Kuinka tehdä yhteistyötä asiakirjoissa Internetissä
Jos haluat tehdä yhteistyötä muiden ihmisten kanssa, sinun ei tarvitse sotkeutua saman tietokoneen ympärille tai lähettää tiedostoja edestakaisin sähköpostitse. Voit kaikki muokata samaa asiakirjan kopiota - voit jopa muokata sitä yhdessä reaaliajassa.
Suosittelemme Google-dokumentteja, koska se on kypsempi yhteistyöratkaisu ja meillä on sen kanssa eniten kokemusta. Microsoftin Office Online sai äskettäin reaaliaikaisia yhteensovittamisominaisuuksia, joten se voi myös olla syytä katsoa.
Google Docs
Google-dokumentit on Googlen toimistopaketti. Kuten useimmat Google-palvelut, se on ilmainen sovellus, jonka voit käyttää selaimessasi. Google-dokumenteissa luomasi tiedostot tallennetaan Google Driveen ja liitetään Google-tiliisi. Koska nämä tiedostot elävät verkossa tietokoneen sijasta, voit jakaa asiakirjan helposti muiden ihmisten kanssa. Google ohjaa asiakirjaa ja voi antaa muille ihmisille mahdollisuuden käyttää sitä.
Jos haluat käyttää Google-dokumentteja yhteistyössä, siirry Google Drive -verkkosivustoon ja kirjaudu sisään Google-tiliisi. Napsauta Luo-painiketta ja valitse dokumenttityyppi, jolla haluat luoda uuden asiakirjan. Voit myös avata olemassa olevan Google Driveen tallennetun asiakirjan tai ladata asiakirjan tietokoneesta.
Kun asiakirja on avattu, napsauta Jaa-painiketta. Voit siirtyä tämän painikkeen päälle nähdäksesi, kenellä on pääsy tähän asiakirjaan.
Kirjoita niiden henkilöiden sähköpostiosoitteet, joille haluat tehdä yhteistyötä asiakirjan kanssa. Lisätyillä henkilöillä on oletusarvoisesti muokkauslupa, mutta voit myös rajoittaa niiden kommentoimista tai katsomista. ”Can view” -oikeus on hyödyllinen, jos haluat vain näyttää asiakirjan ihmisille.
Oletuksena ihmiset saavat sähköpostiviestin, kun jaat asiakirjan heidän kanssaan. Sähköposti sisältää linkin asiakirjaan, jotta he voivat muokata sitä kanssasi. Jos et toimi asiakirjassa, se on hienoa - he voivat muokata sitä ja näet niiden muutokset, kun palaat asiakirjaan myöhemmin.
Kun asiakirjassa työskentelee useita henkilöitä, näet useita tekstinsyöttökohdistimia. Näet reaaliaikaisesti, mitä muut henkilöt kirjoittavat asiakirjaan, joten voit tehdä yhteistyötä monimutkaisessa asiakirjassa ilman, että ne törmäävät toisiinsa ja ratkaistaan myöhemmin ristiriitaisia muokkauksia. On jopa keskusteluominaisuus, jota voit käyttää keskustelemaan apulaisten kanssa.
Voit tarkastella kanssasi jaettujen asiakirjojen luetteloa napsauttamalla Jaettu kanssani -luokkaa Google Driveissa.
Office Online
Microsoftin Office Online tunnetaan aiemmin nimellä Office Web Apps. Se on täysin ilmainen web-pohjainen Microsoft Office -versio, johon pääset selaimessasi. Koska se on web-sovellus, se ei ole täydellinen Microsoft Office ja se on rajoitetumpi. Voit tehdä jonkin verran yhteistyötä Microsoft Office -ohjelmiston työpöydän versioiden kanssa, mutta se ei ole vain kypsä yhteistyöratkaisu kuin Google-dokumentit. Esimerkiksi vain yksi henkilö voi työskennellä samassa kohdassa kerrallaan, kun tehdään yhteistyötä Office 2013: ssa.
Office Online on saatavilla osoitteessa Office.com. Se edellyttää Microsoft-tiliä, ja se tallentaa asiakirjat Microsoftin OneDrive-tiedostoon (aiemmin tunnettu nimellä SkyDrive)..
Jos haluat aloittaa, käy Office Online -sivustossa ja avaa haluamasi sovellus - tai käy OneDrive-sivustossa ja avaa olemassa oleva asiakirja. Kun asiakirja on avattu, napsauta Jaa-painiketta sivun yläosassa. Voit myös napsauttaa nauhassa olevaa FILE-valikkoa, osoita Jaa ja valita Jaa kanssasi.
Anna sähköpostiosoitteet, jotka haluat jakaa, ja valitse haluamasi käyttöoikeudet. Voit valita, voivatko henkilöt, joille asiakirja on jaettu, muokata asiakirjaa ja tarvitsevatko ne Microsoft-tilin.
Asiakkaat, joille jaat asiakirjan, saavat sähköpostikutsut linkin kanssa asiakirjaasi. Ne voivat avata asiakirjan, napsauttaa Muokkaa-painiketta ja valitsemalla Muokkaa Wordissä, jotta voit työskennellä sen kanssa. Voit hallita luetteloa henkilöistä, joilla on oikeus tarkastella tai muokata asiakirjaa Jaa-ruudusta.
On olemassa monia muita tapoja työskennellä samoilla asiakirjoilla reaaliajassa Internetin välityksellä, mutta olet luultavasti parempi tarttua näihin yhteistyöominaisuuksiin. Google-dokumentit ja Office Online tekevät tästä yksinkertaisen ja sisältävät toimivia sovellusohjelmia.
