Käytä Gmailia tehtäväluettelona

Tämän päivän oppitunnille aiomme kattaa, miten Gmailia käytetään tehtäväluettelona. Gmail yhdistää yksinkertaisen tehtävälistan tilillesi. Google-tehtävien avulla voit luoda kohteiden luetteloita, asettaa päivämäärät ja lisätä muistiinpanoja. Voit jopa luoda tehtäviä suoraan Gmail-viestistä.

KOULUN NAVIGOINTI

1. Gmailin tunteminen
2. Mobiilisovellus, sähköpostin kirjoittaminen ja keskustelut
3. Saapuneet-kansioiden hallinta ja tarrat
4. Sähköpostisuodattimet ja Star-järjestelmä
5. Liitteet, allekirjoitukset ja suojaus
6. Kutsut ja lomailija
7. Käytä Gmailia tehtäväluettelona
8. Useita tilejä, näppäimistön pikanäppäimiä ja etäkirjausta
9. Käytä Gmail-tiliäsi muiden tilien käyttämiseen
10. Virtaa koskevat vihjeet ja Gmail Labs

Lisää tehtävä

Jos haluat lisätä tehtävän Gmail-tilillesi Google-tehtävien avulla, napsauta Gmail-ikkunan vasemmassa yläkulmassa olevan Mail-valikon alas-nuolta ja valitse "Tehtävät".

"Tehtävät" -ikkuna näkyy Gmail-ikkunan oikeassa alakulmassa. Huomaa, että kohdistin vilkkuu ensimmäisen tyhjän tehtävän yhteydessä. Jos kohdistin ei vilku ensimmäisessä tyhjässä tehtävässä, siirrä hiiri sen päälle ja napsauta sitä.

Kirjoita sitten suoraan ensimmäiseen tyhjään tehtävään.

Kun olet lisännyt tehtävän, voit luoda lisää tehtäviä napsauttamalla plus-kuvaketta. Palautuksen painaminen tehtävän syöttämisen jälkeen luo myös uuden tehtävän sen alapuolelle.

Luo tehtävä sähköpostitse

Voit myös luoda tehtävän helposti sähköpostitse. Valitse sähköposti, jonka haluat lisätä tehtävänä. Napsauta "Lisää" -toimintopainiketta ja valitse avattavasta valikosta Lisää tehtäviin.

Gmail lisää automaattisesti uuden tehtävän sähköpostiviestin otsikkorivillä. Tehtävään lisätään myös linkki siihen liittyvään sähköpostiviestiin. Napsauttamalla linkkiä avautuu sähköposti "Tehtävät" -ikkunan takana.

Voit myös lisätä tehtävään lisää tekstiä tai muuttaa Gmailin tekstinsyöttöä yksinkertaisesti napsauttamalla tehtävää ja kirjoittamalla tai korostamalla tekstiä ja korvaamalla sen.

Huomaa, että “Tehtävät” -ikkuna pysyy auki, vaikka navigoit sähköpostitse taustalla. Sulje se painamalla “Tasks” -ikkunan oikeassa yläkulmassa olevaa ”X” -painiketta.

Järjestä tehtävät uudelleen

Tehtävät voidaan järjestää helposti uudelleen. Siirrä hiirtä vasemmalla puolella olevan tehtävän päälle, kunnes näet katkoviivan.

Napsauta ja vedä kyseistä reunaa ylös tai alas siirtääksesi tehtävän toiseen paikkaan luettelossa.

Lisää tehtävät tehtäväluettelon keskelle

Voit myös tilata tehtävät lisäämällä uusia tehtäviä luettelon keskelle. Jos asetat kohdistimen tehtävän loppuun ja painat “Enter”, uusi tehtävä lisätään sen jälkeen. Jos painat Enter-näppäintä, kun kohdistin on tehtävän alussa, uusi tehtävä lisätään ennen tätä tehtävää.

Luo alitehtävät

Jos joku tehtävistäsi on alitehtäviä, voit lisätä nämä tehtävät helposti tehtävään. Lisää alitehtävä tehtävän alla ja paina sen jälkeen "Tab" -näppäintä. Siirrä tehtävä vasemmalle painamalla “Shift + Tab”.

Lisää tiedot tehtävään

Joskus haluat ehkä lisätä muistiinpanoja tai yksityiskohtia tehtävään luomatta alitehtäviä. Voit tehdä tämän siirtämällä hiiren tehtävän päälle, kunnes tehtävä oikealla puolella näkyy nuoli. Napsauta nuolta.

Näyttöön tulee ikkuna, jossa voit valita tehtävän eräpäivän ja kirjoittaa muistiinpanoja. Voit valita eräpäivän napsauttamalla kohtaa ”Eräpäivä”.

Kalenteri näyttää. Määritä tehtävän eräpäivä napsauttamalla päivämäärää. Siirry kuukauden viereisiin nuoliin siirtyäksesi eri kuukausiin.

Päivämäärä lisätään ”eräpäivään” -ruutuun. Jos haluat lisätä tehtävän muistiinpanoja, kirjoita ne "Täydennyspäivämäärä" -ruutuun. Kun olet valmis, napsauta Takaisin luetteloon.

Huomautus ja eräpäivämäärä näkyvät tehtävänä linkeinä. Napsauttamalla kumpaakin linkkiä voit muokata tehtävän osaa.

Minimoi tehtävät-ikkuna

Kun siirrät hiirtä “Tehtävät” -ikkunan otsikkorivin päälle, siitä tulee käsi. Otsikkorivin napsauttaminen minimoi "Tehtävät" -ikkunan.

