Aloitusopas Microsoft Outlook 2013 lle

Monet meistä haluavat organisaatiota ja tuottavuutta. Jos käytät jo Microsoft Office -ohjelmaa, sinulla on jo lopullinen työkalu, jonka avulla voit halutessasi käyttää tätä himoa: Outlook 2013.

Näkymät ovat elintärkeitä monissa organisaatioissa, ei pelkästään sen ilmeisiin sähköpostitaitoihin, vaan myös kalenteriin, tehtäviin ja kykyihin. Tyypillinen yritys voi yhdistää Outlookin Exchange-palvelimeen, ja jokainen voi jakaa saman osoitekirjan ja kalenterit, joten se on erinomainen työkalu yritystasoiseen yhteistyöhön.

Valitettavasti useimmilla ihmisillä ei ole kotipaikassaan perustettua Exchange-palvelinta, eikä luultavasti edes tiedä mitä se on. Mutta se on kunnossa, Outlook toimii yhtä hyvin kotitietokoneessasi, ja tarjoaa silti kaikki ominaisuudet, jotka tekevät siitä niin tehokkaan tuottavuuden työkalun: sähköposti, tehtävät, tapaamiset, osoitekirjat ja paljon muuta!

Työskentely Outlookin kanssa - Tiny Primer

Outlook ei häikäise sinua, kun avaat sen ensimmäisen kerran. Se on jokin muu Microsoft Office -ekosysteemin tarkoitusta ja tarkoitusta varten, ja sillä on muutamia tuttuja elementtejä.

Toisin kuin muut suositut Office-sovellukset, Outlook on kuitenkin rakennettu suurelta osin sen eri toimintojen ympärille - Word on ensisijaisesti tekstidokumenttien luomiseen, Excel on kaikki laskentataulukoita, PowerPoint-esityksiä - mutta Outlook on monien hattujen sovellus.

Outlookin oletusnäkymä on postilaatikko, yläreunassa on nauha, joka piilotetaan tässä näkymässä näyttötilan säästämiseksi.

Rakasta heitä tai vihaa niitä, nauhat ovat kaikkialla koko toimistossa. Meidän ei tarvitse viettää enemmän aikaa heidän olemassaolonsa suhteellisten ansioiden ylittämiseen. Muista kuitenkin aina, että jos haluat piilottaa tai näyttää nauhan nopeasti, käytä vain CTRL + F1: tä.

Jos napsautat mitä tahansa yläreunassa olevaa valikkotoimintoa, nauha näyttää ja voit valita toimintoja ja työkaluja. Jos haluat, että nauha säilyy, voit käyttää "CTRL + F1": tä tai klikata oikeaa alakulmaa oikeassa alakulmassa.

Ribbon Home-välilehti muuttuu asiayhteydestä riippuen käyttämästäsi tilasta. Yllä olevassa kuvassa näkyvät Mail-asetukset.

Alla Koti-välilehti on muuttunut vastaamaan Kalenterin asetuksia. Huomaa, että nauha on kiinnitetty niin, että napit ovat muuttuneet nuoleksi, jos haluat tuhota sen uudelleen (tai käytä ”CTRL + F1”).

Jäljelle jäävät Ribbon-välilehdet - Lähetä / vastaanota, Kansio, Näytä ja tietysti Tiedosto - ovat kaikki suurelta osin yhdenmukaisia ​​missä tahansa käytössä olevassa tilassa. Tarkastelemme lähemmin kaikkia niitä seuraavassa osassa.

Katsotaanpa nopeasti, miten siirtyä tilojen välillä ja muuttaa näkymääsi. Vasemmalla reunalla näkyy kansion ruutu. Tämän ruudun alareunassa on pikakuvakkeet Outlookin tiloihin. Tässä esimerkissä näet Saapuneet-, Kalenteri-, Ihmis-, Tehtävät- ja niin edelleen -kuvakkeet.

Jos napsautat navigointiruudun yläosassa olevaa nuolta, se laajentaa ruutua, joka näyttää sähköpostitilin kansion.

