Vertailu- ja yhdistämisasiakirjat Wordissa
Wordilla on kaksi todella hyödyllistä ominaisuutta, joita lähes kukaan ei koskaan käytä: Vertaa asiakirjoja ja Yhdistä asiakirjat. Kuten niiden nimet viittaavat, ominaisuuksien avulla voit verrata kahta Word-asiakirjaa toisiinsa tai yhdistää kaksi toisiaan.
Joten milloin sinun pitäisi koskaan käyttää tätä? No, jos olet samanlainen kuin minulla, sinulla on todennäköisesti 20 eri versiota, jotka tallennetaan eri paikoissa vuosien varrella. Joskus muutan hieman uudelleen tiettyä yritystä varten, jotta voin korostaa tiettyä taitoa tai joskus olen lisännyt tavaraa ja vain tallentanut uuden kopion.
Joka tapauksessa, olisi mukavaa nopeasti nähdä ero viimeisimmän ansioluetteloni ja vanhempien välillä nähdäkseni onko jotain, jonka minun pitäisi lisätä uusimpaan tai mahdollisesti poistaa. Tässä viestissä näytän teille, miten voit käyttää näitä kahta ominaisuutta nopeasti etsimään eroja kahden asiakirjan välillä ja yhdistää ne, jos haluat.
Vertaa ja yhdistä asiakirjat
Esimerkkinäni halusin nähdä, mitä eroa oli vanhassa ansioluettelossa, joka on kirjoitettu vuonna 2007, ja uusimpaan päivitykseen vuonna 2013. Voit tehdä tämän avaamalla Wordin, napsauttamalla Arvostelu ja napsauta sitten Vertailla.
Tämä tuo esiin Vertaa asiakirjoja valintaikkunassa, jossa sinun on valittava alkuperäinen asiakirja ja tarkistettu asiakirja.
Alareunassa näet koko vertailuasetukset, joista voit jättää kaikki tarkistetut. Oletuksena se näyttää myös kaikki muutokset uuteen asiakirjaan, mikä on parempi kuin alkuperäisten tai tarkistettujen asiakirjojen lähettäminen.
Uusi asiakirja avautuu useilla eri osilla: vieritettävä luettelo oikaisuista vasemmalla, yhdistetty asiakirja, jossa näkyy kaikki muutokset keskellä ja kaksi alkuperäistä asiakirjaa oikealla puolella. Katsotaanpa tarkemmin jokaista osaa.
Kuten näette, olen poistanut muutamia asioita ja lisännyt pari muuta riviä tekstiä. Jos kaksoisnapsautat mitä tahansa otsikkoa (Aseem Kishore Lisätty tai Aseem Kishore Poistettu), se siirtää kohdistimen siihen tarkkaan paikkaan asiakirjassa.
Keskellä näet nämä muutokset eri väreissä. Oletusarvoisesti kaikki, joilla on lakko, on se, mitä on poistettu, ja mikä tahansa punaisena ja alleviivattuina on se, mikä on lisätty tarkistettuun asiakirjaan. Kaikki vihreässä on liikkunut. Paikka, jossa se siirrettiin, on kaksinkertainen läpivienti vihreänä ja paikka, jossa se on siirretty, kaksinkertaistetaan vihreäksi, kuten tässä on esitetty:
Lopuksi, oikeassa reunassa näet alkuperäisen asiakirjan yläosassa ja tarkistetun asiakirjan alla. Kun vierität ylintä asiakirjaa, alareunaa seuraa niin, että ne ovat synkronoituja. Voit vierittää alareunaa riippumatta yläruudusta.
Tämän näkymän lisäksi voit myös poistaa sekä lähdeasiakirjat oikealta ruudulta että sen sijaan ilmapalloja nähdäksesi muutokset helposti. Jos haluat nähdä, mitä tarkoitan, mene eteenpäin ja napsauta Vertailla -painiketta uudelleen ja sitten Näytä lähdeasiakirjat ja lopuksi napsauta Piilota lähdeasiakirjat.
Napsauta nyt Näytä merkintä painiketta alla Seuranta ja napsauta ilmapallot ja sitten Näytä ilmapallojen tarkistukset.
Asiakirjan oikeassa reunassa näet kaikki muutokset, jotka tulevat dokumentista tulevilla riveillä. Tämä voi helpottaa kaikkien muutosten näkemistä, jos sinulla on paljon niitä.
Huomaa, että jos haluat vain nähdä asiakirjojen väliset erot, sinun ei tarvitse tehdä mitään muuta. Jos haluat luoda lopullisen asiakirjan näistä kahdesta dokumentista, voit napsauttaa hiiren kakkospainikkeella mitä tahansa muutosta ja valita Hyväksyä tai Hylätä.
Kun olet valmis, voit tallentaa uuden asiakirjan tekemäsi muutokset. Yhdistä asiakirjat on melko täsmälleen sama kuin vertailu. Jos valitset Yhdistä, saat saman valintaikkunan, jossa sinun on valittava alkuperäinen ja tarkistettu asiakirja.
Kun teet sen, saat saman ulkoasun kuin ennen, kun näet keskitetyt muutokset keskellä. Jälleen teksti poistetaan, punainen alleviivattu teksti lisätään ja vihreä teksti on siirretty. Napsauta hiiren kakkospainikkeella jokaista muutosta ja valitse, hyväksyykö tai hylkääkö jokainen muutos. Kun olet valmis, tallenna uusi yhdistetty asiakirja.
Kaiken kaikkiaan nämä ovat todella hyödyllisiä silloin, kun sinulla on useita saman asiakirjan versioita tai kun useat henkilöt muokkaavat yhtä Word-asiakirjaa ja päädyt useisiin dokumentteihin yhdeksi. Jos sinulla on kysyttävää, voit kommentoida. Nauttia!
