Tietojen suodatus Excelissä

Kirjoitin äskettäin artikkelin, jossa kerrotaan, kuinka yhteenvetotoimintoja käytetään Excelissä, jotta voidaan helposti tiivistää suuria tietomääriä, mutta kyseisessä artikkelissa otettiin huomioon kaikki laskentataulukon tiedot. Entä jos haluat vain tarkastella osajoukkoa ja tiivistää tietojen alaryhmän?

Excelissä voit luoda suodattimia sarakkeisiin, jotka piilottavat rivit, jotka eivät vastaa suodatinta. Lisäksi voit käyttää Excelin erikoistoimintoja yhteenvedtaakseen tietoja käyttämällä vain suodatettuja tietoja.

Tässä artikkelissa käydään läpi vaiheet, joilla voit luoda suodattimia Excelissä ja käyttää myös sisäänrakennettuja toimintoja tiivistääksesi suodatetut tiedot.

Luo Excelissä yksinkertaisia ​​suodattimia

Excelissä voit luoda yksinkertaisia ​​suodattimia ja monimutkaisia ​​suodattimia. Aloitetaan yksinkertaisilla suodattimilla. Kun työskentelet suodattimien kanssa, sinun pitäisi aina olla yksi rivi yläreunassa, jota käytetään tarroihin. Tämä rivi ei ole vaatimus, mutta se tekee suodattimien käsittelystä hieman helpompaa.

Yllä on joitakin väärennettyjä tietoja ja haluan luoda suodattimen Kaupunki sarake. Excelissä tämä on todella helppoa. Mene eteenpäin ja klikkaa data -välilehti nauhassa ja napsauta sitten Suodattaa painiketta. Sinun ei tarvitse valita arkilla olevia tietoja tai klikata ensimmäisessä rivissä.

Kun napsautat Suodatinta, jokaisen ensimmäisen rivin sarakkeessa on automaattisesti pieni pudotusvalikko, joka lisätään oikealle.

Siirry nyt eteenpäin ja napsauta avattavaa nuolta kaupungin sarakkeessa. Näet muutaman eri vaihtoehdon, jotka selitän alla.

Ylhäällä voit lajitella kaikki rivit nopeasti City-sarakkeen arvojen mukaan. Huomaa, että kun lajitat tiedot, se siirtää koko rivin, ei vain kaupungin sarakkeen arvoja. Näin varmistat, että tiedot pysyvät ennallaan aivan kuten aiemmin.

On myös hyvä lisätä sarake aivan etupuolelle, jota kutsutaan tunnukseksi, ja numeroida se yhdestä useisiin riveihin, jotka ovat laskentataulukossa. Näin voit aina lajitella ID-sarakkeen ja saada tiedot takaisin samassa järjestyksessä kuin alun perin, jos se on sinulle tärkeää.

Kuten näette, kaikki laskentataulukossa olevat tiedot lajitellaan City-sarakkeen arvojen perusteella. Tähän mennessä rivejä ei ole piilotettu. Katsokaamme nyt suodatinvalintaikkunan alaosassa olevia valintaruutuja. Minun esimerkissäni on vain kolme ainutlaatuista arvoa City-sarakkeessa ja nämä kolme näkyvät luettelossa.

Menin eteenpäin ja valitsin kaksi kaupunkia ja jätin yhden tarkastuksen. Nyt näytän vain 8 riviä dataa ja loput piilotetaan. Voit helposti kertoa, että tarkastelet suodatettuja tietoja, jos tarkistat rivinumerot vasemmalla. Riippuen siitä, kuinka monta riviä piilotetaan, näet muutamia ylimääräisiä vaakasuoria viivoja ja numeroiden väri on sininen.

Oletetaan nyt, että haluan suodattaa toisen sarakkeen tulosten määrän vähentämiseksi. Sarakkeessa C on jokaisen perheen jäsenten kokonaismäärä, ja haluan nähdä vain tulokset perheistä, joissa on enemmän kuin kaksi jäsentä.