Samoin, jos vaihdat kalenteritilaan, näet kansioruudussa sovellettavan näkymän.

Napsauta kolmea pistettä, jos haluat käyttää muita Outlook-tiloja, kuten Muistiinpanoja, Kansioita ja Outlook-pikakuvakkeita. Valitse ”Navigointiasetukset” ja voit muuttaa navigointielementtien järjestystä.

”Compact Navigation” -toiminnon kytkeminen pois päältä valittaa käyttäjille, joilla on suurempi resoluutio. Voit myös lisätä tai pienentää näyttökertojen määrää ja järjestystä.

Lähetä vastaanota

Lähetä / vastaanota-välilehti on suunnattu erityisesti Saapuneet-kansioon, mutta se näkyy myös muissa tiloissa (kalenteri, tehtävät jne.), Vaikka niillä ei ole samaa toimintoa.

Esimerkiksi tässä näkyy kalenterin Lähetä / vastaanotto-välilehti, joka poistaa palvelimen osan.

Riippuen siitä, minkä tyyppistä sähköpostiprotokollaa käytät (ensimmäisessä kuvakaappauksessa, työskentelemme IMAP-tilin kanssa), sinulla voi olla mahdollisuus ladata vain otsakkeita tai merkitä tai poistaa merkintöjä ladattaviksi jne..

Lähetä / vastaanotto-vaihtoehdot ovat siten riippuvaisia ​​siitä, miten määrität sähköpostitilit, mutta lyhyt tarina: suosittelemme IMAP: ää.

Kansio

Kaiken kaikkiaan kansio-välilehti on melko yhdenmukainen kaikissa tiloissa ja kalenterin poikkeuksellinen. Alla näet Saapuneet-kansion välilehden, jonka avulla voit tehdä kaikenlaisia ​​kansiohallintoja (jos et käytä IMAP-tiliä, et näe IMAP-välilehteä).

AutoArchive-asetukset-painike on hieman sekava, koska se ei todellakaan vaikuta siihen, miten postilaatikko arkistoi vanhat postit automaattisesti. Jos haluat säilyttää postin jalanjäljen pienen ja helpommin hallittavan, sinun täytyy avata vaihtoehdot ja osallistua siihen AutoArchive-asetukseen. Avaa Asetukset ja valitse ”Lisäasetukset”.

Kun olet löytänyt AutoArchive-vaihtoehdon, napsauta ”AutoArchive Settings…” -painiketta avataksesi paljon hyödyllisemmän valintaikkunan kuin mitä nauhalta on annettu.

Kuten mainitsimme, useimmat kansio-välilehdet ovat melko johdonmukaisia ​​koko Outlookissa kalenteria lukuun ottamatta, mikä sopii kalenterikohtaisiin toimintoihin. Et esimerkiksi kopioi tai siirrä kansioita, kopioi tai siirrä kalentereita ja niin edelleen.

Useimmiten teet paljon kansioiden hallinnointia postilaatikkosi suhteen, koska tietysti sähköpostiviestistä voi tulla nopeasti raskaita ja ylivoimaisia, jos sinulla ei ole hyvää kansiorakennetta ja organisaatiota.

näkymä

Näytä-vaihtoehdot sisältävät seuraavat olennaiset toiminnot. Tämä on Näytä-välilehti, joka näkyy Saapuneet-kansiossa.

Huomaa Muistutukset-ikkuna -painike, jonka voit avata milloin tahansa, jotta voit tarkistaa muistutuksesi, kuten jos olet jättänyt toisen pois tai poissulkenut toisen. Jos sinulla oli muistutuksia, voit valita, että jokainen hylätään, osoita torkku-painiketta tai hylkää kaikki kerralla.

