Kuinka luoda lomakkeita Wordissa
Joskus saatat haluta luoda kirjeen, jonka lähetät monille eri ihmisille, mutta haluat, että tietyt sen osat yksilöidään jokaiselle vastaanottajalle: osat, kuten tervehdys, nimi, osoite jne. Wordissa Tämä tarkoittaa, että sinun on luotava lomakkeen kirje, joka on todella helppo tehdä.
Ennen kuin aloitat lomakekirjeillä, varmista, että sinulla on jo tietokanta, johon on lisätty kaikki kentät, joihin haluat sisällyttää. Tietokanta voi olla yhtä yksinkertainen kuin Excel-laskentataulukko, jossa on sarakkeet etunimi, sukunimi, osoite jne.
Word voi tuoda tietoja Excelistä, Accessista ja tekstiasiakirjoista. Jos sinulla ei vielä ole tietokannan asetusta, voit aina luoda sen Wordiin, jonka näytän sinulle.
Luo lomakkeita Wordissa
Luo aluksi asiakirja, jolla on vakiomuotoinen teksti, kuten alla oleva joululähde:
Huomaa, ettei sillä ole tervehdystä, osoitetta jne., Koska ne kaikki lisätään myöhemmin lomakkeemme kenttiin. Ensimmäinen asia mitä sinun tarvitsee tehdä, on klikata Valitse Vastaanottajat on postituksia välilehti:
Täällä voit lisätä ne henkilöt, jotka vastaanottavat kirjeen tai tuovat luettelon tietokantatiedostosta.
Voit napsauttaa Kirjoita uusi luettelo jos haluat luoda luettelon itse Wordissa. Tuo tuonti napsauttamalla Käytä olemassa olevaa luetteloa. Tässä esimerkissä kirjoitamme vain luettelon.
Huomautus: Kun siirryt tallentamaan vastaanottajaluettelosi, Word pyytää sinua ottamaan paikan kiintolevylle tallentamaan luotavan datatiedoston.
Kun olet tallentanut vastaanottajien luettelon, huomaat, että monet kuvakkeista, jotka ovat postituksia nauhaa napsautetaan nyt.
Voit aloittaa kenttien lisäämisen lomakekirjeesi napsauttamalla asiakirjassa olevaa kohtaa ja ilmoittamaan, mihin kenttään haluat sijoittaa ja napsauta sitten Osoitelohko.
Tämä tuo esiin Lisää osoitekoodi dialogi.
Klikkaus kunnossa siirtyäksesi oletusmuotoon ja saat jotain, joka näyttää tältä:
Lisää seuraava Tulla sisään jälkeen Osoitelohko siirrä teksti alaspäin riville ja napsauta sitten Tervehdyslinja kuvake:
Tämä tuo esiin Lisää tervehdyslinja dialogi.
Jälleen kerran, siirrymme oletusmuotoon ja napsauta vain kunnossa nappi.
Korosta seuraavaksi, mihin se sanoo, napsauta hiiren kakkospainikkeella ja valitse Kohta ja valitse sitten vieressä oleva ruutu Älä lisää tilaa saman tyylin kappaleiden väliin.
Tämä tekee osoitelohkon roikkuvan oikein sen sijaan, että jokaisen sen osan välillä olisi tyhjä rivi.
Napsauta sitten Esikatselutulokset kuvaketta, joka sijaitsee nauhan Postitukset-välilehdessä.
Osoitelohko-kentän ilmaisimen sijasta pitäisi nyt nähdä Word-dokumentissa oleva todellinen sisältö.
Kun olet tehnyt esikatselun, napsauta Esikatselutulokset kuvaketta, jos haluat poistaa esikatselun käytöstä. Kun haluat nähdä, miten voit lisätä muita kenttiä, napsauta vain ohjeaiheessa dokumenttiasi ja tee se nykyisestä sijainnistasi ja napsauta sitten Lisää yhdistämiskenttä ikoni.
Sinun pitäisi saada jotain tällaista:
Valita Maa tai alue, napsauta sitten Insert nappi.
Yritä napsauttaa Esikatselutulokset kuvake uudelleen nähdäksesi, miten se näyttää. Tässä on minun esimerkki alla:
Nyt kun lomakekirja on asetettu oikein, voit tehdä enemmän kehittyneitä asioita, kuten sääntöjen asettamista. Sääntöjen avulla voit näyttää joitakin tekstejä tietyille vastaanottajille ja piilottaa sen muille. Aloita napsauttamalla säännöt nappi.
Näet avattavan valikon, jossa on useita vaihtoehtoja, kuten Kysy, Täytä jne.
Esimerkiksi valitsemme Jos… Sitten… Muuten, joka tuo meidät seuraavaan valintaikkunaan:
Muuta Kenttä nimi: to Maa tai alue, ja tyyppi Yhdysvallat osaksi Vertaa: ala. Lisää sitten tekstiä ruutuihin, joissa se sanotaan Lisää tämä teksti ja Muussa tapauksessa lisää tämä teksti.
Tässä esimerkissä, jos vastaanottaja asuu Yhdysvalloissa, he saavat tekstin hyvää joulua kirjain, kun kaikki muut saavat viestin Vuodenajat Tervehdys.
Seuraavassa on, mitä se näyttää, kun napsautat kunnossa ja sitten Esikatselutulokset nappi.
Huomaa sitten Esikatselutulokset jakso:
Täällä voit klikata nuolipainikkeita (milloin Esikatselutulokset on kytketty päälle) numeron vasemmalla ja oikealla puolella, jos haluat selata kaikkia lähetettäviä kirjaimia. Näin voit varmistaa, että kaikki kirjeet näyttävät oikealta ennen tulostusta tai sähköpostitse lähettämistä.
Huomautus: Sovelluskenttä-valikon valinta kohdassa Säännöt on tarkoitettu kenttien nimien yhteensovittamiseen tietokannassa, jossa on otsikkojen nimet vastaanottajien luettelossa.
Voit myös helpommin nähdä, missä olet lisännyt kentät dokumenttiin Kohokohta Yhdistä kentät nappi.
Se on kytkin, jonka voit kytkeä päälle ja pois omalla harkintasi mukaan. Kun olet tyytyväinen kirjeenne, napsauta Viimeistele ja yhdistä kuvake:
Sinun pitäisi saada tämä avattavasta valikosta kolme vaihtoehtoa.
Valita Muokkaa yksittäisiä asiakirjoja saat Wordin yhdistämään kaikki kirjaimet yhteen suureen dokumenttiin, jonka voit katsoa ennen tulostamista tai lähettämistä sähköpostitse.
Kuten näette, lomakekirjojen luominen Wordilla ei ole enää se työ, jota se kerran oli, ja voit luoda ja lähettää asiakirjoja nopeasti ja helposti. Jos sinulla on kysyttävää, voit kommentoida. Nauttia!
