Kuinka jakaa tai tehdä yhteistyötä Word-dokumentin kanssa muiden kanssa

Etsitkö tapa toimia yhteistyössä muiden kanssa Word-docissa? Jos näin on, voit tehdä sen hyvin helposti Wordissa. Ominaisuus on ollut käytössä muutamassa Office-versiossa, ja se toimii myös silloin, kun vastaanottavalla osapuolella ei ole asennettuna Word-järjestelmää.

Huomaa, että jotta voit aloittaa asiakirjojen jakamisen Wordissa, sinun on tallennettava asiakirjat pilviin. Kaikkia asiakirjoja ei ole, mutta ainakin sitä, jota jaetaan. Tämä tarkoittaa sitä, että sinun on ensin määritettävä OneDrive-tili ja kirjauduttava sitten Microsoft-tilillesi Wordista.

Jaa Word Doc

Kun sinulla on OneDrive-asennus oikein Wordissa, siirry eteenpäin ja napsauta Jaa -painiketta näytön oikeassa yläkulmassa.

Tämä tuo esiin ruudun näytön oikeassa reunassa. Jos asiakirjaa ei ole vielä tallennettu pilviin, sinun täytyy napsauttaa Tallenna pilviin nappi.

Tämä tuo esiin Tallenna nimellä valintaikkunan, jonka pitäisi olla jo asetettu OneDrive. Anna tiedostolle nimi ja tallenna se.

Kun se on tallennettu ja ladattu pilviin, palaa kohtaan Jaa ja voit nyt kutsua ihmisiä liittymään. Kirjoita sähköpostiosoite, valitse, voivatko ne muokata sitä tai katsella sitä ja lisätä sitten valinnaisen viestin.

Vastaanottopäässä saapuu sähköposti, joka sisältää linkin lähettävän osapuolen OneDrive-tiliin tallennettuun asiakirjaan:

Kun käyttäjä napsauttaa linkkiä, se vie ne Word-selaimen Word-selaimeen, jossa asiakirjaa voidaan muokata.

Klikkaa Muokkaa selaimessa -painike ja saat työpöydän Word-ohjelman tutun nauhaliittymän. Käyttäjä voi muokata asiakirjaa tarvitsematta Word-asennusta tai tarvetta OneDrive-tiliin.

Asiakirja tallentaa automaattisesti, joten käyttäjän ei tarvitse huolehtia asiakirjan tallentamisesta itse. Lopuksi näet viestin, jossa näkyy, että muut ihmiset muokkaavat asiakirjaa ja kysyvät, haluatko jakaa muutokset automaattisesti, kun ne tapahtuvat. Suosittelen napsauttamalla Joo tässä.

Huomaa, että muut käyttäjät eivät näe muutoksia ennen kuin tallennat asiakirjan. Jos valitset Tiedosto, näet uuden viestin Info-välilehdessä Käytettävissä olevat asiakirjan päivitykset.

Siirry eteenpäin ja tallenna asiakirjasi ja saat uuden viestin, jossa selitetään, että muiden tekemät muutokset näkyvät vihreällä päällekkäin.

Valitse OK ja selaa asiakirjaasi. Kaikki on vihreällä, mitä joku muu on muuttanut tai lisännyt. Testissäni, jos joku poisti jotain dokumentista, se ei näyttänyt mitään vihreänä.

Huomaa, että kun olet tallentanut asiakirjan, vihreä korostus katoaa, kunnes uusia muutoksia tehdään. Jos haluat seurata, mitä muutoksia tehdään, sinun pitäisi ottaa käyttöön Jäljitä muutokset asiakirjassa, ennen kuin jaat sen, muuten on vaikea sanoa, mitä tapahtuu, varsinkin jos useita henkilöitä muokkaa asiakirjaa.

Yllä on käytössä Jäljitä muutokset on Arvostelu -välilehti ja nyt vihreän korostetun tekstin lisäksi vasemmassa sarakkeessa on myös punaiset pystysuorat palkit. Koska poistot eivät näy vihreänä, voit nähdä ne vain seuraamalla muutoksia. Napsauta punaista viivaa ja se näyttää poistetun sisällön.

Kaiken kaikkiaan Word on loistava työkalu yhteistyöhön reaaliajassa useiden kirjoittajien tai toimittajien kanssa ja synkronointi-näkökohta toimii hyvin. Yksi piirre, jonka huomasin, on se, että kun joku muu muokkaa tiettyä kohtaa, se estää muita muokkaamasta kyseistä osaa, kunnes ensimmäinen henkilö on valmis. Näin varmistetaan, että ihmiset eivät korvaa samoja osia samanaikaisesti. Jos sinulla on kysyttävää, voit kommentoida. Nauttia!