Muut näkymän välilehdet vaihtelevat tilan mukaan. Seuraava liittyy Kalenteriin, joka lisää mahdollisuuden muuttaa nykyistä näkymää, järjestelyä, väriä ja asettelua. Asettelu-osiossa on jälleen paljon samoja asioita kaikkialla Outlookissa, mutta on tärkeää huomata, että se ei ole yleinen, joten Tehtävien tai Kalenterin tai sähköpostin tiloissa sallittuja toimintoja ei toisteta koko sovelluksen aikana.

On myös tärkeää kiinnittää huomiota Järjestely-osioon. Seuraavassa on järjestely-osio tehtävien tilassa. Huomaa, miten voit lajitella ja muuttaa Tehtävät-näkymää mahdollisimman tehokkaaksi.

Käyttämällä Asetukset-välilehteä voit leikata ja lajitella tietoja nopeasti, kun se kasvaa ja rakentaa ajan mittaan. Kalenteri ei pysy tyhjänä, tehtävänne lisääntyvät, postilaatikot nousevat, joten eri järjestelyjen ja ulkoasujen käyttäminen voi auttaa sinua olemaan paljon tuottavampi sen sijaan, että olisit sokeasti flailing.

Toiminto Nauhat

Tarkastellaan nyt, miten vaihtoehdot muuttuvat toiminnosta toimimaan. Tässä on kaikki, mitä tarvitset perusviestin lähettämiseen, liitteiden, tunnisteiden ja tekstin alustamiseen. Mikään ei ole liian monimutkainen, ja sinun pitäisi pystyä tuottamaan hämmästyttävä sähköpostiviesti.

Vertaa sitä Task Ribboniin, joka on käytettävissä käynnistämällä tai avaamalla tehtävä. Ota hetki huomataksesi, kuinka erilainen se on Viestinauhasta.

Vertaa sitä Lisää-välilehteen. Lisää-välilehti on staattinen koko Outlookissa, voit vaikuttaa viestisi, tehtävän, kalenteritapahtuman jne. Sisältöön käyttämällä samoja vaihtoehtoja ja toimintoja.

Sähköpostiviestit lisäävät Asetukset-välilehden, jolla on melko vähän hyödyllisiä ominaisuuksia. Teemojen ohella, jotka saattavat olla hyödyllisiä tai eivät ole sinulle hyödyllisiä, on BCC (sokea kopio, kun haluat piilottaa vastaanottajat sähköpostin otsikosta) ja seurantatoiminnot. Kaiken kaikkiaan tässä ei ole mitään ratkaisevaa merkitystä, mutta jos sinun tarvitsee koskaan pyytää toimitus- tai lukukuittausta, Asetukset-välilehti on paikka, johon haluat mennä.

Muotoiluteksti-välilehti on sama riippumatta siitä, mitä toimintoa käytät, eikä siitä ole paljon puhetta. Tällä välilehdellä on silmiinpistävä muistutus Wordissa olevista muotoilutoiminnoista, joten jos käytät Wordia asiakirjojen kirjoittamiseen ja muotoiluun, nämä ohjaimet ovat todennäköisesti tuttuja sinulle.

Lopuksi Review-välilehti on “just-in-case” -välilehti. Tämän välilehden oikaisutyökalujen avulla voit tarkistaa oikeinkirjoituksen ja kielioppi, löytää paremman sanan ja selvittää, kuinka monta sanaa on sähköpostiosoitteessasi / tehtävässäsi / kokouksessa.

Review-välilehti on sama koko Outlook-sovelluksessa. Huomaa myös, että se sisältää kielitoiminnot, tässä voit asettaa kieliasetukset ja korjausasetukset. Voit myös kääntää esimerkiksi sellaisia ​​kohteita, jotka vastaavat ulkomaisen kumppanin kanssa tai joku lähettää jonkin verran tekstiä toisella kielellä.

Tämä on suurelta osin Outlookin lisätoimintoja. On selvää, että ohitimme paljon yksityiskohtia, mutta tunnemme, että kun ymmärrät Ribbon-järjestelmän luonteen. Kun haluat käyttää toimintoa, tiedät mistä etsiä sitä.

