Excel AutoRecover- ja AutoBackup-ominaisuuksien käyttäminen

Se on aina kauhea tragedia, kun joku menettää jotain tärkeää, mitä he työskentelivät, koska he eivät tallentaneet asiakirjaansa oikein. Tämä tapahtuu useammin kuin luulisi Excel- ja Word-käyttäjille!

Onneksi Microsoft on lisännyt viime vuosina pari versiota, jotka auttavat vähentämään kaatumisten, sähkökatkosten, tahattomien poistojen ja muiden tietojen menettämisen mahdollisuuksia. sitä kutsutaan AutoBackupiksi.

Tässä artikkelissa puhun siitä, miten molemmat asetukset voidaan määrittää niin, että tiedot ovat mahdollisimman turvallisia. Haluaisin myös mainita, että uusimmat Office-versiot mahdollistavat asiakirjojen tallentamisen suoraan OneDriveen, mikä on hyvä vaihtoehto, koska voit silti käyttää töitäsi, vaikka kiintolevy epäonnistuu.

Excelin automaattinen palautus

Automaattinen palautus -toiminto on oletusarvoisesti päällä ja tallentaa asiakirjan automaattisesti väliaikaiseen paikkaan tietyn ajan kuluttua. Voit tarkastella automaattisen palautuksen asetuksia napsauttamalla tiedosto ja sitten vaihtoehdot.

Klikkaa Tallentaa vasemmanpuoleisessa valikossa näet automaattisen palautuksen vaihtoehdon kohdassa Tallenna työkirjat.

AutoRecover-tiedot tallennetaan oletusarvoisesti 10 minuutin välein. Välin lisäksi Excelin on oltava tyhjäkäynnillä 30 sekuntia ennen kuin tiedot tallennetaan. Myös automaattinen tallennettu tieto tallennetaan Automaattinen palautus tiedoston sijainti lueteltu tässä. Joten miten se toimii? Periaatteessa oletetaan, että sinulla on alla oleva työarkki ja se on tallennettu.

Oletetaan nyt lisäävän seuraavat tiedot Excel-laskentataulukkoon ja odottamaan noin 10 minuuttia tallentamatta asiakirjaani. Koska automaattisen palautuksen aikaväli on asetettu 10 minuutiksi, sinun on odotettava vähintään yhtä kauan, että tiedot tallennetaan.

Minun tapauksessani simuloin Excelin kaatumisen avaamalla tehtävähallinnan ja tappamalla Excel-prosessin. Sen jälkeen avasin Excelin uudelleen ja näki heti vaihtoehdon Näytä palautetut tiedostot.

Jos napsautat sitä, se tuo esiin luettelon Excel-tiedostoista, jotka voidaan palauttaa. Minun tapauksessani sillä oli alkuperäinen tiedosto, jossa oli tietoja vain A1: ssä ja A2: ssä, ja sillä oli myös automaattinen palautettu tiedosto, joka sisälsi tiedot, joita en ollut tallentanut levylle.

Kun napsautat mitä tahansa luettelossa olevaa kohdetta, avautuu toinen Excel-esimerkki, joka näyttää kyseisen tiedoston tiedot. Kaiken kaikkiaan tämä on todella hyödyllinen ominaisuus niille aikoihin, jolloin et tallentanut kaikkia töitäsi, mutta Excel päättyy odottamatta.

Tämän ominaisuuden tärkein haittapuoli on, että automaattisen palautuksen tiedot tallennetaan samaan kiintolevyyn kuin tiedosto, joten jos kiintolevylle tapahtuu jotain, kaikki on poissa. Voit muuttaa yllä olevien asetusten sijaintia erilliseksi kiintolevylle tai jopa verkkoasemaan, jota suosittelen.

Huomaa, että Excel poistaa automaattisesti myös automaattisen palautuksen tiedot seuraavissa tilanteissa:

1. Tallennat tiedoston manuaalisesti tai käyttämällä tiedosto - Tallenna nimellä.
2. Suljet tiedoston tai lopetat Excelin (tallennatko tiedoston vai ei)
3. Voit poistaa automaattisen palautuksen kokonaan tai vain työkirjan käytöstä

Joten periaatteessa, kun tallennat tiedoston, se vapautuu automaattisen palautuksen tiedoista. Jos lopetat Excelin manuaalisesti ja päätät olla tallentamatta tietoja, se poistaa automaattisen palautuksen tiedot. Pidä tämä mielessä, kun käytät tätä ominaisuutta. Jos olet raskas Excel-käyttäjä, ehdotan, että automaattisen palautuksen aikaväli asetetaan johonkin 2 tai 3 minuuttiin 10: n sijasta.

Automaattinen varmuuskopiointi

Toinen ominaisuus, jota monet ihmiset eivät tiedä, on AutoBackup. Jos haluat käyttää sitä, sinun on ensin mentävä ja tallennettava tiedosto päästäksesi Tallentaa valintaikkuna. Jos sinulla on jo tallennettu Excel-asiakirja, siirry osoitteeseen tiedosto ja sitten Tallenna nimellä ja valitse sijainti. Kun teet tämän, se tuo esiin Tallenna nimellä dialogi.

Napsauta valintaikkunassa Työkalut painike, joka on vasemmalla puolella Tallentaa painiketta. Näet muutaman vaihtoehdon, joista yksi on Yleiset asetukset. Kun napsautat sitä, näyttöön tulee pieni ikkuna, jossa on lisää vaihtoehtoja.

Mene eteenpäin ja tarkista Luo varmuuskopio aina laatikko. Napsauta OK ja nyt kun tallennat tiedoston, Excel-varmuuskopiotiedosto luodaan myös .XLK-laajennuksella. Huomaa, että ensimmäinen kerta, kun teet tämän, tiedostot ovat täsmälleen samat. Jos teet muokkauksia alkuperäiseen tiedostoon ja tallennat sen uudelleen, varmuuskopiotiedosto pysyy edelleen samana (alkuperäiset tiedot). Kolmas kerta, kun tallennat sen, varmuuskopiotiedosto päivitetään tiedoilla jopa toiseen tallennukseen.

Periaatteessa varmuuskopiotiedosto on aina yksi versio nykyisen version takana. Joten jos teit muutamia muutoksia, tallensit tiedoston ja halusit palata takaisin versioon, jossa ei ollut näitä muutoksia, voit avata varmuuskopiotiedoston.

Tiedosto tallennetaan samaan paikkaan kuin alkuperäinen tiedosto, eikä sitä näytä olevan keino muuttaa. Tämä ominaisuus ei lisää asiakirjasi turvallisuutta, mutta se on hyvä tietyissä olosuhteissa.

Näiden varmuuskopiointi- ja palautustoimintojen ottaminen käyttöön Excelissä säästää toivottavasti tärkeiden tietojen menettämistä. Se on aina hyvä vaihtoehto käyttää pilvivarastoa (kuten OneDrive) ylimääräisenä turvaverkkona, jos tietokoneesi tuhoutuu katastrofaalisesti. Jos sinulla on kysyttävää, voit kommentoida. Nauttia!