5 tehokkaita tapoja pitää tiedostosi hallinnassa

Tietokoneesi on digitaalinen viidakko. Se on niin helppo ottaa puhtaan ja siistin suunnittelutyöpaikan ja muuttaa sen valtavaksi sotkuksi. Tiedostoja on liikaa, ja ne ovat kaikkialla. Suunnittelutiedostot, joita tarvitset, ovat lähes mahdotonta löytää. Joten miten pidät tiedostot poissa käytöstä? No, olet onnea, koska siellä on 5 tehokasta tapaa pitää tiedostosi hallinnassa.

Mutta ensinnäkin: miksi tietokoneen ja muotoilutiedostojen hallinta on niin helppoa? Samasta syystä niin monilla ihmisillä on sotkuisia huoneita ja epäjohdonmukaisia ​​kaappeja ja fyysisiä työtiloja. Lukuun ottamatta kerrointa 100: lla, koska se on niin helppoa luoda tietokoneen suunnittelutiedostoja, jotka eivät ota fyysistä tilaa.

Onneksi ei ole kovin vaikeaa pitää tietokoneesi ja suunnittelutiedostoja hallinnassa. Lisää nipistää tervettä järkeä, sekoita itsekuria ja toista, toista, toista. Älä huoli - se kuulostaa enemmän kuin se on. Vain rinnastaa se hampaiden harjaukseen: kun pääset tottumaan tekemään näitä asioita, et edes huomaa sitä. Pidät tietokonettasi ja suunnittelutiedostoja luonnollisesti hallinnassa.

Okei, ilman ylimääräistä, tässä ovat 5 tehokasta tapaa pitää tiedostosi hallinnassa.

1. Poista vanhat ja tarpeettomat tiedostot armottomasti

(Kuva: Mixy Lorenzo)

Tämä saattaa tuntua otsa-slapping ilmeiseltä, mutta joskus kaikkein järkeä vaiheet unohdetaan. Unohda kaikki tuottavuusohjelmistot ja tiedostojen virtaviivaistaminen sekä muut tuottavuuden hölynpölyä: yksinkertaisesti poistaa vanhoja ja tarpeettomia tiedostoja.

Se on sama kuin huoneen puhdistaminen tai fyysisten tiedostojen järjestäminen. Menet läpi tavarasi, ja kun tarkastelet kohdetta, päätätte: onko tämä merkityksellistä jotain tärkeää? Jos ei, heität sen armottomasti pois. se on miten pysyt järjestäytyneenä: minimoimalla sinulla olevien tavaroiden määrä. Ei temppuja tai salaisuuksia.

Tämä menetelmä ei ole erilainen tietokoneen suunnittelutiedostojen osalta. Kun käydään läpi tiedostosi, valitse, onko jokainen asia olennainen jotain tärkeää. Jos ei, poista häikäilemättömästi se - et tarvitse sitä uudelleen, ja se on vain digitaalisen työympäristön sekoitus. Yleensä nämä tiedostot ovat vanhoja projektitiedostoja, kuten aiempia grafiikka- ja kuvioita sekä vanhentuneita verkkosivustotiedostoja.

Se on mukavaa ja kaikkea, mutta milloin sinun pitäisi häikäilemättä poistaa vanhoja ja tarpeettomia tiedostoja? Loppujen lopuksi käytännössä kaikki vihaavat huoneen puhdistamista.

No, aivan kuten tapa, jolla voit minimoida huoneesi puhdistamisen aikataulun, on huolehtia esineestä heti, kun kohtaat sen, joten myös sinun pitäisi päättää, haluatko poistaa tiedoston, kun kohtaat sen. Mikä johtaa meidät # 2: een…

2. Ota välittömästi toimet tiedostoihin, joihin kohtaat

(Kuva: John Britton)

Paras tapa välttää tietokoneen suunnittelutiedostojen lajittelun ja puhdistuksen ajoitus on, ettei sitä tarvita. Aina kun kohtaat tiedoston, ryhdy välittömästi siihen.

Mutta olet varmasti kiireinen jätkä tai gal. Sinulla on tekemistä, paikkoja. Et voi pudottaa kaikkea mitä teet ja huolehdi jokaisesta kohtaamastasi tiedostosta. Joten miten päätät, milloin toimia? Käytä 5 minuutin sääntöä: jos välittömiä toimia vie tiedostoon 5 minuuttia tai vähemmän, huolehdi siitä heti, kun kohtaat sen.