Sähköpostitilin määrittäminen automaattisesti ja manuaalisesti

Tarkastellaan lyhyesti sähköpostitilin määrittämistä automaattisesti ja manuaalisesti. Kun käynnistät Outlookin ensimmäistä kertaa, se on virhe, kun asetat tilin.

Sinulla on valinnanvaraa, voit määrittää Outlookin välittömästi sähköpostitilillä, tai voit ohittaa tämän osan ja lisätä tilin myöhemmin.

Jos valitset ”Ei”, niin varoitusviesti johtaa siihen, että Outlook kertoo, että Outlook on melko lame ilman vähintään yhtä sähköpostitiliä. Voit tietenkin käyttää sitä seurata tehtäviä, muistiinpanoja, kalenterin säilyttämistä ja muita asioita, mutta Outlook on todella sähköpostikeskeinen kokemus.

Tätä varten perustamme Outlookin sähköpostitilillä. Voit aluksi yrittää tehdä niin automaattisesti, jolloin syötät joitakin tärkeitä tietoja tilistäsi ja sovellus yrittää tunnistaa asetukset automaattisesti.

Joskus tämä toimii, jotain ei. Jos näin on, voitat, ja voit ohittaa seuraavan osion. Jos se ei ole tai tiedät, että sinun on määritettävä ylimääräinen palvelin, valitse ”Manuaalinen asetus” ja jatka napsauttamalla Seuraava..

Tarkoituksenmukaisuuden vuoksi perustamme olemassa olevan tilin automaattisella menetelmällä. Kuvailemme manuaalisia menetelmiä vain vähän. Jos haluat määrittää tilin manuaalisesti, suosittelemme, että ohitat tämän osan. Tällä välin olemme yksinkertaisesti käyttäneet Outlook.com-tiliä, toimittaneet salasanamme ja näet alla olevan tuloksen.

Outlook.comin käyttäminen on eräänlainen helppo tapa, jos haluat määrittää muiden kuin Microsoftin viestien, sinun on todennäköisesti määritettävä se manuaalisesti. Jos et tiedä, miten se tehdään, suosittelemme, että etsit Outlookin määrittämistä tiettyyn sähköpostiosoitteeseesi.

Tämä tarkoittaa, että meidän esimerkillämme napsautamme "Valmis" ja Outlook avautuu sitten kiiltävälle uudelle postilaatikossamme.

Manuaalinen tilin asetukset

Nyt kun sinulla on melko hyvä käsitys Outlookin perusominaisuuksista, palatkaamme ja keskustelemme siitä, miten voit määrittää muita sähköpostitilejä. Sinulla on hyvät mahdollisuudet, kuten monet muutkin, ja sinulla on kaksi tai useampia sähköpostitilejä. Onneksi voit määrittää Outlookin toimimaan useiden eri sähköpostitilien kanssa, mukaan lukien POP ja IMAP, ja voit saada niin paljon tilejä kuin henkilökohtaisesti..

POP ja IMAP?

Joten mitä tarkoitamme puhua POP: sta ja IMAP: sta?

POP- tai Post Office -protokolla on ollut käytössä ikuisesti, ja jos olet koskaan käyttänyt ja sähköpostiohjelman muodostanut yhteyden Internet-palveluntarjoajasi toimittamaan sähköpostiviestiin tai haet sähköpostiviestejä webmail-palvelusta, kertoimet, joita olet saattanut liittää POP: n avulla. POP on hyvä viestien lataamiseen.

Jos määrität tilisi toimimaan IMAP: n kanssa, Outlook kopioi online-kansiorakenteen ja synkronoi vain muutaman viikon arvoisen sähköpostin kerrallaan. Sähköpostiasi ei poisteta palvelimelta, ja voit vain ladata vain viestien otsikot, mikä on fantastista, jos kansioissa on 1000-kertaisia ​​viestejä.

Joten sinulla on POP, joka on vanhentunut, ja jotain, joka ottaa machetea sähköpostiisi, ja sitten on IMAP, joka on hienostuneempi, nykyaikaisempi ja sopii paremmin, jos haluat säilyttää saman postilaatikon verkossa ja offline-tilassa.