Siirry eteenpäin ja napsauta sarakkeessa C olevaa avattavaa nuolta ja näet samat valintaruudut kunkin sarakkeen yksilöllisen arvon kohdalla. Tässä tapauksessa haluamme kuitenkin napsauttaa Numeron suodattimet ja napsauta sitten Suurempi kuin. Kuten näette, myös muita vaihtoehtoja on joukko.

Uusi ikkuna avautuu ja voit kirjoittaa suodattimen arvon. Voit myös lisätä useamman kuin yhden kriteerin AND- tai OR-toiminnolla. Voit sanoa, että haluat rivejä, joissa arvo on suurempi kuin 2 eikä yhtä suuri kuin 5.

Nyt olen vain viisi riviä dataa: perheitä vain New Orleansista ja kolmesta tai useammasta jäsenestä. Riittävästi? Huomaa, että voit helposti poistaa suodattimen sarakkeesta klikkaamalla pudotusvalikkoa ja napsauttamalla sitten Tyhjennä suodatin sarakkeen nimestä linkki.

Joten kyse on yksinkertaisista suodattimista Excelissä. Niitä on helppo käyttää ja tulokset ovat melko suoraviivaisia. Katsokaamme nyt monimutkaisia ​​suodattimia käyttämällä Pitkälle kehittynyt suodattimien valintaikkuna.

Luo Excel-suodattimia

Jos haluat luoda kehittyneempiä suodattimia, sinun on käytettävä Pitkälle kehittynyt suodatinvalintaikkuna. Sanotaan esimerkiksi, että halusin nähdä kaikki perheet, jotka asuvat New Orleansissa ja joissa on yli 2 jäsentä perheessään TAI kaikki Clarksvillen perheet, joissa on yli 3 jäsentä heidän perheessään JA vain ne, joilla on a .EDU päättyy sähköpostiosoite. Nyt et voi tehdä sitä yksinkertaisen suodattimen avulla.

Tätä varten sinun on asetettava Excel-arkki hieman eri tavalla. Siirry eteenpäin ja aseta pari riviä tietojesi joukon yläpuolelle ja kopioi otsikkomerkinnät täsmälleen alla olevaan ensimmäiseen riviin.

Nyt tässä on, miten edistyneet suodattimet toimivat. Sinun täytyy ensin kirjoittaa kriteerit yläosassa oleviin sarakkeisiin ja napsauttaa sitten Pitkälle kehittynyt painiketta alla Lajittele ja suodata on data kieleke.

Mitä siis voimme kirjoittaa näihin soluihin? OK, niin aloitetaan esimerkillämme. Haluamme vain nähdä tietoja New Orleansista tai Clarksvillestä, joten kirjoitetaan ne soluihin E2 ja E3.

Kun kirjoitat arvoja eri riveille, se tarkoittaa OR. Nyt haluamme, että New Orleans -perheet, joissa on yli kaksi jäsentä, ja Clarksville-perheet, joissa on yli 3 jäsentä. Voit tehdä tämän kirjoittamalla > 2 C2: ssa ja > 3 C3: ssa.

Koska> 2 ja New Orleans ovat samassa rivissä, se on AND-operaattori. Sama pätee riviin 3 edellä. Lopuksi haluamme vain perheet, joilla on .EDU: n päättyvä sähköpostiosoite. Voit tehdä tämän kirjoittamalla * .edu osaksi D2: tä ja D3: ta. * -Symboli tarkoittaa mitä tahansa merkkien määrää.

Kun olet tehnyt sen, napsauta missä tahansa tietokannassa ja napsauta sitten Pitkälle kehittynyt painiketta. Lista RangKenttä selvittää tietokannan automaattisesti, kun olet napsauttanut sitä ennen napsauttamalla Lisäasetukset-painiketta. Napsauta nyt pientä pientä painiketta Kriteerit nappi.

Valitse kaikki A1: stä E3: een ja napsauta sitten samaa painiketta uudelleen palataksesi Advanced Filter -ikkunaan. Valitse OK ja tiedot on nyt suodatettava!

