Viisi analogista tehtäväluettelojärjestelmää tuottavuuden parantamiseksi

Aiemmin keskustelimme tuottavuuden työkalujen houkuttelemisesta: toimivatko ne itse, kun haluat lisätä henkilökohtaista tuottavuutta? Saatat olla, että kaikki digitaaliset tehtäväluettelon sovellukset ovat markkinoilla, ilmaisia ​​tai palkkioita tai muistiinpano-ohjelmia, jotka auttavat sinua muistamaan asioita, jotka pelkäävät unohtamatta (ja silti unohtaa kuitenkin), mutta taas kysymys on, oletko tuottavampi näiden työkalujen käytöstä?

Kuten uudenvuoden päätöslauselmat, tehtävälistat saada samanlaista vastausta meiltä. Me tehdä huolimatta parhaista ponnisteluistamme unohtaa heistä vasta uuden vuoden tai määräajan lähestyessä. Ilman oikeaa ajattelutapaa työskennelläksemme emme voi hyödyntää täyttä potentiaaliaan.

Sanotaan kuitenkin, että olet sellainen henkilö, joka ei pysty kuvaamaan ilman tehtäväluettelon sovellusta, uusi kysymykseni on nyt mennä digitaalinen tai analoginen?

Digitaalisten tehtäväluettelojen epäonnistumiset

Digitaalisessa aikakaudessa voit siirtää tehtäväluettelosi puhelimessa ja saada ne koko ajan. Synkronoi se kaikissa laitteissasi tai jaa se työtovereiden, puolisosi, ystävienne kanssa ja katso, olet tuottavuuden kuningas (tai kuningatar).

Tämä idea toimii… mutta vain jos teet kaiken, mitä olet lisännyt luetteloon. Kirjoita se, tee se, ylitä se ulos, chuck it - tämä ihanteellinen "Tehdään tämä!" prosessi on vaikeampi saavuttaa kuin näyttää.

Mitä tapahtuu asioihin, jotka eivät pääse siihen päivään, jolloin lisäät sen luetteloon? Saako se lykättiin? Unohdettu? arkistoitu? Ovatko luetteloon lisättävät asiat mahdollinen aikataulusi? Entä sen prioriteetti? Kaikkea ei voi olla samaa prioriteettitasoa (riippumatta siitä, mitä pomosi sanoo).

Tässä on hyvä vanha vanha analoginen tapa tehdä asioita kätevästi.

Menossa paperilla

Digitaalisten tehtäväluetteloiden avulla voit vain… listata. Paperilla voit itse ajatella asioita, joita sinun pitäisi tehdä, rekisteröidä tärkeysaste ja prioriteetti kunkin tehtävän, järjestää, suunnitella ja suunnitella mitä voit tehdä tänään ja mitä voit tehdä ensi tiistaina.

On jotain sellaisen kirjoittamisesta (verrattuna sen kirjoittamiseen), joka saa sinut tuntemaan enemmän "sitoutuneena" tehdä asioita. se on ikään kuin olet Suoritettuaan opettajan kotitehtävät merkitsemistä varten tai allekirjoittaminen tärkeä asiakirja konekirjoitus kommentti-ruutuun.

Plus, kun olet hukkua mukaan määrä asioita, joita tarvitset / täytyy tehdä, ota kynä ja aseta kaikki paperille, kartoita sitten tehtävät monien päivien ja kuukausien aikana, ja tuntuu hitaasti, että taakka nostaa pois olkapäästäsi ja kelluu pois.

Ei vain sinun mielessä olla helposti, Huolestuttavan sijasta voit luottaa siihen, että tehtävät on viimeistelty.

Päivien järjestäminen

Yksi ongelma kynän ja paperin menetelmässä on, että pitkä ja tavallinen tehtävälista on tylsä ​​ja vaikea seurata. Tarvitset rakennetta, kurinalaisuutta ja menetelmää tai järjestelmää, joka auttaa sinua hajottamaan, mitä sinun täytyy tehdä.

mennessä tehtäviä tyypin tai tunteen tai merkityksen mukaan, tai muodossa tehtävien laatimiseksi ja niiden selvittämiseksi, kun ne on tehty, voit nähdä, että saavutukset saavutetaan paperilla ja todellisessa elämässä..

Tässä ovat viisi analogista tehtäväluettelojärjestelmää, lajittelu, jonka teet käsin, kynällä ja paperilla, jonka voit ottaa käyttöön tuottavuuden palauttamiseksi elämääsi.

1. Bullet Journal

Kosketa todellista voimaa luoteja luettelossa. Bullet Journal® on tuotesuunnittelijan Ryder Carrollin äidinkieli. Hän kehitti sen seurata tehtäviä, tapahtumia ja muistiinpanoja tehokkaasti. Tämä on pohjimmiltaan kuinka Bullet Journal toimii.

Lehti on neljä keskeistä osaa.

(1) Indeksi - Indeksi sisältää sivunumerot kaikille osille ja aiheille.

(2) Tuleva loki - Tuleva loki sisältää tehtävät, jotka haluat suorittaa tulevaisuudessa.

(3) Kuukausiloki - Kuukausiloki sisältää kuukausittain tehtävälista ja kalenteritapahtumia.

(4) Päivittäinen loki - Päivittäinen loki kantaa päivittäin tehtäväluetteloita.

