Mallien käyttäminen yleisen asettelun ja muotoilun varmistamiseksi

Microsoft Word on erinomainen työkalu dokumenttien käsittelyyn tiimi-asetuksessa. On monia ominaisuuksia, jotka tukevat helppoa yhteistyötä, mukaan lukien mallit, muutokset ja tarkistukset, kommentit, asiakirjojen rajoittaminen ja suojaaminen sekä asiakirjojen vertailu ja yhdistäminen.

KOULUN NAVIGOINTI

1. Mallien käyttäminen yleisen asettelun ja muotoilun varmistamiseksi
2. Dokumenttiin tehtyjen muutosten seuranta
3. Kommenttien käyttäminen asiakirjan muutosten ilmoittamiseen
4. Asiakirjojen ja mallien rajoittaminen ja suojaaminen
5. Asiakirjojen versiointi, vertailu ja yhdistäminen

Wordin yhteistoimintatyökalut mahdollistavat sellaisten asioiden toteuttamisen, jotka olisivat jopa 20 vuotta sitten vaatineet kaiken tulostamista, välittämisen pois arvioijalle tai arvioijille, missä ne sitten merkitsisivät kaiken musteella ja luovuttavat sen sitten takaisin sinulle . Teet sitten muutokset, tulostat sen uudelleen ja luovutat sen uudelle kierrokselle. Tämä on sekä aikaa vievää että tuhlaavaa.

Wordin avulla voit kuitenkin yksinkertaisesti tehdä kommentteja ja korjauksia dokumenttiin ja seurata helposti kaikkia muutoksia, jotta kaikki yhteistyössä toimivat voivat nähdä, mihin se menee ja miten se muokkaa. Ei tarvitse tulostaa tai luovuttaa sitä. Voit yksinkertaisesti tallentaa työsi jaettuun kansioon tai lähettää sen sähköpostitse, mikä säästää sinulle arvokasta aikaa!

Tämän sarjan tavoitteena on tutustuttaa ja tutustua Microsoft Word 2013: n yhteistyöominaisuuksiin, vaikka paljon niistä, joista keskustelemme, pitäisi olla saatavilla myös aiemmissa versioissa. Tämä on hyödyllistä, olitpa vain korkeakouluopiskelija, joka luovuttaa paperin jollekin toiselle oikolukuun tai muokkaa suurta julkaisua, joka kulkee useiden tarkistusten ja arvioijien läpi.

Mallit ja asiakirjat

Yhteistyössä tiimi-asetuksessa on oltava välttämätöntä, että jokainen käyttää yhtenäistä muotoilua. Voit tehdä tämän helposti käyttämällä malleja.

Voit esimerkiksi määrittää mallipohjan kaikki tyylit ja muotoilut, liittää mallin asiakirjaan ja jakaa mallin kaikille asiakirjan käyttäjille. Malli on lähinnä Wordin opas siitä, miten asiakirja ja työympäristö tulee näkyviin.

Jokainen Word-asiakirja perustuu malliin. Kun luot uuden asiakirjan Wordissa, malli liitetään automaattisesti, vaikka luot myös uuden "Tyhjän asiakirjan".

Malliin perustuva uusi asiakirja sisältää kaikki tarvitsemasi tyylit ja muotoilut. Se voi sisältää jopa vakio-, kattotekstin, tyylejä, otsikoita, alatunnisteita, erityisiä työkalurivejä ja muita yhteisiä tietoja, joita tarvitaan samankaltaisiin asiakirjoihin mallin perusteella. Voit myös liittää mallin olemassa olevaan asiakirjaan, jos olet luonut mallin työn aloittamisen jälkeen.

HUOMAUTUS: Kun liität mallin olemassa olevaan asiakirjaan, sivun asetustietoja, kuten sivun suuntausta ja reunoja, ei sovelleta dokumenttiin. Tämä johtuu siitä, että sivun asetustiedot ovat eri asiakirjan osissa, jos jaat asiakirjan osiin. Word ei tiedä, mihin osaan sivun asetustietoja käytetään.