Kuten näette, nyt minulla on vain kolme tulosta, jotka vastaavat kaikkia näitä kriteerejä. Huomaa, että kriteerialueiden merkkien on vastattava täsmälleen tietokannan tarroja, jotta tämä toimisi.

Voit tietysti luoda paljon monimutkaisempia kyselyjä tällä menetelmällä, joten pelata sen kanssa saadaksesi toivotut tulokset. Lopuksi puhutaan siitä, kuinka summataan funktioita suodatettuihin tietoihin.

Suodatettujen tietojen yhteenveto

Sanotaanpa nyt, että haluan tiivistää perheenjäsenten lukumäärän suodatetuissa tiedoissa, miten saisin tehdä sen? Selvitä suodattimemme klikkaamalla Asia selvä painiketta nauhassa. Älä huolehdi, että edistyksellistä suodatinta on helppo käyttää uudelleen napsauttamalla Lisäasetukset-painiketta ja napsauttamalla OK-painiketta uudelleen.

Lisäämme tietokannan alaosassa solun, jota kutsutaan Kaikki yhteensä ja lisää summafunktio yhteen koko perheenjäsenten kanssa. Minun esimerkissäni kirjoitin juuri = SUM (C7: C31).

Joten jos tarkastelen kaikkia perheitä, minulla on yhteensä 78 jäsentä. Nyt mene eteenpäin ja aloita uudelleen Advanced-suodatin ja katso, mitä tapahtuu.

Oho! Oikean numeron näyttämisen sijaan, 11, näen silti, että kokonaismäärä on 78! Miksi niin? SUM-toiminto ei sivuuttaa piilotettuja rivejä, joten se tekee laskutoimitusta kaikilla riveillä. Onneksi on olemassa muutamia toimintoja, joiden avulla voit piilottaa piilotetut rivit.

Ensimmäinen on VÄLISUMMA. Ennen kuin käytämme jotakin näistä erikoistoiminnoista, haluat poistaa suodattimen ja kirjoittaa toiminnon.

Kun suodatin on poistettu, siirry eteenpäin ja kirjoita sisään = SUBTOTAL ( ja sinun pitäisi nähdä pudotusvalikko, jossa on joukko vaihtoehtoja. Tämän toiminnon avulla voit ensin valita summatustyypin, jota haluat käyttää numeron avulla.

Esimerkissäni haluan käyttää SUMMA, joten kirjoittaisin numeron 9 tai klikkaa sitä pudotusvalikosta. Kirjoita sitten pilkku ja valitse solualue.

Kun painat Enter-näppäintä, sinun pitäisi nähdä, että arvo 78 on sama kuin aiemmin. Jos käytät nyt suodatinta uudelleen, näemme 11!

Erinomainen! Juuri sitä me haluamme. Nyt voit säätää suodattimia ja arvo heijastaa aina vain tällä hetkellä näytettäviä rivejä.

Toinen toiminto, joka toimii melko täsmälleen samalla tavalla kuin SUBTOTAL-toiminto, on AGGREGAATTI. Ainoa ero on se, että AGGREGATE-toiminnossa on toinen parametri, jossa sinun on määritettävä, että haluat jättää piilotetut rivit huomiotta.

Ensimmäinen parametri on summaustoiminto, jota haluat käyttää, ja kuten SUBTOTAL-toiminnolla, 9 edustaa SUM-toimintoa. Toinen vaihtoehto on, että sinun on kirjoitettava 5, jotta piilotettuja rivejä ei oteta huomioon. Viimeinen parametri on sama ja se on solualue.

Voit myös lukea artikkeli yhteenvetotoiminnoista oppiaksesi käyttämään AGGREGATE-toimintoa ja muita toimintoja, kuten MODE, MEDIAN, AVERAGE jne..

Toivottavasti tämä artikkeli antaa sinulle hyvän lähtökohdan suodattimien luomiseen ja käyttämiseen Excelissä. Jos sinulla on kysyttävää, voit lähettää kommentin. Nauttia!