Asiakirjojen versiointi, vertailu ja yhdistäminen

Viimeisessä Geek-koulusarjan oppitunnissa puhumme Word-versioiden seurannasta ja asiakirjojen vertailusta ja yhdistämisestä.

KOULUN NAVIGOINTI

1. Mallien käyttäminen yleisen asettelun ja muotoilun varmistamiseksi
2. Dokumenttiin tehtyjen muutosten seuranta
3. Kommenttien käyttäminen asiakirjan muutosten ilmoittamiseen
4. Asiakirjojen ja mallien rajoittaminen ja suojaaminen
5. Asiakirjojen versiointi, vertailu ja yhdistäminen

Wordin versiot-ominaisuus poistettiin uusimmissa Word-versioissa. Word 2013: ssa ainoa tapa, jolla voit käyttää asiakirjan aiempia versioita, on avata aiemmat automaattisesti tallennetut (automaattisen tallennetut) versiot. Voit myös avata viimeksi tallentamattomia asiakirjoja. Wordissa ei kuitenkaan ole virallista versiointitoimintoa. Näytämme sinulle vaihtoehdon, jonka voit helposti lisätä Wordiin ilmaiseksi, joka tarjoaa tämän ominaisuuden.

Jos useat henkilöt ovat työskennelleet saman tiedoston eri kopioissa, voit verrata tiedoston toisessa versiossa sen sijaan, että käytät tiedoston yhden kopion ominaisuutta. Word sisältää vertailutyökalun, jonka avulla voit vertailla kahta tiedostoa niin kauan kuin niillä on eri tiedostonimet. Näytämme, miten tätä ominaisuutta käytetään ja miten vertailla tuloksia.

Asiakirjojen vertaamisen lisäksi voit yhdistää asiakirjoja niiden vertaamisen jälkeen. Näytämme, miten yhdistää kaksi saman asiakirjan versiota ja miten yhdistää kaksi erilaista asiakirjaa, jos useat tekijät ovat työskennelleet asiakirjan erillisissä osissa.

Kun kaikki muutokset on tehty, tarvittavat vertailut ja tehtyjen asiakirjojen yhdistäminen, voit jakaa asiakirjan helposti Microsoft OneDriven avulla. Voit myös käyttää OneDriveä missä tahansa yhteistyöprosessin vaiheessa, jotta pääset tutustumaan asiakirjaan muille arvioijille.

Seuraa asiakirjan versioita

Sana käytti muodollista versiointitoimintoa, jonka avulla voit tallentaa asiakirjan eri versioita itse dokumenttiin. Tämä ominaisuus on poistunut ja ainoa tapa, jolla voit hakea asiakirjan aiemmat versiot, on automaattinen tallennus -toiminto tai käyttämättä tallentamattomia asiakirjoja, jos ne ovat käytettävissä.

Oletusarvoisesti Word tallentaa asiakirjan automaattisesti tietyin väliajoin. Tämä on automaattinen tallennus. Voit palata aiemmin tallennettuun, automaattisesti tallennettuun asiakirjan kopioon napsauttamalla ”Tiedosto” -välilehteä ja valitsemalla ”(automaattinen tallennus)” -kohdan kohdassa ”Versiot”.

Voit myös lisätä tai pienentää Wordin automaattisen tallennustoiminnon aikaväliä.

Jos olet sulkenut asiakirjan vahingossa tallentamatta tai menetit virran ja tietokone on odottamatta sammutettu, voit palauttaa tallentamattomat asiakirjat. Voit tehdä tämän napsauttamalla File (Tiedosto) -välilehteä ja napsauttamalla “Info” (”Info”) -näytössä olevaa ”Manage Versions” -painiketta. Valitse avattavasta valikosta ”Palauta tallentamattomat asiakirjat”.

Jos tallentamattomia tiedostoja on saatavilla, ne näkyvät "Avaa" -valintaikkunassa.

Vaihtoehdot Word-asiakirjan versioiden tallentamiseen

On olemassa vaihtoehtoja versiointijärjestelmän lisäämiseksi Wordiin. Yksi on Word-apuohjelma, nimeltään Save Versions, ja toinen on plugin, joka toimii ulkoisen versionhallintaohjelman nimeltä Perforce.

Tallenna versiot -lisäosan avulla voit helposti tallentaa Word-asiakirjan numeroidut versiot tiedostosta.

Perforce on versionhallintaohjelma, joka on käytettävissä ilmaiseksi jopa 20 käyttäjälle. Ne tarjoavat Microsoft Office -lisäosan, jonka avulla Microsoft Word-, Excel-, PowerPoint- ja Project-tiedostot voidaan tallentaa ja hallita helposti Perforce-ohjelmissa..

