Miksi tarvitset kaavoja ja toimintoja?

Tämä How-To Geek -koululuokka on tarkoitettu henkilöille, jotka käyttävät Exceliä tai yrittävät käyttää Exceliä, mutta jotka pelkäävät kaavojen ja toimintojen käsite. Sen tavoitteena on tehdä sinusta Excel-pro tai ainakin toimivaltainen amatööri vain muutamassa oppitunnissa.

KOULUN NAVIGOINTI

1. Miksi tarvitset kaavoja ja toimintoja?
2. Kaavan määrittäminen ja luominen
3. Suhteellinen ja absoluuttinen soluviittaus ja alustaminen
4. Hyödyllisiä toimintoja, jotka sinun pitäisi tutustua
5. Hakut, kaaviot, tilastot ja kääntötaulukot

Huomautus: Unicitiatedille tämä on ensimmäinen oppitunti How-To Geek -koulun ensimmäisessä sarjassa. Käydään uusi oppitunti jokaisena arkipäivänä maanantaista perjantaihin asti, kunnes olemme kattaneet jokaisen aiheen. Joten pysy ajan tasalla ja annamme virallisen ilmoituksen siitä, miten se toimii ensi viikolla.

Mikä on Excel ja miksi sitä tarvitaan?

Jos olet toimiston ylläpitäjä, käytät todennäköisesti Exceliä. Jos olet myyntimies. Jos olet taloudellinen analyytikko, tietysti sinä tarve Excel. Näiden ja monien muiden ammattien osalta laskentataulukoiden käyttö on olennainen työkalu päivittäisessä rutiinissa.

Matematiikan velhoiksi tulevat ihmiset vievät heti Exceliin ja käyttävät sitä luonnollisena laskennallisten prosessien laajennuksena. Useimmat meistä ... tarvitsevat todennäköisesti apua kyseisessä osastossa.

Jos et kiinnittänyt huomiota lukion algebra-luokassa, älä fret! Sinun tarvitsee vain oppia joitakin perustietoja tämän How-To Geek School -sarjan kaavoista ja toiminnoista ja soveltaa niitä työsi.

Jos et tiedä, tarvitsetko Microsoft Exceliä, et todennäköisesti ole osoittanut, mitä se voi tehdä. Kun tiedät, voit etsiä tapoja käyttää sitä työssäsi monimutkaisten ja tylsiä tehtävien helpottamiseksi.

Microsoft Excel on enemmän kuin pelkkä ohjelma nimien ja numeroiden syöttämiseksi. Jos esimerkiksi haluat vain luetella luokkasi olevien opiskelijoiden nimet, voit tehdä vain Word-asiakirjan. Word on hieno essee- ja luetteloluettelon tekemiseen, mutta laskelmien tekemiseen tarvitaan Excelin kaavat ja toiminnot.

Excel-käyttöliittymän lyhyt kierros

Ennen kuin sukellamme, tarkastelemme lyhyesti Excel-käyttöliittymää. Saatat jo tietää kaikki nämä asiat, mutta se ei koskaan haittaa tarkistamista.

Kun avaat tyhjän Excel-laskentataulukon, sitä kutsutaan "työkirjaksi" tai "kirjaksi", ja jokainen kirjan laskentataulukko tunnetaan nimellä "työarkki" tai "arkki".

Sovelluksen yläosassa hallitsee "nauha" (harmaa), joka jaetaan "välilehdiksi" (punaisiksi), jotka sitten jaetaan edelleen osioihin (sininen).

Nauhan alapuolella on ”nimikenttä”, jonka avulla voit nimetä "solut" uudelleen ja sen oikealla puolella on alue, jonka avulla voit luoda kaikki tärkeät "kaavat". jokaisen painikkeen tarkoitus, mutta mitä me eniten huolissamme on se laaja alue, jossa kaavat ja toiminnot näkyvät.

Lopuksi laskentataulukko on järjestetty sarakkeisiin (merkitty kirjaimilla) ja riveillä (numeroilla). Jokainen sijainti on "solu" ja soluryhmä tunnetaan nimellä "alue". Jos teoksessasi on useita arkkeja, voit nopeasti kääntää ne läpi käyttämällä arkkien alla olevia välilehtiä. Tämän alapuolella voit säätää sivunäkymiä ja zoomaustasoa harmaassa tilapalkissa.

