Yksinkertainen kirjekuorijärjestelmä taloudellisten tietojen tallentamiseen

Kuva on ollily

Älä hermostu siitä, ettei sinulla ole aikaa viettää kaikkia taloudellisia liiketoimiasi monimutkaiseen taulukkoon tai ohjelmaan. Kirjekuorijärjestelmä kirjanpidon säilyttämiseksi on huono ylläpito, kustannustehokas ja helppo toteuttaa vähän aikaa. Tarvitset vain joitakin kirjekuoria, kuminauhaa, kynää, teräväkärkikappaletta, korostuslaatikkoa, säilytyslaatikkoa, tunnin loppua, ja kaikki kuukauden kuitit.

Kirjekuorijärjestelmä on yksinkertainen ja hauska tapa tallentaa, järjestää ja tallentaa kuitit ja säilyttää luotettavat taloudelliset tiedot.

Vaihe 1: Tallenna kaikki kuitit kuukauden aikana

Hanki kuukausi kuitti jokaisesta ostoksestasi. Jos kassa ei anna sinulle kuittiäsi, älä unohda kysyä. Kun ostat online-ostoksia, tulosta tulot välittömästi. Jos voit, tulosta ne ohuella paperilla ja muotoile ne niin, että ne ovat muodoltaan ja kooltaan samanlaisia ​​kuin normaalit kuitit.

Pidä kuitit lompakossasi, kunnes ne alkavat ylivuotoa, ja heittää ne sitten määrättyyn kirjekuoreen kotona. Muista merkitä kirjekuori "Nykyiset kuitit" ja pitää se turvallisessa paikassa, josta on helppo päästä.

Vaihe 2: Järjestä kuitit kuukauden lopussa

Ennen kuin voit tallentaa tietueesi asianmukaisesti, sinun on järjestettävä tulot. Ennen kuin voit järjestää ne, sinun on viimeisteltävä jokainen kuitti erikseen.

Mene läpi jokaisen ja korosta:

• Päivämäärä
• Käytetty kokonaismäärä (tai palautettu)
• Tapahtuman tyyppi (esim. Käteinen, veloitus, sekki, lahjakortti)

Varmista, että käytät vaaleanväristä korostinta niin, että kuitista saatava muste näkyy edelleen. Joillakin tuloilla on erittäin kevyt muste, joka katoaa, kun se on korostettu. Tällöin yksinkertaisesti korosta tietojen alapuolella suora viiva niin, että se ei tule tietoon.

Kun olet korostanut, kirjoita muistiinpanot suoraan tuloihin tarvittaessa:

• Huomioi verovähennyskelpoiset kulut, jotka voivat olla liiketoimintaan liittyviä tai hyväntekeväisyyteen liittyviä
• Huomautus palaa, miksi ne tehtiin, kuinka paljon rahaa palautettiin, ja uudet nettomäärät
• Merkitse kaikki kuitit, joissa se ei ole heti ilmeistä, missä osto tehtiin, kenelle se tehtiin tai miksi se tehtiin
• Kirjoita muistiin kaikki muut muistiinpanot, jotka auttavat sinua pitämään parempia tietoja, mahdollisesti tekemään tulevia tuottoja, budjetin tulevaisuudessa ja olemaan parempi kuluttaja (esim. Huomaten, miten tietyn kupongin käyttäminen säästää puoliksi, kun suuri myynti tapahtui jne.) )

Jos huomaat, että tietyssä kuitissa ei ole tarpeeksi tilaa näiden muistiinpanojen ottamiseksi, kirjoita ne pienelle paperille ja niitä se vastaavan kuitin taakse. Varmista, että kirjoitat kuittaukseen muistutuksen viittaamalla ylimääräisiin muistiinpanoihin seuraavalla sivulla.

Tässä on lopullisen kuitin näyttäminen (huomaa, että se on muiden sen alla olevien kuittien kohdalla):

Kun olet tehnyt muistiinpanoja, järjestele erä kronologisessa järjestyksessä ja niittele se. Vaihtoehtoisesti voit käyttää paperiliittimiä. Ei ole väliä, jos käytät käänteistä kronologista järjestystä (viimeisimpien kuittien päällä), mutta mitä valitset - pidä se yhtenäisenä. Muussa tapauksessa sinun on vaikea löytää yksittäisiä kuitit myöhemmin, kun on vaihdettava kahden eri tilausjärjestelmän välillä.

Vaihe 3: Säilytä kuitit kirjekuoria ja laatikoita käyttäen

Kun olet valmistanut kuukausittaisen kuittierän, aseta se kirjekuoreen. Saatat joutua taittamaan joitakin kuitit, jotta erä mahtuu. Harkitse kirjekuoren värikoodausta kaudelle tai kuukaudelle, jos se auttaa sinua pysymään järjestäytyneenä.

Käännä sitten kirjekuori suljettuna (tiivistämättä sitä) ja käännä se ylös. Käytä kirjekuoren merkitsemiseen mustaa tai tummanväristä terävää. Noudata alla olevaa esimerkkiä, jolloin kuukausi ja vuosi ovat vasemmassa yläkulmassa tai etiketti on helpompi työskennellä.

Kun olet kerännyt yli kuukauden, pinota kirjekuoret yhteen aikajärjestyksessä (pidä se yhdenmukaisena todellisten kuittien järjestyksen kanssa). Laita kimpun ympärille kuminauha.

Vuoden lopussa sinulla on kaikki taloudelliset tiedot, jotka on liitetty kahtatoista kirjekuoreen. Useiden vuosien aikana voit kerätä useita nippuja.

Pidä kirjekuoripakkaukset tallennettuina laatikkoon. Pidä laatikko turvallisesti ja helposti saatavilla. Ajan mittaan voit kerätä useita laatikoita, jotka on helppo pinota ja tallentaa. Ja aina kun tarvitset viittauksia taloudellisiin tietueisiin, ne ovat helposti löydettävissä.

Se on ihanteellinen käyttää visuaalisesti houkuttelevaa laatikkoa, joka edustaa taloudellisia tavoitteitasi. Alla olevassa esimerkissä oleva ruutu esittelee mukavat tuolit rentouttavalla rannalla, sillä enemmän loma-aikaa on yksi taloudellisen menestyksen mitta.

Helposti toteutettavan kirjekuorijärjestelmän avulla voit pitää kaikki taloudelliset tietosi yhdessä paikassa, jossa on vähän vaivaa. Ja voit pitää hauskaa käyttämällä värillisiä kynät, korostuskynät ja kirjekuoret sekä visuaalisesti houkuttelevan laatikon, joka pitää sinut keskittyneenä taloudelliseen menestykseen!