Vertaa saman asiakirjan kahta versiota

Jos arvioija on unohtanut käyttää “Track Changes” -ominaisuutta ja et lukinnut sitä asiakirjassa, voit silti vertailla asiakirjan kahta versiota ja hyväksyä ja hylätä vertailun perusteella tehdyt muutokset. Tarvitset vain alkuperäisen asiakirjan ja tarkistetun asiakirjan. Jokaisella tiedostolla on oltava toinen nimi.

”Vertaa” ja ”Yhdistä” -ominaisuudet ovat samanlaisia, mutta jokaisella on oma tarkoitus. Jos sinulla on vain kaksi dokumenttia, joita haluat verrata ja kumpikaan ei sisällä seurantamuutoksia, käytä ”Vertaa” -ominaisuutta. Jos sinulla on kaksi tai useampia asiakirjoja, jotka sisältävät seurantamuutoksia, ja sinun täytyy seurata kuka muutti mitä ja milloin, käytä "Yhdistä" -ominaisuutta, joka kuvataan myöhemmin tässä oppitunnissa.

Vertaile asiakirjan alkuperäisiä ja tarkistettuja versioita napsauttamalla "Vertaa" -kohdan "Tarkista" -välilehden kohtaa "Vertaa" ja valitse "Vertaa" avattavasta valikosta.

HUOMAUTUS: Et voi verrata kahta asiakirjaa, jos jompikumpi niistä on suojattu seuratuille muutoksille tai jos käytössä on mikä tahansa asiakirjan suojaus. Poista asiakirjojen suojaus poistamalla asiakirjojen suojaus. Lisätietoja seurantamuutosten toiminnon avaamisesta on kohdassa Oppitunti 2 ja oppitunti 4, joka koskee muotoilun ja muokkausrajoitusten poistamista asiakirjasta ja sen avaamiseen liittyvästä salasanasta..

Valitse "Vertaa asiakirjoja" -valintaikkunassa avattavasta luettelosta "Alkuperäinen asiakirja".

Valitse avattavasta luettelosta ”Tarkistettu asiakirja”. Määritä tarkistettu asiakirja -kohdassa tarra, joka koskee muutoksia, jotta tiedät, kuka teki ne ”Label changes with” -ruutuun. Se voi olla käyttäjän nimi tai mitä haluat.

Saat lisätietoja napsauttamalla Lisää.

Valitse Vertailuasetukset-osiosta kohteet, joita haluat verrata kahteen asiakirjaan. Oletuksena kaikki kohteet on valittu.

HUOMAUTUS: ”Lisäykset ja poistot” -kohta on aina harmaana ja aina tarkistettu. Kun käytät "Vertaa" tai "Yhdistä", lisäyksiä ja poistoja verrataan aina.

Valitse "Näytä muutokset" -kohdassa merkkihahmo ("Merkkitaso") tai sana kerrallaan ("Word-taso"). ”Merkkitaso” mahdollistaa tarkkojen muutosten tekemisen. Jos esimerkiksi alkuperäisessä asiakirjassa on sana "to" ja tarkistetussa asiakirjassa on sana "liian", johon "o" lisättiin, "Word-taso" -asetus näyttää, että "on" korvattiin sanalla " Myös "Character level" -asetus osoittaisi, että "o" on lisätty.

Oletusarvoisesti "Vertaa" -ominaisuus muuttaa muutokset uuteen asiakirjaan, kuten osiossa "Näytä muutokset" näkyy. Voit kuitenkin asettaa muutokset alkuperäiseen asiakirjaan tai tarkistettuun asiakirjaan.

Napsauta OK, kun olet tehnyt valintasi.

Kahden asiakirjan vertailu tehdään ja muutokset näkyvät määritetyssä asiakirjassa. Esimerkissämme päätimme hyväksyä oletuksen, jossa näytetään muutokset uuteen asiakirjaan. ”Alkuperäinen asiakirja” ja ”Tarkistettu asiakirja” näkyvät molemmissa ruutuissa vertailukelpoisen ”Verratun asiakirjan” oikealla puolella. Niitä ei voi muokata.

Jos et näe alkuperäisiä ja tarkistettuja asiakirjoja sisältävää ruutua, napsauta "Vertaa" -kohdassa "Tarkista" -välilehden kohtaa "Vertaa". Valitse sitten "Näytä lähdeasiakirja" ja sitten "Näytä molemmat". Voit myös valita "Näytä alkuperäinen" tai "Näytä tarkistettu", jos et halua tarkastella molempia.

”Tarkastelu-ruutu”, jota käsitellään lyhyesti oppitunnissa 2 ja yksityiskohtaisemmin oppitunnissa 3, näkyy myös ”Verratun asiakirjan” vasemmalla puolella.

"Vertailuasiakirjassa" voit seurata seurattuja muutoksia, kuten keskusteltiin luvussa 2, hyväksymällä tai hylkäämällä jokainen muutos.

Tallenna sitten vertailukelpoinen asiakirja eri nimellä ja sinulla on asiakirja, joka sisältää muutoksia sekä alkuperäisistä että tarkistetuista asiakirjoista.