Microsoft Wordin muotoilun etsiminen ja korvaaminen
Microsoft Wordin Etsi ja korvaa -toiminto ei ole vain tekstin korvaaminen. Voit myös etsiä ja korvata tietyntyyppisiä muotoiluja koko asiakirjassa ja korvata sen muulla tavalla.
Milloin muotoilun etsiminen ja korvaaminen on hyödyllistä?
Etsi ja korvaa -toimintoa voidaan muotoilla useilla tavoilla, mutta milloin kannattaa harkita Etsi ja korvaa -toimintoa manuaalisen muotoilumuutoksen sijaan tai käyttämällä muita vaihtoehtoja, kuten Muotoilija?
Joskus on järkevää käyttää muotoilumuutoksia manuaalisesti. Jos esimerkiksi haluat muuttaa tekstin väriä tai poistaa asiakirjan kaikki lihavoidun tekstin esiintymät, voit tehdä tämän valitsemalla kaikki (Ctrl + A) ja soveltamalla sitten haluamaasi muutosta. Jos joudut hallitsemaan muutoksia ja mitä ei tarkemmin, saatat olla parempi käydä läpi asiakirjasi ja tekemällä muutokset käsin.
On kuitenkin aikoja, jolloin Etsi ja korvaa auttaa säästämään aikaa soveltamalla muotoilumuutoksia nopeammin ja helpommin kuin manuaalinen muotoilu. Etsi ja korvaa -toiminnolla voit etsiä ja muuttaa sekä merkkien että kappaleiden muotoilua.
Seuraavassa on muutamia esimerkkejä, jos se voi olla hyödyllistä:
- Olet käyttänyt yhden tyyppistä merkin muotoilua koko asiakirjassa ja haluat muuttaa sen toiseen muotoon. Sano esimerkiksi, että käytät kursiivia korostukseen, ja nyt haluat poistaa kyseisen muotoilun.
- Sinulla on tietty sana tai lause, johon haluat käyttää (tai muuttaa) merkin muotoilua. Sano esimerkiksi, että toistat lauseen "Pikku punainen ratsastus" koko asiakirjassa, ja olet nyt päättänyt, että haluat, että lause käyttää eri fonttia ja punaista tekstiä.
- Olet käyttänyt tiettyä kappaleen muotoilua (kohdistusta, sisennystä, välilyöntiä jne.) Ja haluat muuttaa sitä. Sano esimerkiksi, että asetat tietyt kohdat, jotka on kohdistettava vasemmalle ja joilla on tietty syvennys, ja nyt haluat poistaa kyseisen sisennyksen ja keskittää kohdat näiden kappaleiden kohdalle.
Nyt kyllä, jonkin verran ennakointia, olisit voinut määrittää merkki- ja kappale-tyylit ja soveltaa niitä tiukasti koko asiakirjassa. Se tekisi joidenkin näiden asioiden muuttamisen hallittavammaksi. Mutta kun ennakointi kääntyy jälkikäteen, Etsi ja korvaa -palvelun avulla voit saada työn.
Valmis näkemään sen toiminnassa?
Etsi ja korvaa -toiminnon avulla voit muuttaa merkkien muotoilua
Kun haluat muotoilun etsimisen ja korvaamisen, voit luoda hakuja vain tietyntyyppisille muotoiluille, tai voit tehdä sen yhdessä tekstin etsinnän kanssa (voit jopa saada kuvitteita ja yhdistää hakumerkkejä tarkentamaan hakujasi).
Jos haluat työskennellä vain merkkien muotoilussa
Jos haluat etsiä muotoilua ilman tekstiä, se on helppoa. Otetaan esimerkki aikaisemmasta kohdasta, jossa olemme päättäneet, että haluamme poistaa kursivoidun tekstin. Palaa Etsi ja korvaa -valintaikkuna valitsemalla Koti> Korvaa tai painamalla Ctrl + H.
Napsauta Korvaa-välilehdessä, kun asetat lisäyskohdan Etsi-ruutuun. Napsauta seuraavaksi avattavaa "Muotoile" -valikkoa ja valitse Fontti-vaihtoehto.
