Miten Office-vastaus määritetään Outlookissa Windowsille

Kun tiedät, että olet poissa toimistosta muutaman päivän ajan, voit määrittää Out of Office Assistantin vastaamaan automaattisesti, jolloin ihmiset tietävät, että nautit lomastasi, kun he ovat jumissa töissä.

Jos haluat luoda Outlookin ulkopuolisen vastauksen, luomme sähköpostimallin, jota haluat käyttää, ja luo sitten sääntö, joka lähettää vastauksen tämän viestin kanssa kaikille sähköpostiviesteille, jotka saamme tietyn ajanjakson aikana.

HUOMAUTUS: Outlookin on oltava auki, jotta sääntö voidaan suorittaa ja vastaus, joka ei ole käytössä, lähetetään. Varmista, että jätät tietokoneen päälle ja Outlook on käynnissä, kun olet poissa toimistosta.

Ensimmäinen vaihe: Luo viestimalli

Jos haluat luoda viestimallin Outlookissa, varmista, että "Koti" -välilehti on aktiivinen ja napsauta "Uusi sähköposti" -painiketta uudessa osassa.

Kirjoita viesti, jonka haluat lähettää automaattisena vastauksena viestiruutuun. Älä anna To-sähköpostiosoitetta tai aihetta. Napsauta sitten Tiedosto-välilehteä.

Napsauta taustakuvan näytön vasemmassa reunassa olevien vaihtoehtojen luettelossa Save As (Tallenna nimellä).

Valitse Tallenna nimellä -valintaikkunassa avattavasta Tallenna nimellä -luettelosta Outlook-malli (* .oft).

Olet siirtynyt käyttäjämallien kansioon. Syötä mallin nimi Tiedostonimi-ruutuun pitämällä ".oft" -laajennusta ja napsauta Tallenna..

Jos haluat kopioida vastaamattoman sähköpostiviestipohjan toiseen tietokoneeseen tai varmuuskopioida, käyttäjän polkujen koko polku on C: \ Users \\ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Mallit . Korvata Windows-käyttäjätunnuksesi kanssa.

Sulje viestin ikkuna napsauttamalla oikeassa yläkulmassa olevaa X-painiketta.

Näyttöön tulee valintaikkuna, jossa kysytään, haluatko tallentaa viestin luonnoksen. Sinun ei tarvitse, koska olet tallentanut sen mallina, mutta voit, jos haluat. Napsauta ”Kyllä”, jos haluat tallentaa luonnoksen, tai ”Ei”, jos et halua.

Toinen vaihe: Luo sääntö, joka vastaa automaattisesti uusiin sähköpostiviesteihin

Nyt, kun meillä on vastaamattomat sähköpostiviestipohjat, luomme säännön, jonka avulla voit käyttää tätä mallia vastaamaan kaikkiin tietyn ajanjakson aikana saapuneisiin viesteihin. Varmista, että Koti-välilehti on aktiivinen.

Napsauta Siirrä-osiossa "Säännöt" -painiketta ja valitse pudotusvalikosta "Hallitse sääntöjä ja ilmoituksia".

Voit myös napsauttaa File (Tiedosto) -välilehteä, kun haluat käyttää backstage-näyttöä. Varmista, että “Info” -näyttö on aktiivinen (klikkaa tarvittaessa ”Info” vasemmalla) ja napsauta sitten “Hallitse sääntöjä ja ilmoituksia” -painiketta.

Varmista Säännöt ja hälytykset -valintaikkunassa, että sähköpostiosoite, johon haluat soveltaa tätä sääntöä, on valittuna avattavassa "Käytä muutoksia tähän kansioon" -kohdassa. Jos haluat, että tämä sääntö koskee kaikkia Outlook-tilisi, näytämme, miten tämä tehdään myöhemmin tässä artikkelissa. Napsauta Sähköpostisäännöt-välilehteä, jos se ei ole jo aktiivinen, ja napsauta sitten "Uusi sääntö" -painiketta.

Napsauta sääntöjen ohjatun toiminnon valintaikkunan ensimmäisessä näytössä kohtaa "Käytä sääntöä" -kohdassa "Aloita tyhjä sääntö". Vaihtoehto lisätään kohtaan ”Vaihe 2: Muokkaa sääntöjen kuvausta (napsauta alleviivattua arvoa)”. Tämän säännön osaa ei ole muokattavissa, joten jatka napsauttamalla Seuraava-painiketta.

Ohjattu sääntöjen ohjatun valintaikkunan toisessa näytössä voit valita, millä ehdoilla voit tarkistaa sähköpostiviestejä. Jos haluat, että vastaus lähetetään ulos tietyn ajanjakson aikana, tarkista ”Toimi tietyllä ajanjaksolla” -ruudussa ”Vaihe 1: Valitse olosuhteet” -ruutuun. Ehto lisätään kohtaan ”Vaihe 2: Muokkaa sääntöjen kuvausta (napsauta alleviivattua arvoa)”, kuten aikaisemmin, mutta tällä kertaa on osa muokattavaa kuvausta. Jos haluat lisätä päivämäärän, napsauta Vaihe 2 -ruutuun linkkiä "tietyllä ajanjaksolla".