Se on se, melko yksinkertainen, ja vain lyhyt katsaus joihinkin terminologioihin, joita tässä HTG-koulusarjassa esiintyy.

Mikä on toiminto?

Toiminto on laskenta tai toiminto, joka palauttaa tuloksen. Funktion tuloja kutsutaan "argumenteiksi".

Kaikki toiminnot alkavat vastaavalla merkillä [=]. Näin Excel ei osaa käsitellä argumentteja tekstinä. Esimerkiksi = AVERAGE (2,4) on toiminto, mutta AVERAGE (2,4) on vain tekstirivi. Ilman yhtäläistä merkkiä Excel ei laskea tulosta. Tämän toiminnon argumentit ovat 2 ja 4.

Huomaa, että Excel käyttää luettelossa toimintoja isoja kirjaimia, mutta voit kirjoittaa pieniä tai isoja kirjaimia.

Excelissä ”Toimintokirjasto” löytyy ”Kaavat” -välilehdestä.

Toimintoja on 13, joista jotkut ovat:

• Matemaattinen: AVERAGE () - laskee numeroiden sarjan keskiarvon.
• Päivämäärä ja kellonaika: DATEVALUE () - muuntaa tekstiviivan kuten "30.11.2013" numeroksi, jotta voit käyttää tätä numeroa muissa päivämäärän ja ajan funktioissa. Et voi tehdä matematiikkaa päivämäärillä, ellet muuta niitä numeroiksi ensin. Selitämme tämän yksityiskohtaisesti oppitunnissa 4.
• Teksti: LEN () - palauttaa merkkijonon pituuden. Esimerkiksi = LEN (“Excel”) on 5.
• Looginen: IF () - IF () -toiminto on kirjoitettu kuten = IF (ja sitten A, muuten B). Joten jos “testi” on totta, tulos on A; jos “testi” ei ole totta, sitten B.
• Etsi ja viite: Näitä tarvitaan arvojen etsimiseen muualla taulukossa. Esimerkiksi VLOOKUP näyttää arvojen taulukossa yhden solun löytämiseksi.

Miten voit käyttää tätä viimeistä? No saada viikonpäivä tekstissä päivämäärätoiminnosta. VLOOKUPin avulla voit skannata taulukon kääntämällä tämän numeron helpommin ymmärrettäväksi, kuten "keskiviikko".

Rahoitusta, suunnittelua ja tilastoja varten on myös erityisiä toimintoja, jotka on lueteltu erikseen ”Lisää toimintoja” -valikossa.

Mikä on kaava?

Kaava on "operaattoreiden", "operandien" ja "toimintojen" yhdistelmä.

Esimerkiksi funktio = SUM lisää luettelon numeroista (sitä käytetään niin yleisesti, että se on lueteltu Excelin ensimmäisessä valikossa, lyhennettynä Kreikan kirjaimella Sigma (Σ), joka on merkintä siitä, että matemaatikot käyttävät yhteenvedon sarjaan ).

Käytät kaavaa, kuten laskennan tekemistä käsin. Voit esimerkiksi sijoittaa perheesi budjetin seuraavasti:

Jäljellä oleva raha = (4 * viikoittainen palkka) - kiinnitys - ruoka - apuohjelmat

Operaattorit kertovat [*] ja vähentävät [-]. Operandit ovat arvoja "viikoittainen palkka", "kiinnitys", "ruoka" ja "apuohjelmat". Tuloksena on "jäljellä oleva raha".

Nimet ja osoitteet

Arvot "ruoka" ja muut operandit ovat nimiä, jotka määrität Excelissä. Ilman ”nimeä” sinun olisi käytettävä ”osoitetta”.

Solun osoite kirjoitetaan rivipylväs-merkinnällä. Riveille annetaan numerot ja sarakkeet, kirjaimet. Taulukon ensimmäinen solu on A1. Kun olet saavuttanut aakkoset, rivit on numeroitu AA, AB, BA, BB ja niin edelleen.