Kuulostaa tutulta? Se on, koska tämä on “vaikuttaneet” David Allenin suosittu kirja GTD: Getting Things Done. Siinä hän sanoo, että voit välttää pitkän tehtävän luettelon keräämisen heti huolehtimalla tehtävistäsi, kunhan se kestää enintään minuutteja.

Tämä koskee myös tietokoneen suunnittelutiedostoja:

• Löytyi puolivalmiita logo? Kierrä se ylös ja lähetä se pois.
• Lähes valmis koodin kanssa? Lopeta se.
• Onko sinulla joukko tiedostoja, joista et ole varma, tarvitsetko enää? Mene läpi, päättää ja poista tarvittaessa.

Joten # 1 ja # 2 auttavat pitämään tiedostosi hallinnassa. Mutta on toinen tärkeä tekijä, joka on…

3. On mahdollisimman vähän kansioita kuin mahdollista

(Kuva: Steve Ryan)

Luo vain muutamia kansioita työtyyppisi ja olla mahdollisimman yleinen luokan kanssa. Sen sijaan, että saisimme kapealla lukemattomia kansioita (kuten "vektoreita" tai "Photoshopia" tai mitä tahansa), vain "logot" ja "verkkosivustot". Tai sinulla voi olla kansioita kullekin projektille, ja siihen liittyvät kaikki tiedostotyypit.

Miksi tämä on? Kaksi syytä:

1. Ei päättäväinen halvaus: on tiedosto logo, verkkosivuston sisältö tai osa projektista? Heitä se vastaavaan kansioon ja tee sen kanssa.
2. Liian moni tiedostojen suodatin: kun näet kansion täyttävän liian monta tiedostoa, olet taipuvaisempi poistamaan vanhat ja tarpeettomat tiedostot. Samanlainen kuin nähdä liian paljon tavaraa huoneessasi sen sijaan, että piilotit sen laatikoihin ja muihin huoneisiin.

Vältä liian tarkkuutta kansioiden nimien ja luokkien kanssa. Mitä tarkemmin nimeät kansion, sitä enemmän kategorioita sinulla on. Ja enemmän kategorioita, sinun täytyy päättää, missä uusi tiedosto menee. On todennäköistä, että se ei sovi yhteen vain yhteen niistä, joten valitset mielivaltaisesti. Sitten kun on aika järjestää lisää tiedostoja, ajattelet takaisin mihin luokkaan valitset vastaavan tiedoston viime kerralla. Puhumattakaan siitä, ettei tiedä selvästi, mihin ryhmään kukin tiedosto kuuluu.

Miksi et käytä vain joitakin merkintäjärjestelmiä? Sitten voit poistaa kansiot kokonaan, eikö? Teoriassa tämän pitäisi toimia, todellisuudessa se rohkaisee sinua luomaan ja pitämään liian monta tiedostoa.

Tässä tapahtuu, mitä tapahtuu:

1. Voit merkitä alkuperäiset tiedostosi, tuntuu hyvältä, että voit helposti löytää ne myöhemmin etsimällä tunnisteita.
2. Sinusta tulee liberaali tunnisteilla luomalla liikaa tunnisteita, jotka ovat liian tarkkoja - tämä johtuu päättämättömästä halvauksesta, koska et voinut valita kahden tagin välillä ja päätti luoda uuden nimen nimenomaan yhdelle tiedostolle.
3. Päädytte liian moniin tunnisteisiin, joista tulee ylivoimaisia ​​löytääkseen tavaraa.
4. Mikä pahempaa on, koska et tuntenut tarvetta pitää tiedostolaskua alhaisena, sinulla on nyt enemmän tiedostoja kuin jos ne näkyisivät jatkuvasti yleisessä kansiossa, jonka olet katsonut.

4. Ditch Auto-Organizing -ominaisuudet

(Kuva: Mark Sebastian)

Automaattiset järjestämistoiminnot (ajatella iTunesin automaattisen uudelleen nimeämisen ja lajittelun ominaisuutta, mutta sovellettu kaikkiin tiedostoihin) ovat epäonnistumisia tiedostojen hallinnassa. Ne edistävät liberaalien tiedostojen luomista ja tallentamista. Vaikka aluksi tuntuu hyvältä, sitä enemmän tiedostoja sinulla on, sitä vähemmän tiedät missä kaikki on.