Otsikkorivin napsauttaminen avaa uudelleen "Tehtävät" -ikkunan.

Nimeä tehtävälista uudelleen

Oletusarvoisesti tehtäväluettelosi on nimetty Gmail-tilisi nimellä. Voit kuitenkin muuttaa tätä. Esimerkiksi ehkä haluat erilliset tehtäväluettelot työhön ja henkilökohtaisiin tehtäviin.

Voit nimetä tehtävän luettelon uudelleen napsauttamalla “Tasks” -ikkunan oikeassa alakulmassa olevaa “Switch list” -kuvaketta ja valitsemalla ponnahdusvalikosta ”Rename list”..

Syötä nykyisen tehtäväluettelon uusi nimi Muokkaa nimikettä muokkaa -valintaikkunassa näkyvästä valintaikkunasta. Napsauta OK.

Uusi nimi näkyy "Tehtävät" -ikkunan otsikkorivillä.

Tulosta tai lähetä tehtäväluettelo

Voit tulostaa tehtäväluettelon napsauttamalla "Toiminnot" ja valitsemalla ponnahdusvalikosta "Tulosta tehtäväluettelo".

Voit lähettää sähköpostiviestin tehtäväluetteloon itsellesi tai jollekin muulle käyttämällä ”Toiminta” -valintaikkunan Sähköpostitehtäväluettelo-valikkoa, joka on kuvassa yllä.

Luo lisätehtäviä

Nyt kun olet nimittänyt alkuperäisen tehtävälistan, voit lisätä toisen käyttötarkoitukseen, kuten henkilökohtaisiin tehtäviin. Voit tehdä tämän napsauttamalla "Vaihda lista" -kuvaketta uudelleen ja valitsemalla "Uusi lista" ponnahdusvalikosta.

Kirjoita uuden luettelon nimi näyttöön tulevaan valintaikkunaan Luo uusi luettelo nimeltä -ruutuun ja napsauta sitten OK.

Uusi lista luodaan ja Gmail siirtyy automaattisesti uuteen luetteloon "Tehtävät" -ikkunassa.

Vaihda toiseen tehtävälistaan

Voit helposti siirtyä toiseen tehtäväluetteloon napsauttamalla Vaihda luetteloa -kuvaketta ja valitsemalla haluamasi luettelon nimen ponnahdusvalikosta.

Tarkista, että tehtävät on suoritettu loppuun

Kun olet suorittanut tehtävän, voit tarkistaa sen käytöstä ja osoittaa, että olet suorittanut sen. Voit tarkistaa tehtävän valitsemalla tehtävästä vasemmalla olevan valintaruudun. Näyttöön tulee valintamerkki ja tehtävä ylitetään.

Tyhjennä suoritetut tehtävät

Voit tyhjentää tai piilottaa suoritetut tehtävät tehtäväluettelostasi napsauttamalla "Tehtävät" -ikkunan alaosassa "Toiminnot" ja valitsemalla "Tyhjennä valmiit tehtävät" ponnahdusvalikosta.

Valmiit tehtävät poistetaan luettelosta ja uusi tyhjä tehtävä lisätään oletusarvoisesti.

Näytä piilotetut tehtävät

Kun poistat tehtäväluettelosta tehtävät, niitä ei poisteta. Ne ovat yksinkertaisesti piilotettuja. Voit tarkastella piilotettuja, valmiita tehtäviä napsauttamalla "Toiminnot" ja valitsemalla "Suorita valmiit tehtävät" ponnahdusvalikosta.

Valitun tehtävän luettelon valmiit tehtävät näytetään päivämäärän mukaan.

Poista tehtävä

Voit poistaa luomasi tehtävät riippumatta siitä, onko ne merkitty valmiiksi vai ei.

Voit poistaa tehtävän napsauttamalla tehtävän tekstissä olevaa kohdistinta valitsemalla sen ja napsauttamalla ”Tehtävät” -ikkunan alaosassa olevaa Roskakori-kuvaketta.

HUOMAUTUS: Tehtävien poistaminen tulee voimaan välittömästi Tehtävät-ikkunassa. Google sanoo kuitenkin, että jäljellä olevat kopiot voivat poistaa palvelimiltaan jopa 30 päivää.

Tarkastele luetteloa ponnahdusikkunassa

Voit tarkastella tehtäviäsi erillisessä ikkunassa, jossa voit liikkua. Jos sinulla on tarpeeksi suuri näyttö, tämä on hyödyllistä, jotta voit nähdä koko Gmail-ikkunan ilman, että "Tehtävät" -ikkuna estetään.

Voit tehdä erillisen "Tehtävät" -ikkunan napsauttamalla "Tehtävät" -ikkunan yläreunassa olevaa "Pop-out" -nuolta.

“Tehtävät” -ikkuna tulee erilliseksi ikkunaksi selainikkunasta. Kaikki samat valikot ja vaihtoehdot ovat käytettävissä, mukaan lukien "Pop-in" -painike, jonka avulla voit palauttaa "Tehtävät" -ikkunan selainikkunan oikeassa alakulmassa.

Tulossa Seuraava…

Joten se on kaikki mitä haluatte tietää Gmailin tehtävistä. Tiedämme, että se on melko kattava, mutta Gmailin avulla voit seurata tehtäviäsi on melko rohkea, joten halusimme antaa sille ansaitsemansa huomion.

Seuraavassa How-To Geek -koulun oppitunnissa keskitymme Google Hangoutsiin, joiden avulla voit heti keskustella muiden Gmail-käyttäjien kanssa. miten hallita useita Gmail-tilejä; ja Gmailin käyttäminen pikanäppäimillä.