Napsauta Etsi kirjasin -ikkunassa ”Kursivoitu” -vaihtoehtoa (tai mitä tahansa muotoilua, jota haluat etsiä) ja valitse sitten OK.
Takaisin Etsi ja korvaa -ikkunassa näet, että muotoiluvalikoima on nyt listattuna Etsi-ruutuun, jonka avulla voit seurata hakujasi.
Aseta lisäyspiste "Korvaa-ruutuun" -ruudussa, palaa takaisin Muoto> Fontti, ja tällä kertaa valitse "Normaali" -vaihtoehto. Kun olet valmis, näet, että muotoilu näkyy Korvaa-ruudussa.
Huomaa, miten sanotaan “Not Bold” ja “Not Italic”. Et voi käyttää tätä tekniikkaa vaihtamaan muotoilutyypistä toiseen vain lisäämällä tai poistamalla muotoilua.
Nyt olet nyt valmis etsimään. Napsauta "Etsi seuraava" -painiketta, jos haluat, että Word etsii ja korosta seuraavan etsimisen. Täältä löytyi seuraava kursivoitu sana. Napsauta Korvaa-painiketta, jos haluat tehdä muutoksen. Voit etsiä seuraavan tapahtuman ja toistaa kohdan “Etsi seuraava”. Jos tuntuu onnekas, voit myös painaa "Vaihda kaikki" -painiketta, jos haluat, että Word siirtyy eteenpäin ja korvaa kaiken löytämänsä ilman sinun tarvitse tarkistaa kutakin, mutta suosittelemme tallentamaan tai tekemään kopion asiakirjastasi ennen kuin teet tämän.
Jos haluat työskennellä merkkien muotoilun ja tekstin kanssa
Riittää, mutta mitä jos haluat työskennellä sekä muotoilun että tekstin kanssa samanaikaisesti? Otetaan suurempi esimerkki.
Sano, että olet juuri kirjoittanut raportin kirjoittamisen ja muotoilun, ja yrityksen nimeksi ”Lorem Incorporated” käytit lihavoitua, kursivoitua ja sinistä fontin väriä painottaaksesi. Asiakirja näyttää tältä:
Johtajasi tarkistaa raporttisi ja pyytää sinua poistamaan sinisen värin, lihavoidun ja kursiivin. Sinun on myös vaihdettava ”Lorem Incorporated” -valinnaksi ”Lorem Inc.”. Sinun täytyy tehdä muutokset nopeasti ja lähettää sitten tarkistettu raportti hallinnoijalle mahdollisimman pian. Voit tehdä kaiken tämän helposti löytämällä ja korvaamalla.
Palaa Etsi ja korvaa -valintaikkuna valitsemalla Koti> Korvaa tai painamalla Ctrl + H.
Kirjoita “Lorem Incorporated” “Etsi mitä” -ruutuun. Laajenna Etsi ja korvaa -vaihtoehdot napsauttamalla Lisää-painiketta, jos niitä ei ole jo näytetty.
Napsauta seuraavaksi vasemmassa alareunassa olevaa ”Muotoile” -painiketta ja valitse sitten Fontti-vaihtoehto.
Napsauta Etsi kirjasin -ikkunassa Bold Italic -kirjasityyliä. Valitse avattavasta Font Color -valikosta sininen väri (jota käytetään tällä hetkellä tekstissä). Napsauta OK, kun olet valmis.
Huomaa, että juuri tekemäsi muotoiluvalinnat näkyvät ”Etsi mitä” -ruutuun.
Seuraavaksi kirjoita ”Lorem Inc.” “Korvaa” -ruutuun. Napsauta uudelleen ”Muotoile” -painiketta ja valitse sitten Fontti.
Valitse ”Normaali” kirjasintyyli ja valitse ”Font Color” avattavasta valikosta ”Automatic” (joka on oletusarvoisesti musta). Napsauta OK, kun olet valmis.
Nyt voit käyttää “Etsi seuraava” ja ”Korvaa” -painikkeita, kun haluat siirtyä läpi jokaisen asiakirjan tapahtuman tai napsauttaa Vaihda kaikki -painiketta, jos haluat muuttaa kaikki esiintymät kerralla. Jos käytät vaihtoehtoa "Vaihda kaikki", suosittelemme tallentamaan tai luomaan kopion asiakirjasta ensin.
