Tekstin etsiminen ja korvaaminen Microsoft Wordissa
Oletko koskaan viimeistellyt kirjeen, raportin tai esityksen kirjoittamisen vain selvittämään, että olet kirjoittanut henkilön nimen väärin tai että yrityksessäsi oli virheellinen yritys, joka on lueteltu useita kertoja koko asiakirjassa? Ei hätää - se on helppo korjata. Wordin Etsi ja korvaa -toiminnon avulla voit nopeasti etsiä ja korvata tekstiä. Katsotaanpa, miten se toimii.
Vaihda Wordin Ribbon “Home” -välilehdelle ja napsauta sitten “Replace” -painiketta.
Tämä avaa Wordin Etsi ja korvaa -ikkunan. Kirjoita Etsi-ruutuun sana tai lause, jonka haluat etsiä. Jos haluat vain etsiä tekstiä dokumentista, voit mennä eteenpäin ja napsauttaa Etsi seuraava -painiketta, jos haluat, että Word siirtyy kyseisen sanan seuraavaan esiintymiseen. Selaa kaikkia tuloksia napsauttamalla sitä.
Jos haluat korvata löytämäsi tekstin jollakin muulla, kirjoita korvaava teksti Korvaa-ruutuun. Voit syöttää enintään 255 merkkiä sekä Etsi- että Korvaa-ruutuihin.
Tässä esimerkissä sanotaan, että haluamme korvata nimen "Williams" nimellä "Billingsly", joten olemme kirjoittaneet kyseisen tekstin vastaaviin ruutuihin. Seuraavaksi klikkaamme Find Next (Etsi seuraava) -painiketta, jos haluat, että Word etsii tekstin ensimmäisen instanssin Etsi-ruudusta.
Word hyppää asiakirjan tähän pisteeseen ja korostaa tuloksen harmaana, mutta pitää silti Etsi ja korvaa -ikkunan yläosassa. Napsauta Korvaa-painiketta, jos haluat korvata valitun tuloksen mitä tahansa tekstiä Korvaa-ruudussa.
Jos haluat korvata kaikki esiintymät kerralla pysäyttämättä ja tarkastelemalla niitä, voit napsauttaa Vaihda kaikki -painiketta.
Ole varovainen, kun käytät “Vaihda kaikki” -ohjelmaa, koska se korvaa automaattisesti kaikki esiintymät, mukaan lukien ne, joita et ehkä halua vaihtaa. Alla olevassa esimerkissä on vielä kolme Williamsin tapausta, mutta haluamme vain korvata kaksi seuraavaa. Tässä tapauksessa klikkaamme vain "Korvaa" toiselle ja kolmannelle instanssille.
Jos on olemassa erityinen tapaus, jossa et halua korvata tekstiä, napsauta "Etsi seuraava" niin monta kertaa kuin tarvitaan, kunnes tulet esimerkkiin, jossa sinun täytyy vaihtaa tekstiä.
Voit poistua Etsi ja korvaa -kohdasta napsauttamalla ”Peruuta” -painiketta.
Tietenkin, koska puhumme tästä Wordista, on myös paljon muita asioita, joiden avulla voit tehdä hakusi entistä hienostuneemmiksi:
- Käytä hakusanoja, jotta voit kaventaa niitä tarkempiin tuloksiin.
- Etsi suoraan Wordin navigointipaneelista, jos haluat, että Word näyttää, mitkä otsikot sisältävät hakutermisi niiden alla.
- Vaihda kaksoisvälit lauseiden ja yksittäisten tilojen väliin.
- Etsi tiettyjä muotoiluja tai erikoismerkkejä.
Tekstin etsinnän ja korvaamisen perusta Wordissa on melko yksinkertainen, mutta sen kanssa voi tehdä paljon, kun aloitat kaivamisen.
