään näistä, mutta niiden kannattaa tarkastella ensin vain siinä tapauksessa, että ne kattavat tarpeesi.
Aluksi löydät hakukansiot ikkunan vasemmassa reunassa olevan Outlook-tiedostotiedostojen luettelon alareunassa. Jokaisessa datatiedostossa on oma hakukansi, joten jos käytät Outlookia tarkistaaksesi useamman kuin yhden tilin, voit määrittää eri hakukansiot kullekin.
Et voi edes valita sitä hakukansiota sisältävää kansiota, kunnes olet luonut ensimmäisen hakukansion. Luo hakukansio siirtymällä nauhan "Folder" -välilehdelle ja napsauttamalla sitten "New Search Folder" -painiketta.
Tämä avaa Uusi haku -kansio -ikkunan. Näet joukon ennalta määritettyjä hakukansioita, jotka on järjestetty luokkiin kuten sähköpostin lukeminen, sähköpostin lähettäminen ihmisistä ja luetteloista sekä sähköpostin järjestäminen. Useimmat kansiot ovat melko itsestään selviä, joten emme peitä niitä yksityiskohtaisesti - voit vain selata niitä.
Täällä luomme uuden hakukansion, joka näyttää lukemattomia viestejä. Se on erittäin kätevä hakukansio, koska se näyttää kaikki lukemattomat viestisi riippumatta siitä, mihin kansioon tallennetaan. Napsauta vain haluamaasi hakukansiota ja paina sitten OK-painiketta.
Melko yksinkertainen, eikö? Katsokaamme nyt omien mukautettujen hakukansioiden luomista, jotka ovat tehokkaampia.
Luo mukautetun haun kansio Outlookissa
Mukautettujen hakukansioiden avulla voit määrittää lisää kriteereitä, joita ennalta määritetyt hakukansiot eivät sisällä - voit melko paljon etsiä minkä tahansa kentän, Outlookin viestin. Vielä tärkeämpää on, että voit luoda mukautetun hakukansion, jossa käytetään useita kriteerejä viestien valitsemiseksi. Voit esimerkiksi näyttää vain yhden viestin tietyiltä ihmisiltä ja niillä on tiettyjä sanoja otsikkorivillä.
Luo hakukansio siirtymällä nauhan "Folder" -välilehdelle ja napsauttamalla sitten "New Search Folder" -painiketta.
Selaa Uusi haku -kansio -ikkunassa luettelon alareunaan, valitse "Luo mukautetun haun kansio" -vaihtoehto ja napsauta "Valitse" -painiketta, joka tulee näkyviin.
Kirjoita Mukautetun haun kansio -ikkunassa kansion nimi.
Seuraavaksi määrität hakukriteerit, joten osoita "Kriteerit" -painiketta.
Hakukansion kriteerit -ikkunan avulla voit todella muokata hakua, ja voit valita niin monta käytettävissä olevaa kriteeriä kuin haluat.
Viestit-välilehti sisältää peruskriteerit, joiden avulla voit etsiä tiettyjä sanoja kohteen tai viestin rungossa, lähettäjissä ja vastaanottajissa. Voit myös rajoittaa haun viesteihin, joissa olet ainoa henkilö "To" -rivillä tai "To" - tai "Cc" -rivillä muiden ihmisten kanssa.
Ja voit jopa määrittää ajanjakson viesteihin, jotka perustuvat siihen, milloin ne vastaanotettiin, lähetettiin, muokattiin ja niin edelleen. Voit esimerkiksi näyttää vain viimeisten seitsemän päivän aikana vastaanotettuja viestejä.
Lisää valintoja -välilehti tarjoaa entistä enemmän kriteerejä hakusi supistamiseksi. Voit etsiä viestejä tietyissä luokissa, ne, jotka ovat lukemattomia tai joilla on liitetiedostoja, viestin merkityksen, lipun alla olevien tai ei, ja jopa viestin todellisen koon mukaan. Tämä voi olla hyödyllistä suurten liitetiedostojen löytämisessä ja poistamisessa.
Lisäasetukset-välilehdellä voit lisätä kriteereitä, jotka perustuvat kaikkiin kenttiin, joita Outlook-objekti voi tallentaa. Niitä on paljon, joten emme peitä niitä täällä. Mutta jos sinun täytyy etsiä jotain, jota et ole löytänyt muilta välilehdiltä, voit löytää sen napsauttamalla tätä kenttää ja selatessasi valikoita.
Kun olet asettanut kaikki haluamasi kriteerit näillä kolmella välilehdellä, siirry eteenpäin ja napsauta OK-painiketta palataksesi mukautetun hakukansion ikkunaan. On vielä yksi asia, jonka haluat ehkä määrittää täällä ennen kuin olet valmis.
Oletusarvon mukaan luomasi mukautettu haku vetää kaikki Outlook-tiedostotiedostot. Jos haluat rajoittaa sen vain tiettyihin kansioihin, napsauta Selaa-painiketta.
Valitse Valitse kansiot -ikkunasta kansiot, jotka haluat lisätä hakuun, ja napsauta sitten OK-painiketta.
Siirry sitten takaisin räätälöinti-ikkunaan ja napsauta uudelleen OK-painiketta.
Outlook luo mukautetun hakukansion ja lisää sen kansionäkymään.
Kun olet hakenut sen käytön, Custom Search Folder -ominaisuus on melko tehokas. Tässä on vain muutamia esimerkkejä asioista, joita voit käyttää hakukansioihin:
- Viestit pomosi päälle ja pois
- Viestit, joissa on ratkaisematon jälkilippu luokittain (esimerkiksi voit etsiä vain ratkaisemattomia kohteita henkilökohtaisessa luokassa)
- Viestit, joilla on suuri merkitys
- Viestit asiakkaalle ja asiakkaalta (Voit jopa käyttää koko verkkotunnusta hakukenttään ja valita hakea kaikista kentistä)
- Viestit, joissa on liitetiedostoja ja jotka ovat yli tietyn kokoisia (suuri erottaminen suurista liitteistä ja datatiedoston koon pienentäminen)
Ja se vain naarmuttaa pintaa. Joten, millaisia hakukansioita luot? Kerro meille kommenteistamme!
