Siirrä sähköpostit automaattisesti kansioihin Outlookissa käyttämällä sääntöjä
Tässä viestissä tarkastelemme, miten voit hallita Outlook-sähköpostisi paremmin, kun saapuvat sähköpostiviestit siirretään automaattisesti erillisiin kansioihin. Jos saat paljon sähköpostia päivittäin, tämä voi säästää paljon aikaa.
Sen sijaan, että tarvitsisit viettää tunnin kerran viikossa siirtämällä sähköpostiviestejä Saapuneet-kansiosta luokiteltuihin kansioihin, sähköpostisäännöt auttavat automatisoimaan postilaatikkosi organisaatiota. Tämä on hyvin samanlainen kuin tarrojen ja suodattimien käyttäminen Gmailissa.
Sähköpostisäännöt saattavat tuntua monimutkaisilta, ja ne voivat olla, jos haluat todella tehdä hienostuneita lajittelua, mutta jos haluat vain siirtää työtiedostot Work-kansioon automaattisesti, se on kakkua.
Jotta säännöt olisivat hyödyllisiä, sinun pitäisi ensin luoda joitakin kansioita postilaatikon alle luokitellaksesi sähköpostisi, kuten projektit, työ, perhe jne..
Voit luoda kansioita napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella Saapuneet tai jokin kansio ja valitse Uusi kansio. Seuraava menettely toimii Outlookissa 2010, 2013, 2016, 2019 ja Office 365: ssä.
Aseta Outlookin säännöt
Aloita nyt avaamalla Outlook, napsauttamalla tiedosto -välilehti ja näet Hallitse sääntöjä ja ilmoituksia -painiketta pohjaan.
Sääntöjen ja ilmoitusten pääikkuna tulee näkyviin ja oletuksena saatat nähdä yhden säännön, joka on jo luotu Outlookin version mukaan.
Täältä napsautat Uusi sääntö -painikkeella voit aloittaa ensimmäisen Outlook-sähköpostisääntösi. Ohjattu sääntöjen ohjatun valintaikkuna avautuu ja se näyttää joitakin yleisiä sääntömalleja.
Nämä ovat yleisimpiä ja todennäköisesti kaikki mitä tarvitset. Yleisin sääntö on ensimmäinen lueteltu, ”Siirrä viestit jokaiselta kansioon”. Siirry eteenpäin ja valitse se ja napsauta Seuraava.
Huomautat alareunan ruutua, jota kutsutaan nimellä ”Vaihe 2:”, ja alareunassa on joitakin alleviivattuja tekstiä. Todellisuudessa kaikki, mitä sinun tarvitsee tehdä säännön asettamiseksi, on napsauttamalla hyperlinkkejä ihmisiä tai julkista ryhmää ja määritetty Voit valita sähköpostiosoitteen ja mihin haluat lähettää sähköpostiviestejä.
Sitten voit napsauttaa Suorittaa loppuun ja olet valmis. Jos kuitenkin haluat tehdä säännön monimutkaisemmaksi, napsauta Seuraava antaa sinulle paljon enemmän vaihtoehtoja:
Kun tarkistat eri olosuhteita ylimmässä luetteloruudussa, sääntöjen kuvaus alareunassa täyttää myös enemmän hyperlinkkejä. Voit jopa luoda sääntöjä, jotka etsivät tiettyjä sanoja sähköpostirakenteessa ja suorittavat sitten toimia näissä sähköpostiviesteissä.
Seuraava tehtävä on napsauttaa jokaista hyperlinkkiä ja valita niihin liittyvät arvot, kuten sähköpostiosoitteet, kansiot jne. Yllä olevassa esimerkissä haluat napsauttaa ihmisiä tai julkista ryhmää ja valitse sähköpostiosoite.
Napsauta sitten sanaa määritetty ja selaa kansioon, johon haluat siirtää sähköpostin tai napsauta Uusi ja uusi kansio luodaan nykyisen korostetun kansion alle.
Nyt näet alareunan, joka on päivitetty säännön todellisilla arvoilla.
Kun valitset Seuraava, voit asettaa sääntöön lisää toimintoja. Voit yleensä jättää tämän yksin, jos se on yksinkertainen sääntö, mutta jos haluat myös suorittaa muita toimintoja, kuten äänen toistamista, välittää sähköpostin, tehdä siitä kopion, tulostaa sähköpostin, aloittaa toisen ohjelman, suorittaa komentosarjan jne. , voit tehdä kaiken tämän tässä näytössä.
Klikkaus Seuraava kun olet valmis ja sinut tuodaan poikkeukset valintaikkunassa, jossa voit valita, millä ehdoilla ei halua tämän säännön käsittelyä. Ellei sinulla ole ainutlaatuisia tapauksia, voit jättää sen tyhjäksi, mikä on oletusarvo.
Napsauta Seuraava ja olemme vihdoin päässeet ohjatun ohjatun loppuun! Anna säännölle nimi, kuten "Move Friends Email", jotta tiedät mitä se tekee, kun katsot sitä myöhemmin.
Jos sinulla on postilaatikossa jo sähköpostiviestissäsi olevia sähköpostiviestejä, jotka vastaavat uutta sääntöäsi, valitse ruutu kohtaanSuorita tämä sääntö Saapuneet-kansiossa jo oleviin viesteihin”. Voit jättää kaiken muun oletusarvoiseksi ja napsauttaa Suorittaa loppuun!
Nyt voit luoda sääntöjä ihmisille, uutiskirjeille, pankki- / luottokorttitilaisuuksille ja mitä tahansa muuta, mitä voit ajatella aloittaa Outlook-sähköpostisi hallinnan tehokkaammin! Nauttia!