Miksi et vain poista tiedostoja, kun ne ovat vanhoja tai tarpeettomia? Automaattisen järjestämisen ominaisuus kannustaa sinua olemaan poistamatta. Sellainen kuin Gmailin koskaan poistettava-vain -haun ominaisuus. Toisin kuin sähköposti, jossa sinulla on vain yhden tyyppinen sisältö (teksti) ja siten helppo etsiä, tiedostojasi on vaikea etsiä tällä tavalla. Ei ole helppoa etsiä sisältöä, erityisesti visuaalisia ja äänitiedostoja. Ainoa asia, jota sinun täytyy työskennellä, on tiedostonimet ja ehkä jotkin metakuvaukset, jotka on merkitty siihen. Se on resepti tiedostojen ylikuormitukselle.

Kun et käytä automaattisia järjestelyominaisuuksia, olet vastuussa jokaisesta luomastasi tiedostosta. Näet sen ja kiinnitätte siihen huomiota ainakin kerran, joten olet tietoinen kaikista tietokoneesi tiedostoista. Näin saat paremman tunteen, kun tiedostosi ovat poistumassa ohjauksesta - ja kun haluat poistaa häikäilemättömästi.

5. Yhdistä tiedostot mahdollisuuksien mukaan

(Kuva: Aldo Gonzalez)

Tämä on yksinkertainen. Jos voit jotenkin yhdistää kaksi tai useampia tiedostoja yhteen, sinulla on luonnollisesti vähemmän tiedostoja. Ja vähemmän tiedostoja on vähemmän sekavuutta.

Tiedostojen yhdistämisen toinen etu on helpompi löytää etsimäsi. Tiedostosi organisoituvat. Millä tavalla? Sinulla on luonnollisesti asiaankuuluva sisältö yhdessä tiedostossa, joten ei tarvitse metsästää useita samaan hankkeeseen liittyviä tiedostoja.

Miten lujitat tiedostojasi?

• Tekstin kopioiminen / liittäminen yksinkertaisesti useista tiedostoista yhdeksi päätekstitiedostoksi.
• Visuaalisia malleja varten voit kopioida / liittää eri elementtejä ja muunnelmia yhteen päägraafiseen tiedostoon.

Jokainen suuri ja pieni grafiikkasovellus tukee kerroksia ja niiden merkitsemistä ja ryhmittelyä, joten hyödynnä sitä. Se voi olla logon muunnelmia tai useamman suuremman suunnittelun näkökohtia - kaikki yhdessä grafiikkatiedostossa.

Kaikkia tiedostotyyppejä tai sisältöjä ei voida yhdistää. Esimerkiksi koodi. Siksi edellä mainittu on nimeltään “kun mahdollista” - tee parhaansa, ja mikä tahansa määrä, joka auttaa vähentämään tiedostojen määrää, on nettotulos.

Pidä tiedostot tehokkaasti hallinnassa

Toivottavasti nämä viisi tapaa eivät olleet vain jonkin verran tuottavuutta porno: lukemattomat asiat, jotta vältyttäisiin tekemästä todellista työtä, joka saa toivotut tulokset elämässäsi. Ei, nämä on kirjoitettu aikomuksena olla toimivia asioita, joita voit aloittaa hakemalla nyt, jotta tietokoneesi ja suunnittelutiedostosi eivät pääse hallitsemaan.

Kukaan ei halua aktiivisesti järjestää ja hallita tietokone- ja suunnittelutiedostoja. Joten nämä viisi tapaa auttavat sinua muodostamaan tottumuksia, joita ei tarvitse tehdä. Ja kuten mihin tahansa tapaan, tärkeintä on vain aloittaa niiden tekeminen.

Jotta voit kertoa, tässä on viisi tehokasta tapaa pitää tiedostosi hallinnassa:

1. Poista vanhat ja tarpeettomat tiedostot armottomasti
2. Ota välittömästi käyttöön kohtaamiasi tiedostoja
3. Pidä mahdollisimman vähän kansioita
4. Ditchin automaattiset järjestelyt
5. Yhdistä tiedostot mahdollisuuksien mukaan

Sinun vuorosi: mitkä muut keinot ovat auttaneet sinua pitämään tietokoneesi ja suunnittelutiedostosi tehokkaasti hallinnassa?

Toimittajan huomautus: Tämä viesti on kirjoittanut Oleg Mokhov varten Hongkiat.com. Oleg Mokhov on maailman liikkuvin elektroninen muusikko, web- ja visuaalisen suunnittelun harrastaja ja premium-maksuttoman musiikkikaupan Soundtracksterin perustaja.