Automaattitekstin ja Quick Parts -ohjelman käyttäminen MS Wordissa
Useiden aikaisempien Word-iterointien yhteydessä Microsoftilla on ollut automaattinen tekstitoiminto, jonka avulla käyttäjät voivat kaapata tekstin ja käyttää sitä uudestaan ja uudelleen muissa asiakirjojen osissa tai jopa muissa asiakirjoissa.
Microsoft on lisännyt tämän ominaisuuden sisällyttämällä siihen jotain sellaista pikavalintaa, joka on pohjimmiltaan edelleen AutoText, mutta tarjoaa käyttäjille hieman enemmän joustavuutta.
Jos haluat nähdä, miten AutoText toimii Quick Parts -laitteessa, kirjoita tekstiä testiasiakirjaan; tässä esimerkissä käytetään osoitetta:
Korosta sitten teksti ja napsauta sitten Insert välilehti päänauhalle ja napsauta sitten Nopeat osat kuvake:
Sinun pitäisi saada tämä pudotusvalikko:
Valita Tallenna valinta Quick Part Galleryyn, sinun pitäisi saada ponnahdusikkuna, joka näyttää tältä:
Useimmissa tapauksissa voit siirtyä oletusasetuksiin, mutta jos haluat, voit vaihtaa ne haluamallasi tavalla, ja napsauta sitten kunnossa nappi.
Huomautus: Luomasi pikaosan nimi on tekstin ensimmäinen rivi.
Jos haluat nähdä ponnistelujen tulokset, siirry asiakirjan toiseen osaan ja napsauta uudelleen Nopeat osat kuvaketta, näet tekstin, jonka olet ottanut pienessä ikkunassa:
Napsauttamalla Nopeat osat tekstin sisältävä ikkuna aiheuttaa tekstin lisäämisen asiakirjaan nykyisessä asennossa.
On kuitenkin nopeampi tapa saada Quick Parts -teksti asiakirjaan; siirry tyhjään kohtaan ja kirjoita sama teksti, jonka olet tallentanut pika-osien tekstiksi, sinun pitäisi saada hieman ponnahdusikkuna, jossa näkyy, että Word tunnistaa, että yrität kirjoittaa Quick Parts -tekstiin.
Tässä tapauksessa sinun tarvitsee vain painaa Tulla sisään ja Word täyttää muut osat Quick Parts -tekstistä.
Huomautus: Voit myös kirjoittaa vain pari Quick Parts -tekstin ensimmäistä merkkiä ja paina sitten F3-näppäintä, ja Word lisää Quick Parts -tekstin, jonka se haluaa.
Tämä on pika-osien nopea osa, napsauttamalla vain yhtä kuvaketta, näet heti kaapatun tekstin ja voit lisätä sen vain yhdellä napsautuksella tai lisätä sen automaattisesti, kun se tunnistaa, mitä yrität kirjoittaa.
Wordilla on edelleen vanha AutoText-ominaisuus; käyttää sitä, noudata samaa polkua kuin teit Nopeat osat, vain kun saat Luo uusi rakennuspalikka ponnahdusikkunan sijasta sen sijaan, että olisit valinnut Galleria-valikon Pikakomponenttien oletusasetuksen Automaattinen teksti:
Voit käyttää sitä napsauttamalla vielä kerran Nopeat osat kuvaketta, sen sijaan että valitsisit jonkin tekstilaatikon Nopeat osat, klikkaa sen sijaan, missä se sanoo Automaattinen teksti, näet avattavan valikon, joka näyttää tältä:
Kun napsautat, mihin näet tallennetun tekstin, tallennettu teksti lisätään asiakirjaasi aivan kuten Nopeat osat.
Kaksi muuta lisäysvalintaa Nopeat osat valikko on Asiakirjaominaisuus ja Ala:
Asiakirjaominaisuus voit lisätä tekstiin ennalta määritetyn otsikon tekstin; Jos haluat nähdä, miten tämä toimii, napsauta sitä ja valitse sitten yksi käytettävissä olevista otsikoista ponnahdusvalikosta.
Tässä esimerkissä valitsemme Yhtiö. Kun olet valinnut sen, saamme sen sisällyttää asiakirjaamme:
Odotamme, että kirjoitamme yrityksemme nimen, kun teemme niin, se näyttää tältä:
Silloin muualla napsauttamalla asiakirjaamme se näyttää tavalliselta tekstiltä. Mutta kun seuraavan kerran meidän tulee kirjoittaa yrityksenne nimi, voimme sen sijaan napsauttaa Nopeat osat -kuvake, valitse Asiakirjaominaisuus, ja sitten Yhtiö avattavasta valikosta ja yrityksen nimi lisätään asiakirjaan.
Toinen vaihtoehto, Ala… käytetään lisäämään asiakirjaan ennalta määritellyt Word-elementit; Jos esimerkiksi haluat lisätä nykyisen ajan asiakirjaan, napsautat sitä Nopeat osat, valitse sitten Ala… valitse sitten Aika luokkaikkunasta.
Nykyinen aika lisätään sitten asiakirjaan.
Lopuksi, jos haluat poistaa pikaosien tekstimerkinnät, napsauta Nopeat osat kuvaketta, napsauta hiiren kakkospainikkeella ikkunaa, jossa on poistettava teksti, ja napsauta sitten kohtaa, jossa se sanotaan Järjestä ja Poista:
Napsauta sitten Poistaa -painiketta Järjestä ja poista ponnahdusvalikosta.
Nopeat osat ja automaattinen teksti ovat hyödyllisimpiä, kun löydät itsellesi jonkin verran tekstiä uudelleen ja uudelleen, varsinkin jos se on hankalaa kirjoittamalla, kuten pitkät numerot tai vaikeasti kirjoitettavat nimet tai paikat.