Kuten sanoin, IMAP on mielestäni paljon parempi tapa.

Useiden sähköpostitilien lisääminen ja hallinta

Useiden sähköpostitilien lisääminen ja hallinta Outlookissa on hyvin yksinkertainen. Jos haluat lisätä uuden sähköpostitilin, klikkaa "Tiedosto" -välilehteä ja napsauta "Lisää tili". Auto Account Setup -näyttö tulee näkyviin. Jos haluat (tai tarvitset) määrittää manuaalisesti tilin, valitse ”Manuaalinen asetus” ja napsauta ”Seuraava”.

Kuten aiemmin mainitsimme, valitset tilityyppien välillä todennäköisesti POP- tai IMAP-tunnuksen, ja sähköpostipalveluntarjoajasi määrittää tavallisesti tilisi asettamisen yhdeksi tai toiseksi. Toisin sanoen, jos käytät Gmailia tai Yahoo !, tai Internet-palveluntarjoajasi lähettämää sähköpostia, sinun on kuultava heitä tai Internetiä tiettyjä ohjeita ja asetuksia varten, joita sinun on käytettävä Outlookissa.

Toisaalta, jos käytät Outlook.comia tai muuta Exchange ActiveSync -tyyppistä palvelua, tiedot ovat melko yksinkertaisia.

Kun olet lisännyt tilejäsi, jos sinun täytyy koskaan hallita niitä, voit valita tilin, jota haluat käsitellä, avattavasta valikosta, joka on Tiedosto-välilehden Tilin tiedot -sivun yläreunassa..

Napsauta "Account Settings" ja "Account Settings" uudelleen. Voit luoda tuloksena olevasta ikkunasta uuden tilin, korjata nykyisen, poistaa sen, asettaa sen oletusarvoksi (jos sinulla on useampi kuin yksi) ja tietysti muuttaa asetuksia tarvittaessa.

Tässä näkyvät Outlook.com-tilin asetukset. Emme voi tehdä siihen paljon, vaikka jos muutit salasanasi äskettäin, voit korjata sen nopeasti.

Alla on IMAP-asetus, joka määritettiin käsin Googlen antamien asetusten mukaisesti.

Siellä, siellä on paljon enemmän meneillään, ja meidän täytyy jopa kaivaa "Lisää asetuksia ..." viemään palvelinportteja.

Muista, että sinun tarvitsee vain tehdä tällaista tavaraa kerran ja unohda se sitten. Jos et enää muuta salasanaa tai haluat lisätä / poistaa tiliä, työsi sähköpostitilin asetuksilla on todella ohi.

Jos haluat lisätietoja Gmail IMAP -tilien lisäämisestä Outlookiin, meillä on kätevä pieni opas, joka auttaa sinua.

Valmis, Set, Sähköposti!

Vaikka saatat tyytyä käyttämään vain Gmailia tai vain Yahoo! Jos haluat käyttää useita sähköpostitilejä, kuten henkilökohtaisia, ammatillisia ja / tai työtilejä, sähköpostitse päivittäiseen käyttöön, niin Outlookin kaltainen sähköpostiohjelma voi poistaa tilien välisen vaihtamisen, tapausten liittämisen kalenteriin tai tehtävien hallinnan.

Se on todellinen, elinkelpoinen ja monipuolinen tuottavuusratkaisu, ja koska Microsoft keskittyy uudelleen Office-ohjelmistoon, se on edelleen tärkeä osa monien käyttäjien päivittäistä rutiinia.

Kun sähköpostitilit on määritetty ja valmiit, voit alkaa käyttää Outlookia ja tutkia kaikkia sen toimintoja. Luultavasti löydät sen melko helppokäyttöiseksi, ja paljon muuta on, että How-to Geek voi auttaa sinua aiempien artikkeleiden avulla tai yksinkertaisesti tiedustelemalla keskustelufoorumista.