Kaavat voivat olla monimutkaisempia kuin perhebudjetin esimerkki. Yliopistossa opit, että ympyrän alue on säde kertaa pi neliö tai πr².

Excelissä voit kirjoittaa tämän käyttämällä kaavaa = PI () * säde ^ 2.

Tässä PI () on toimia joka palauttaa numeron 3.14 ja "säde" on "nimi", jonka olemme antaneet solulle, joka sisältää säteen; "operaattorit" ovat eksponentti (^) ja kerroin (*).

Järjestys ja etusija

Korjauksia käytetään osoittamaan laskutoimituksen järjestystä ja etusijaa.

Piirin alue voi myös kirjoittaa πrr mutta ei (πr)², joten sinun täytyy ymmärtää järjestystä ja etusijaa saadaksesi oikean vastauksen. Exponentit arvioidaan ennen kertomista, joten suluissa ei tarvita tässä tapauksessa. Funktio neliöi säteen ensin ja kertoo sen Pi: llä.

Jos haluat poistaa mahdolliset epäilyt, voit olla selkeä ja kirjoittaa = Pi * (säde ^ 2).

Tutkimme järjestystä ja etusijaa edelleen oppiaiheessa 2.

Tulossa Seuraava…

Jäljellä olevaan sarjaan keskitymme neljään avainalueeseen:

Oppitunti 2: Kaavojen määrittäminen ja luominen

Aloittaaksesi, ensimmäinen tutkittava kohde on kaavojen luominen ja perussääntöjen ymmärtäminen:

• Miten luoda kaava
• Laskentatoimijat
• Järjestys ja etusija
• Osoita, miten toimintoa käytetään kaavan sisällä

Oppitunti 3: Solun viittaus ja muotoilu

Tässä oppitunnissa keskustelemme kolmen tyyppisestä soluviittauksesta (suhteellinen, absoluuttinen ja sekoitettu), muotoilusta, siirtymisestä tai kopioinnista ja kaavasta sekä ympyräviittauksista.

Oletetaan, että sinulla on kaava B1 solussa, joka sanoo = A1 * 2. Jos kopioit kyseisen kaavan soluun B2 (yksi solu oikealle), solun viite muuttuu myös.

Uusi kaava sanoo B1 * 2. Voit käyttää dollarin merkkiä ($) ankkuroimalla soluviittauksen niin, että kopiointi ei muutu, jos se osoittaa (älä huoli, me peitämme tämän hieman).

Oppiaihe 4: Hyödyllisiä toimintoja, jotka sinun pitäisi tutustua

Tämä opetus selittää joitakin yleisimmin käytettyjä toimintoja ja sitä, miten voimme soveltaa niitä hyödyllisissä laskelmissa ja miten "pesää" toimintoja.

Toiminnon sijoittaminen tarkoittaa yhden toiminnon asettamista toiseen. Jos esimerkiksi haluat tietää, mikä päivä tänään on, kirjoita = VIIKKO (NOW ()).

NOW () antaa nykypäivän päivämäärän ja WEEKDAY () muuttaa sen numeroksi 1 - 7. NOW () on "sisäkkäin" WEEKDAY ().

Oppitunti 5: Lisätoiminnot: If, Nested-If ja Lookups

Jos haluat luoda monimutkaisia ​​malleja tai algoritmeja, sinun täytyy tietää, miten yhdistää logiikka- ja hakutoiminnot, mukaan lukien IF- ja sisäkkäiset IF-lausumat ja hakut, mukaan lukien VLOOKUP ja HLOOKUP.

Esimerkki hakutoiminnasta olisi = COLUMN (). Tämä antaa solun viitenumeron sarakkeen numeron, esim. A = COLUMN (A1).

Peitämme myös pivot-taulukot. Pivot-taulukkoa käytetään poimimaan merkitystä datasta. Esimerkiksi voit ottaa luettelon myynnistä ja ryhmitellä ne alueittain tai myyntimiehen mukaan, jotta saat kokonaissummat kullekin.