Tästä syystä suosittelemme, että aiot suunnitella eteenpäin, kun käsittelet asiakirjaa yhteistyössä, ja luo malli asiakirjaan, jota voit hakea uuteen asiakirjaan, ennen kuin aloitat työn.

Normaali malli ja mukautetut henkilökohtaiset mallit

Word-asennukset, joissa on normaali malli ja enemmän malleja, ovat saatavilla osoitteessa Office.com. Voit myös luoda niin paljon omia henkilökohtaisia ​​henkilökohtaisia ​​malleja kuin haluat. Jos et valitse sisäänrakennettua tai mukautettua mallia, Word määrittää automaattisesti normaalin dotm-mallin dokumentille.

Mallitiedostoja varten on kaksi laajennusta, DOTX ja DOTM. DOTX: ää käytetään malleissa, jotka eivät käytä makroja, ja DOTM: ää käytetään malleissa, jotka tekevät.

Normaali-malli sijaitsee ”C: Käyttäjät-sovelluksessa” Verkkovierailun Microsoft-mallit -kansiossa sekä malleja, jotka voit ladata Office.comista. Katso lisätietoja How-To Geek -koulun Word 2013 -muotoilusta.

HUOMAUTUS: Tämän sarjan aikana saatat ihmetellä, miksi kuvat näyttävät Wordin välilehdet isoilla ja pienillä kirjaimilla (tai nimikoteloissa) sen sijaan, että kaikki olisivat aktivoituja omassa tietokoneessasi. On olemassa temppu, jonka avulla voit muuttaa päällysmerkintää niiden välilehtien kohdalla, joita selitämme artikkelissamme, miten Office 2013: n nauhapalkin päällekkäisyys muutetaan.

Muuta henkilökohtaisten mallien sijainti

Mukautetut henkilökohtaiset mallit tallennetaan eri paikkaan Normal-mallista ja Office.comista ladatuista malleista. Word tallentaa henkilökohtaiset mallit oletusarvoisesti kohtaan C: Käyttäjät Asiakirjat.

Tätä sijaintia voidaan kuitenkin muuttaa. Voit tehdä tämän napsauttamalla Tiedosto-välilehteä.

Napsauta ”Info” -näytön vasemmassa reunassa olevien kohteiden luettelossa Asetukset.

Napsauta "Word-asetukset" -valintaikkunassa vasemmalla olevien kohteiden luettelossa "Lisäasetukset".

Valitse Yleiset-osiosta "Tiedostojen sijainnit".

Valitse ”Tiedostojen sijainnit” -valintaikkunassa tiedostotyyppien ja sijaintien luettelosta “Käyttäjän mallit” ja napsauta ”Muokkaa”.

Siirry Muokkaa sijaintia -valintaikkunaan kansioon, johon haluat tallentaa henkilökohtaiset mallisi, valitse se ja napsauta OK.

Uusi polku näkyy ”Tiedostojen sijainnit” -valintaikkunassa. Napsauta OK.

Sulje “Word Options” -valintaikkuna napsauttamalla OK.

Sinun on myös määritettävä oletussijainti henkilökohtaisille malleille, joten voit käyttää henkilökohtaisia ​​mallejasi "Uusi" -näytössä luodessasi uutta asiakirjaa. Voit tehdä tämän napsauttamalla "Tiedosto" -välilehteä ja valitsemalla "Asetukset". Tällä kertaa "Asetukset" -valintaikkunassa napsauta "Tallenna" vasemmalla olevassa luettelossa..

Kirjoita ”Tallenna asiakirjat” -osaan sama polku, jonka olet määrittänyt ”Tiedostojen sijainnit” -valintaikkunassa aiemmin olleissa henkilökohtaisissa mallipohjoissa -ruudussa ja napsauta OK.