Yhteistyö dokumenttien kanssa reaaliajassa Office 2016 ssa

Microsoft Office 2016 on parantanut yhteistyöominaisuuksiaan, joten useat tekijät voivat työskennellä asiakirjassa reaaliajassa. Voit jakaa asiakirjan OneDrive-ohjelmassa ja tarkastella, ketkä työskentelevät sen kanssa, ja jopa saada linkin lähettää muita asiakirjoja helposti asiakirjan saamiseksi.

Käytämme Wordissa tässä artikkelissa havainnollistamaan, miten yhteistyötä dokumenteissa; tämä reaaliaikainen yhteistyöominaisuus on saatavilla myös Excelissä ja PowerPointissa.

Aloita avaamalla jaettava asiakirja ja napsauttamalla Word-ikkunan oikeassa yläkulmassa olevaa nauhapalkissa olevaa Jaa-painiketta..

HUOMAUTUS: Ennen kuin asetat asiakirjan jakamista varten, sinun täytyy varmistaa, että sinulla on jaettu kansio OneDrive-tilissäsi. Voit myös käyttää tilissäsi olevaa "Julkista" -kansiota oletuksena.

Näyttöön tulee Jaa-osio. Jos haluat tallentaa asiakirjan OneDrive-tilissäsi jaettuun kansioon, valitse Tallenna pilviin.

Valitse ”Tallenna nimellä” -asetusnäytössä jaettu sijainti, johon haluat tallentaa asiakirjan, tai valitse ”Selaa” -painike, jos haluat valita sijainnin OneDrive-tilissäsi, joka ei ole viimeisimmässä luettelossa.

Siirry tarvittaessa jaettuun kansioon Tallenna nimellä -valintaikkunassa. Jos haluat muuttaa tiedoston nimeä, kirjoita uusi nimi ”Tiedostonimi” -ruutuun. Napsauta Tallenna.

Palautat asiakirjaan ja "Jaa" -ruudussa yhdistetään ja voit kutsua ihmisiä katsomaan tai muokkaamaan tiedostoa tai katsomaan sitä. Jos haluat kutsua jonkun tekemään yhteistyötä asiakirjassa, syötä käyttäjän sähköpostiosoite "Kutsu ihmisiä" -ruutuun. Valitse, näkyvätkö ne avattavasta luettelosta “Can edit” tai “Can view”. Jos haluat lähettää mukautetun viestin, kirjoita se "Sisällytä viesti" -ruutuun. Voit jakaa asiakirjan napsauttamalla Jaa.

Käyttäjä lisätään luetteloon henkilöistä, joiden kanssa olet jakanut asiakirjan.

Voit myös määrittää, vaihdetaanko muutoksia automaattisesti tai kysytään aina "aina" tai "ei koskaan" -vaihtoehtoina aina, kun muutos tehdään, valitsemalla avattavasta Vaihda muutokset -luettelosta vaihtoehto..

Käyttäjä, jonka kanssa olet jakanut asiakirjan, vastaanottaa seuraavan kuvan kaltaisen sähköpostin. Pääset asiakirjaan napsauttamalla "View in OneDrive".

HUOMAUTUS: Voit helposti saada linkin jaettuun asiakirjaan, jotta voit lähettää sen sähköpostitse käyttäjille napsauttamalla Jaa linkki -kohdan alareunassa olevaa "Jaa linkki" -linkkiä..

Kaksi näppäintä näkyy ”Jaa” -ruudussa. Jos haluat lähettää linkin, jonka avulla käyttäjä voi tarkastella ja muokata asiakirjaa, napsauta Luo muokkauslinkki -painiketta. Jos haluat lähettää linkin, jonka avulla käyttäjä voi tarkastella asiakirjaa eikä muokata sitä, napsauta Luo näkymän linkki -painiketta.

"Muokkaa linkkiä" -ruutu sisältää URL-osoitteen, jolla pääset asiakirjaan asianmukaisilla oikeuksilla. Kopioi URL-osoite napsauttamalla ruudun oikealla puolella olevaa Kopioi-painiketta, jotta voit jakaa linkin esimerkiksi sähköpostissa.

Napsauttamalla linkkiä, jonka käyttäjä saa sähköpostitse, avautuu asiakirja Office 2016 -sovelluksen online-versiossa.

Kun käyttäjä alkaa muokata asiakirjaa, näyttöön tulee ponnahdusikkuna, jossa kerrotaan, että “Asiakas muokkaa tätä asiakirjaa”.

Toisen henkilön tekemät muutokset näkyvät korostettuna tekstinä asiakirjan ilmentymässä.

Jos annoit käyttäjälle mahdollisuuden muokata asiakirjaa ja muutti mieltäsi, voit helposti muuttaa käyttäjän oikeuksia. Napsauta hiiren kakkospainikkeella käyttäjän nimeä luettelossa ja valitse ”Muuta lupaa: Voit katsella”. Voit myös mennä toiseen suuntaan, antamalla käyttäjälle luvan muokata asiakirjaa sen jälkeen, kun he ovat sallineet niiden tarkastelun.

Jos olet jakanut asiakirjan käyttäjän kanssa, voit lopettaa sen, että käyttäjä voi tarkastella tai muokata asiakirjaa. Napsauta hiiren kakkospainikkeella käyttäjän nimeä luettelossa ja valitse "Poista käyttäjä" ponnahdusvalikosta.

Sulje Share-ruutu napsauttamalla ruudun oikeassa yläkulmassa olevaa X: ää.

Riippumatta siitä, työskenteletkö suurella tai pienellä projektilla, tämä uusi Office 2016 -toiminto, jossa on reaaliaikainen muokkaus ja pilviintegrointi OneDriven kanssa, on tehokas.