Merkit, jotka ovat pisteiden, ympyröiden ja viivojen muodossa, lisätään luokitella tehtävät edelleen:

• Kun tehtävä on suoritettu, sen merkki muuttuu X merkki
• Jos se muutetaan, luodin tulee >
• Jos se siirretään tulevaan lokiin, luodin on <

Jos haluat tietää enemmän, tutustu bullet-lehden viralliseen verkkosivustoon tai katso sen esittelyvideo alla.

Jos pidät siitä viileästä näköisestä lehdestä (muistikirja), jota näet videossa, se on saatavilla täällä.

2. Tuottavuuden suunnittelumenetelmä

Nyt tämä menetelmä sisältää myös melko mukautetun muistikirjan, nimeltään Tuottavuussuunnittelija, jossa voit tehdä tehtäväluettelosi. Sinun ei tarvitse välttämättä käyttää perustekniikkaa tai ideaa, vaikka jokin paperi tai muistikirja tekee.

Älykäs muutos -ryhmän kehittämä tekniikka yhdistää tehtäväluettelot ja Pomodoro Technique® -työkalun, jossa työskentelet 25 minuutin sprintteissä ja 5 minuutin välein..

Katso miten Tuottavuussuunnittelijan perustaja Alex Ikonn selittää alla olevaa prosessia.

Tämä menetelmä edellyttää sinua asettakaa tärkein tehtäväsi päivä ensin, mikä tekee sinusta tärkeysjärjestyksesi. Se pyytää myös sinua määritä kunkin tehtävän suorittamiseen kuluva aika määrä pomodoro-sprintit se voi kestää.

Esimerkiksi, jos luulet, että voit suorittaa tehtävän kolmessa pomodoro-sprintissä, kirjoitat muistiin 3.

Myöhemmin, kun olet itse asiassa olet suorittanut tehtävänne päivittää pomodoro-sprinttien lukumäärä se vie sinut loppuun. Tämä antaa sinulle paremman käsityksen siitä, kuinka paljon aikaa kuluu tiettyjen tehtävien suorittamiseen.

Voit myös kirjoittaa viikoittaiset arviot, korostetaan, mitä tehtäviä olet suorittanut ja mitä et ole tehnyt. Voit kirjoittaa ja miettiä, mitä olet voinut oppia edelliseltä viikolta tuottavuuden kannalta, ja mitä näkökohtia et ehkä ole voinut suorittaa tehtäväluetteloa.

3. Becky Higginsin tehtävälista

Becky Higgins, Project Life®: n luoja, a yksinkertaistettu muistinpitojärjestelmä jakaa hänen vaivattoman tehtäväluettelonsa alla olevaan videoon.

Hänen tehtäväluettelojärjestelmänsä on hyvin yksinkertainen, lisäät tehtävät sivulle ylhäältä alas työhön liittyvät tehtävät, ja alhaalta ylöspäin henkilökohtaisia ​​tehtäviä (tai päinvastoin). Kun tilaa loppuu, siirry seuraavaan sivuun.

Sitten käyttämällä korostinta, korostaa tärkeintä tehtävää sinun täytyy tehdä heti ensin, tehdä se, sitten lyödä se ulos ennen kuin korostat seuraavan tärkeän asian.

4. Strikethru

Strikethru, järjestelmä on niin yksinkertainen, vaikka mummoni voisi käyttää sitä. Chris Kyle, luonut Strikethru luotiin järjestelmä, jossa on neljä osaa: Live-luettelo, kaatopaikka, holvi ja Kalenteri:

• Live-luettelo onko sinun tyypillinen tehtävälista että haluat suorittaa tietyn päivän. Luettelon kohteet elävät, kunnes olet valmis.
• kaatopaikka sinä olet kaatopaikka kaikki sinun ajatuksia ja ideoita että sinulla ei ole tiettyä päivää suunnitelluksi, mutta haluat vain tehdä sen alas ennen kuin unohdat.
• holvi missä sinä pidät oikean eri hankkeiden tehtäväluettelot elämässäsi.
• Kalenteri on yksinkertaisesti kalenteri, jossa on tilaa kuukausittain, viikoittain ja päivittäin.

Katso, miten se tehdään alla.

Voit muokata neljää osaa tarpeidesi mukaan tai suositeltujen menetelmien mukaisesti:

• Lite - Live List & Dump-osa
• standardi - Lite + Vault-osio
• ammattilainen - Vakio + Kalenteri-osio

5. Hauska tehtävälista

Neville Medhora, Kopywriting Kourse -yhtiön perustaja, jossa hän opettaa kopiointia, on laatinut yksinkertaisen paperikynän tehtäväluettelomuodon lopeta viivyttely ja saada asiat tehdyksi.

Ulkoasu on melko yksinkertainen; Treffi huipulla, tapaamiset ja tuntihaku keskelle oikealle, tehtävät keskellä vasemmalla ja päivä päivittäin pohjassa.

Tuntirajoitus on varsin hyödyllinen syyllisyyden herättämiseksi, jos olisit viivästynyt monta tuntia.

Tässä on blogikirjoitus, jonka hän kirjoitti tehtäväluettelojärjestelmäänsä, ja alla voit katsella saman videoversion.

Mitkä näistä kynän ja paperin tehtäväluettelon menetelmistä hyväksyt? Vai onko sinulla sellainen, jonka olet itse tehnyt, että luulet voivasi aloittaa kaikki nämä menetelmät? Kerro meille kommenteista.