Valitse Päivämäärä vastaanotettu -valintaikkunassa ”Jälkeen” -ruutu, napsauta avattavasta luettelosta ja napsauta sitä päivämäärää, jonka jälkeen haluat lähettää automaattisen vastauksen lähettämisen. Jos esimerkiksi haluat, että vastaamattomat vastaukset lähetetään 8. helmikuuta, valitse Helmikuu 7. Jälkimmäisen päivämäärän jälkeen.

Valitse sitten ”Ennen” -ruutu, valitse päivämäärä pudotusvalikosta Ennen -valintaruudun oikealla puolella. Valitsemasi päivämäärän pitäisi olla päivä sen jälkeen, kun haluat, että toimiston vastaus lopetetaan. Jos esimerkiksi haluat, että 15. helmikuuta on viimeinen päivä, jolloin vastaus lähetetään pois, valitse 16. helmikuuta ennen päivämäärää.

Valitsemasi päivämäärät lisätään vaiheeseen 2 liittyvään tilaan. Jatka napsauttamalla Ohjattu ohjatun valintaikkunan Seuraava-painiketta.

Kolmas ruutu Ohjattu ohjattu valintaikkuna valitsee, mitä haluat tehdä saapuvien sähköpostiviestien kanssa päivämäärävälin aikana. Haluamme vastata kaikkiin sähköposteihin käyttämällä ensimmäisessä osassa luotua mallia, joten tarkistamme ”vastauksen käyttämällä tiettyä mallia” -ruudun ”Vaihe 1: Valitse toiminto (t)” -ruutuun. Voit valita luodun mallin napsauttamalla ”Vaihe 2: Muokkaa sääntöjen kuvausta (napsauttamalla alleviivattua arvoa)” -kohdan ”tietty malli” -linkkiä..

Valitse Valitse vastausmalli -valintaikkunassa avattavasta "Look in" -valikosta "User Templates in File System".

Valitse luomasi malli (tapauksessamme "Out of Office Reply") ja napsauta "Avaa" -painiketta.

Valittuun malliin lisätään koko polku valitulle mallille. Jatka napsauttamalla Seuraava-painiketta.

Neljännessä sääntöjen ohjatun toiminnon näytössä voit valita poikkeuksia, joita haluat soveltaa sääntöön, esimerkiksi jos haluat jättää tietyt ihmiset tai ryhmät pois ("paitsi jos ihmiset tai julkinen ryhmä"). Emme aio lisätä sääntöönsä poikkeuksia, joten jatka napsauttamalla Seuraava-painiketta.

Kirjoita säännön nimi kohtaan ”Vaihe 1: Määritä tämän säännön nimi” -ruutu. "Ota tämä sääntö käyttöön" -ruutu on valittu oletusarvoisesti, joten sääntö käynnistyy automaattisesti. Älä huoli. Se ei toimi vasta määritettyyn päivämäärään mennessä.

Emme halua käynnistää sääntöä, joka koskee viestejä jo postilaatikossamme, joten jätä "Suorita tämä sääntö nyt viesteihin jo Saapuneet-kansiossa" -valintaruutu. Jos haluat suorittaa tämän säännön kaikissa Outlook-sähköpostitileissä, valitse Luo tämä sääntö kaikille tileille -ruutuun. Napsauta Valmis-painiketta.

Sääntö lisätään luetteloon. Sulje Säännöt ja hälytykset -valintaikkuna napsauttamalla OK.

Nyt kun joku lähettää sinulle sähköpostiviestin määritetyn päivämäärän aikana, he saavat automaattisesti viestin luomassasi sähköpostimallissa.

Vaikka lähettäjä vastaanottaa automaattisen vastauksen, jossa sanotaan, että olet poissa toimistosta, saat edelleen sähköpostin, jossa on kuvake, joka osoittaa, että automaattinen vastaus on lähetetty. Voit kuitenkin tuntea perustellusti jättää sen huomiotta, kunnes tulet takaisin.

Kun säännön päivämääräalue on kulunut, sääntöä ei sovelleta saapuviin sähköpostiviesteihin. Voit kuitenkin poistaa säännön käytöstä. Voit tehdä tämän avaamalla Säännöt ja hälytykset -valintaikkunan uudelleen kuten aiemmin on kuvattu, ja poista luettelon vasemmalla puolella oleva ruutu. Sulje valintaikkuna napsauttamalla OK.

Kun käytät tätä sääntöä automaattisen vastauksen lähettämiseen, vastaus lähetetään kerran jokaiselle lähettäjälle yhden Outlook-istunnon aikana. Istunto on, kun avaat Outlookin, kunnes poistut sovelluksesta. Tämä estää päällekkäisten vastausten lähettämisen samalle lähettäjälle, joka lähettää sinulle useita viestejä. Outlook-raidat, jotka ovat saaneet automaattisen vastauksen jokaisen istunnon aikana, mutta tämä luettelo nollataan, kun poistut Outlookista. Joten, jätä Outlook auki (älä poistu ja avaa uudelleen), joten sääntö toimii ja automaattinen vastaus lähetetään pois kaikille, jotka lähettävät sinulle sähköpostiviestejä, joten lähettäjät eivät saa useita toimistovastauksia.