Etsi ja korvaa -kohdan muokkaaminen kappaleiden muotoiluun
Voit myös käyttää Etsi ja korvaa -toimintoa työskentelemään kappaleen tason muotoilun kanssa, ja se toimii melko samalla tavalla kuin merkkitason muotoilun kanssa. Voit myös käyttää sitä etsimään ja korvaamaan merkkien ja kappaleiden muotoilun samanaikaisesti, jos haluat.
Otetaan kuitenkin yksinkertaisempi esimerkki nähdäksesi, miten se toimii. Oletetaan, että olemme kopioineet ja liittäneet joitakin kappaleita toisesta Word-asiakirjasta käytettäväksi asiakirjassa. Asiakirjassa käytämme vakioviivoja, joissa ei ole lisätilaa ennen kappaleita ja 8p: n väliä kappaleiden jälkeen.
Jostain syystä asiakirja, jota me vedämme kappaleita, on asetettu käyttämään 18p: n etäisyyttä sekä ennen kuin ja kappaleiden jälkeen. Liitä teksti muotoiluun, koska haluamme säilyttää merkkitason muotoilun, kuten lihavoitu teksti.
Tulokset eivät näytä hyvältä, koska kappale, jonka kopioimme ja liitetään, sisältää paljon enemmän tilaa ennen sitä ja sen jälkeen kuin muissa kappaleissamme.
Nyt yksi tapa korjata tämä olisi napsauttaa Ctrl + A valitaksesi koko asiakirja ja aseta sitten riviväli kaikille asiakirjan kohdille oletusarvoihinsa. Mutta jos meillä olisi joitakin kohtia, joissa olisimme mukauttaneet riviväliä ja halusimme pitää sen?
Olet arvannut sen - Etsi ja korvaa pelastukseen. Sammuta se uudelleen Koti> Korvaa tai napsauttamalla Ctrl + H.
Aseta lisäyspiste "Etsi mitä" -ruutuun, avaa avattavasta "Muoto" -valikko ja valitse "Kappale" -vaihtoehto.
Valitse Etsi kohta -ikkunassa muotoilu, jonka haluat etsiä. Meidän tapauksessamme etsimme kappaleita, joissa ennen ja jälkeen välimatka on 18pt. Kun olet määrittänyt, napsauta OK.
Näet tämän muotoilun "Etsi mitä" -ruutuun.
Aseta lisäyspiste “Korvaa” -ruutuun, avaa avattavasta ”Muoto” -valikko ja napsauta ”Kappale”.
Tällä kertaa aseta muotoilu, jota haluat käyttää korvaavana. Menemme Wordin oletusarvoisesti ilman välilyöntiä ja 8pt jälkeen sama kuin muualla asiakirjassa. Napsauta OK, kun se on asetettu.
Nyt olet valmis etsimään. Napsauta "Etsi seuraava" -painiketta, jos haluat, että Word etsii ja korosta seuraavan etsimisen. Täällä se löytyi meidän outo-välimatkan päässä olevasta kappaleesta. Napsauta Korvaa-painiketta, jos haluat tehdä muutoksen. Voit etsiä seuraavan tapahtuman ja toistaa kohdan “Etsi seuraava”. Voit myös painaa "Vaihda kaikki" -painiketta, jos haluat, että Word siirtyy eteenpäin ja korvaa kaiken sen, mitä se löytää ilman, että sinun täytyy tarkistaa kutakin, mutta suosittelemme tallentamaan tai tekemään kopion asiakirjastasi ennen kuin teet tämän.
Ja kun olemme suorittaneet vaihtoamme, olemme saaneet kohdan, joka on sijoitettu aivan kuten muutkin.
Voit hakea paljon monimutkaisempia hakuja kuin tässä esitetyt yksinkertaiset esimerkit. Voit yhdistää useita eri merkkityyppejä ja kappaleiden muotoiluja yhteen hakuun. Voit jopa käyttää ylämerkkejä ja muita erikoismerkkejä, jotta saat enemmän mainoksia löytämäsi tekstin avulla. Mutta sen pitäisi riittää, jotta pääset alkuun!
